Accueil téléphonique bilingue français-anglais pour les entreprises
Vos clients, fournisseurs ou partenaires appellent en anglais, mais vos équipes ne sont pas toujours disponibles ou suffisamment à l’aise pour leur répondre ? Chaque appel manqué ou mal compris peut nuire à votre image et représenter une opportunité commerciale perdue.
Avec notre accueil téléphonique bilingue français-anglais, des télésecrétaires basés en France répondent au nom de votre entreprise, appliquent vos consignes et prennent en charge vos appels dans le respect de vos procédures et de l’image de votre entreprise. Ils accueillent vos correspondants, qualifient leurs demandes, prennent les messages, transfèrent les appels ou organisent un rappel, en français comme en anglais.
Grâce à cet accueil téléphonique externalisé, vos interlocuteurs trouvent toujours un interlocuteur capable de leur répondre en français ou en anglais. Vous conservez un accueil professionnel et homogène, sans recruter de personnel dédié ni modifier l’organisation de votre entreprise.
Avec notre accueil téléphonique bilingue français-anglais, des télésecrétaires basés en France répondent au nom de votre entreprise, appliquent vos consignes et prennent en charge vos appels dans le respect de vos procédures et de l’image de votre entreprise. Ils accueillent vos correspondants, qualifient leurs demandes, prennent les messages, transfèrent les appels ou organisent un rappel, en français comme en anglais.
Grâce à cet accueil téléphonique externalisé, vos interlocuteurs trouvent toujours un interlocuteur capable de leur répondre en français ou en anglais. Vous conservez un accueil professionnel et homogène, sans recruter de personnel dédié ni modifier l’organisation de votre entreprise.
Quels appels prenons-nous en charge ?
Chaque entreprise reçoit des appels différents. Certains nécessitent simplement de transmettre un message, d’autres demandent une qualification plus approfondie, une prise de rendez-vous ou un premier niveau d’assistance. Notre accueil téléphonique bilingue s’adapte à votre activité, à vos mode de fonctionnement et aux attentes de vos correspondants afin d’offrir une expérience cohérente en français comme en anglais.
Standard téléphonique
Vos correspondants sont accueillis au nom de votre entreprise, quel que soit le pays depuis lequel ils appellent. Nos télésecrétaires bilingues identifient les appelants, recueillent le motif de leur demande, prennent les messages et transfèrent les appels vers le bon interlocuteur selon les règles définies avec vos équipes. Le standard téléphonique devient ainsi le prolongement naturel de votre organisation.Permanence téléphonique
Lorsque vos collaborateurs sont en réunion, en déplacement, en congés ou lorsque votre standard est fermé, nous prenons le relais afin de maintenir la continuité de votre accueil. Cette permanence téléphonique peut être mise en place sur des plages horaires définies, en débordement ou 24 h/24 selon vos besoins.
Service client
Nos équipes répondent aux questions courantes, qualifient les demandes et orientent les appelants vers le bon service. Elles appliquent vos procédures, consultent vos consignes et recueillent les informations nécessaires afin d’assurer le suivi de chaque échange, en français comme en anglais.Prise de rendez-vous
Selon votre organisation, nous pouvons gérer vos agendas, proposer des créneaux disponibles, enregistrer les rendez-vous, organiser les rappels et transmettre les confirmations aux personnes concernées. Chaque prise de rendez-vous respecte vos disponibilités, vos priorités et vos contraintes métier.Qualification des demandes et support de premier niveau
Certaines situations nécessitent davantage qu’un simple accueil téléphonique. Nos télésecrétaires recueillent les informations utiles, appliquent vos scénarios de qualification et transmettent des éléments complets à vos équipes. Cette première analyse facilite le traitement des demandes techniques, des incidents ou des appels nécessitant une intervention spécifique, avant leur prise en charge par votre hotline ou vos équipes internes.Répondre au téléphone en anglais exige bien plus qu'une bonne maîtrise de la langue
Le dirigeant pourrait penser qu’il suffit de confier les appels à une personne parlant couramment anglais. En réalité, un échange téléphonique laisse très peu de place à l’approximation. Sans le regard, les gestes ou les expressions du visage, toute la communication repose sur la voix, l’écoute et la capacité à comprendre immédiatement la demande de l’appelant.
Nos téléopérateurs bilingues sont formés à la relation client à distance. Leur rôle ne consiste pas à traduire une conversation, mais à comprendre une situation, reformuler une demande lorsque cela est nécessaire et transmettre une information fiable à vos équipes. Chaque échange doit être clair, précis et exploitable.
Nos téléopérateurs bilingues sont formés à la relation client à distance. Leur rôle ne consiste pas à traduire une conversation, mais à comprendre une situation, reformuler une demande lorsque cela est nécessaire et transmettre une information fiable à vos équipes. Chaque échange doit être clair, précis et exploitable.
Comprendre sans interpréter
Au téléphone, un nom propre mal orthographié, une référence produit incomplète ou une date mal comprise peuvent entraîner des erreurs de traitement. Nos équipes prennent le temps de faire préciser les informations importantes afin de sécuriser les messages transmis et d’éviter les malentendus.Adapter son langage à votre activité
Le vocabulaire utilisé par un cabinet d’avocats, un industriel, une société technologique ou un établissement de santé n’a rien de commun. Avant le démarrage de la prestation, nos télésecrétaires se familiarisent avec votre environnement, vos interlocuteurs habituels et les termes propres à votre activité afin de répondre avec le niveau de précision attendu.Gérer les situations sensibles avec professionnalisme
Tous les appels ne concernent pas une simple demande d’information. Certains interlocuteurs appellent parce qu’ils rencontrent une difficulté, souhaitent déposer une réclamation ou ont besoin d’une réponse rapide. Dans ces situations, l’écoute, le calme et la reformulation sont souvent plus importants que la maîtrise parfaite de la langue. Nos équipes appliquent vos règles de traitement tout en conservant une communication rassurante et professionnelle.Une communication fidèle à l’image de votre entreprise
Vos correspondants ne savent généralement pas que votre accueil téléphonique est externalisé. Ils jugent avant tout la qualité de l’échange qu’ils viennent d’avoir avec votre société. Ton employé, partenaire commercial ou client international doit retrouver le même niveau d’écoute, de courtoisie et de professionnalisme, qu’il appelle en français ou en anglais.Ce que montrent les études
La langue utilisée lors d'un échange influence directement la qualité perçue de la relation, la confiance accordée à l'entreprise et la fidélité des clients. Une enquête internationale menée par Unbabel indique d'ailleurs que 68 % des consommateurs seraient prêts à changer de marque pour bénéficier d'un support dans leur langue maternelle. Cette attente ne concerne pas seulement la traduction des échanges, mais la capacité à comprendre le besoin, à rassurer et à apporter une réponse claire dès le premier contact.
Vos clients ne se souviendront peut-être pas de votre devis. Ils se souviendront toujours du premier échange qu’ils auront eu avec votre entreprise.
Vous souhaitez offrir à clientèle internationale un accueil téléphonique en français et en anglais fidèle à l’image de votre entreprise ?
Échangeons sur votre organisation
Depuis 2001, IPContact Group conçoit et opère des standards téléphoniques bilingues externalisés, en français comme en anglais. Nos équipes, basées en France, répondent à vos appels avec sérieux, clarté et professionnalisme.
Objectif : une communication internationale efficace, fidèle à votre image.
Objectif : une communication internationale efficace, fidèle à votre image.
Pourquoi externaliser votre accueil téléphonique plutôt que recruter une assistante bilingue ?
Recruter une assistante bilingue peut sembler être la solution la plus naturelle pour répondre aux appels en anglais. Pourtant, cette option ne répond pas à toutes les contraintes. L’accueil téléphonique externalisé ne remplace pas seulement une ressource interne. Il apporte une organisation capable d’absorber les variations d’activité, d’assurer la continuité de service et de s’adapter à l’évolution de votre entreprise.
Une disponibilité qui ne dépend pas d’une seule personne
Une assistante peut être en réunion, en déplacement, en congés ou absente. Dans ces situations, les appels sont souvent redirigés vers un répondeur ou vers un collaborateur qui ne maîtrise pas toujours l’anglais.Avec une équipe dédiée, la continuité de votre accueil ne repose plus sur une seule personne. Vos correspondants trouvent un interlocuteur disponible pendant les plages horaires définies, même lorsque vos équipes sont mobilisées sur d’autres priorités.
Une organisation qui évolue avec votre activité
Le nombre d’appels varie rarement de manière constante. L’ouverture d’un nouveau marché, un salon professionnel, une campagne commerciale ou une période de forte activité peuvent entraîner une hausse soudaine des sollicitations.L’externalisation permet d’absorber ces variations sans recruter de nouveaux collaborateurs ni désorganiser vos équipes internes. Les consignes, les horaires et les scénarios de traitement peuvent évoluer au rythme de votre activité.
Un coût maîtrisé
Le recrutement d’une assistante bilingue ne se limite pas au salaire. Il faut également intégrer les charges, les congés, les remplacements, la formation, les équipements et le temps consacré au management.Avec une prestation externalisée, vous bénéficiez d’une équipe immédiatement opérationnelle, dimensionnée selon vos besoins et sans supporter les contraintes liées à la gestion quotidienne d’un poste en interne.
Une expertise immédiatement opérationnelle
Former une assistante à votre activité demande du temps. Elle doit apprendre votre organisation, vos procédures, votre vocabulaire et les attentes de vos clients internationaux.Chez IPContact, cette phase de préparation est intégrée à la mise en place de votre prestation. Les consignes d’accueil, les scénarios de traitement et les informations utiles sont définis avec vos équipes avant la prise en charge des premiers appels, puis mis à jour à mesure que votre activité évolue.
Une organisation qui s'adapte à votre entreprise
Chaque entreprise possède sa propre façon de gérer les appels entrants. Certaines souhaitent simplement transmettre les messages, d’autres demandent une qualification plus poussée, la prise de rendez-vous, la consultation d’un agenda partagé ou l’application de procédures spécifiques.
Notre rôle n’est pas de vous imposer un mode de fonctionnement, mais de nous intégrer au vôtre. Avant le démarrage de la prestation, nous définissons avec vous les scénarios de traitement, les règles de transfert, les informations à recueillir et les niveaux de priorité afin que chaque appel soit pris en charge conformément à vos attentes.
Notre rôle n’est pas de vous imposer un mode de fonctionnement, mais de nous intégrer au vôtre. Avant le démarrage de la prestation, nous définissons avec vous les scénarios de traitement, les règles de transfert, les informations à recueillir et les niveaux de priorité afin que chaque appel soit pris en charge conformément à vos attentes.
Des traitements construits avec vos équipes
Chaque profession possède son vocabulaire, ses interlocuteurs privilégiés et ses habitudes de travail. Nous élaborons avec vous des procédures d’accueil précises qui définissent les réponses à apporter, les informations à collecter, les critères de qualification et les situations nécessitant une escalade ou un transfert. Ces consignes évoluent avec votre activité afin que votre accueil téléphonique reste toujours conforme à votre organisation.Une intégration à vos outils de travail
Selon vos besoins, nos télésecrétaires peuvent utiliser vos agendas partagés, consulter certaines informations utiles à la gestion des appels ou alimenter vos outils métier lorsque cela est prévu. L’objectif est d’assurer un traitement professionnel des demandes, sans multiplier les ressaisies ni modifier vos habitudes de travail.Une organisation pensée pour durer
Une société évolue en permanence : nouveaux collaborateurs, nouveaux services, ouverture d’une filiale, évolution des horaires ou lancement d’une offre. Votre accueil téléphonique doit suivre ces changements. Les procédures, les scénarios d’appels et les consignes peuvent être mis à jour rapidement afin que vos correspondants bénéficient toujours d’un accueil cohérent, sans interruption de service.Vos consignes évoluent, votre accueil aussi
Une procédure d’accueil n’est jamais figée. Nouveaux collaborateurs, évolution des horaires, lancement d’un service, modification d’une astreinte ou changement d’organisation : vos consignes sont mises à jour au fil de votre activité. Vos correspondants bénéficient ainsi d’un accueil toujours conforme à vos dernières instructions, sans interruption de service ni réorganisation de votre dispositif.Pourquoi choisir IPContact ?
Externaliser son accueil téléphonique, c’est aussi choisir un partenaire auquel on confie une partie de son image. Alors, choisir un prestataire pour gérer son accueil téléphonique ne consiste pas uniquement à comparer des tarifs ou des horaires d’ouverture. Vos télésecrétaires deviennent souvent le premier contact entre votre entreprise et vos clients étrangers. Leur façon de répondre, de qualifier les demandes et de transmettre les informations participe directement à l’image de votre organisation.
Depuis 2001, nous avons accompagné des entreprises entreprises françaises et internationales de secteurs très différents, des TPE aux grands comptes, dans la gestion de leurs appels en français comme en anglais. Cette expérience nous a conduits à développer une organisation capable de concilier disponibilité, adaptation aux procédures de chaque client et continuité de service.