Déléguez votre permanence téléphonique et déchargez-vous du traitement de vos appels
Votre permanence téléphonique est saturée ? Vous êtes confronté à un afflux d’appels important, que ce soit dans le domaine médical, juridique, ou au sein de votre entreprise ou grand compte ? Vous ne parvenez plus à traiter efficacement les demandes de vos patients, clients, usagers ou collaborateurs, mettant ainsi en péril leur satisfaction et la qualité de vos soins ou de vos services ?
Pour garantir un accueil professionnel et la gestion efficiente des appels, pourquoi ne pas externaliser votre accueil téléphonique ? Confiez cette place stratégique à nos téléconseillers spécialisés. Notre service de secrétariat externalisé libère votre activité, cabinet, agence… du fardeau des appels incessants. BTP, médical, juridique, e-commerce, funéraire, immobilier… Quel que soit votre secteur d’activité, avec l’externalisation, vous maintenez une relation optimale avec vos patients et acheteurs potentiels. Et vous délivrez vos soins et vos services plus serein.
Choisissez un prestataire en France qui saura répondre à vos besoins métier, en fournissant des informations précises et en veillant à la satisfaction de votre clientèle ou patientèle.
Pour garantir un accueil professionnel et la gestion efficiente des appels, pourquoi ne pas externaliser votre accueil téléphonique ? Confiez cette place stratégique à nos téléconseillers spécialisés. Notre service de secrétariat externalisé libère votre activité, cabinet, agence… du fardeau des appels incessants. BTP, médical, juridique, e-commerce, funéraire, immobilier… Quel que soit votre secteur d’activité, avec l’externalisation, vous maintenez une relation optimale avec vos patients et acheteurs potentiels. Et vous délivrez vos soins et vos services plus serein.
Choisissez un prestataire en France qui saura répondre à vos besoins métier, en fournissant des informations précises et en veillant à la satisfaction de votre clientèle ou patientèle.
4 avantages d'une permanence téléphonique IPContact
1 • Une organisation optimisée
En externalisant, vous optimisez très rapidement l’allocation des ressources au sein de votre entreprise, entre vos services internes et ceux externes de nos téléconseillers.
2 • De meilleures performances
Quel que soit le service demandé, de la permanence téléphonique à la gestion commerciale, nous optimisons votre communication profesionnelle. Ainsi, grâce à nos agents et nos fonctions CRM, vous disposez des ressources humaines et techniques pour attirer et retenir les prospects.3 • Une réputation valorisée au service votre notoriété
Nos permanences téléphoniques sont la première occasion de faire une excellente première impression. Cultiver une image de marque valorise sans aucun doute votre offre, ce qui peut entraîner une augmentation significative de votre chiffre d’affaires. Cela comporte également de nombreux avantages en termes de satisfaction client et de préférences.4 • Une solution à la carte à prix forfaitaire
Notre accueil et nos permanences, notre charte d’accueil, nos outils CRM et télécom, notre sécurité des données, en bref nos services vous sont proposés en fonction de vos besoins, de manière ponctuelle ou permanente. Vous pouvez ainsi choisir le forfait mensuel le plus adapté à votre organisation.
Donnez de la voix et de l’intelligence à votre relation client…
Découvrez notre accueil téléphonique externalisé
IPContact Group conçoit, pilote et supervise, depuis 2001, des services innovants qui associent compétences humaines et techniques aussi variés qu’étonnants. Contactez-nous !
La satisfaction client : la clé de votre permanence téléphonique
Pour construire de la confiance, nous assurons le décroché de votre accueil téléphonique.
Accueil téléphonique
- Relève de standard d’accueil téléphonique jusqu’aux missions plus complexes de hotline et d’appels d’urgence de jour comme de nuit
- Permanence téléphonique 24h/24 – 7j/7 : week-ends et jours fériés inclus
- Standard téléphonique bilingue
Assistance technique
- Centre de contact SAV, suivi de dossier ou de commande
- Support technique, helpdesk informatique, agent de support et service d’assistance avec un accueil au téléphone de qualité
Gestion de rendez-vous
- Conseil clientèle à distance
- Agendas partagés et agenda en ligne mis à jour en temps réel
Appels sortants
- Téléprospection avec notre équipe de commerciaux sédentaires
Votre premier contact téléphonique est primordial
L’accueil que vous réservez à votre interlocuteur est le premier garant de votre professionnalisme. En effet, un temps d’attente trop long, un standard saturé, un appel qui sonne dans le vide, peuvent vous faire perdre, en quelques secondes seulement, un prospect.
Que vous soyez une TPE, une PME-PMI, une grosse entreprise, une administration, une profession libérale, etc., vous devez tout d’abord assurer un décroché rapide. À la suite, vous devez apporter, rapidement et efficacement, une réponse adéquate pour garantir une satisfaction et une meilleure expérience. En externalisant, vous remplissez tous les critères d’accueil. Car ces éléments cités sont les piliers de notre travail quotidien.
Que vous soyez une TPE, une PME-PMI, une grosse entreprise, une administration, une profession libérale, etc., vous devez tout d’abord assurer un décroché rapide. À la suite, vous devez apporter, rapidement et efficacement, une réponse adéquate pour garantir une satisfaction et une meilleure expérience. En externalisant, vous remplissez tous les critères d’accueil. Car ces éléments cités sont les piliers de notre travail quotidien.
Vos interactions se poursuivent avec les divers échanges, jusqu’au service après-vente et tout au long du parcours clientèle. Aucun de ces points ne doit être négligés car, au-delà de l’expérience et de la satisfaction, c’est votre réputation qui est en jeu.
C’est étape par étape qu’il faut réfléchir à votre relationnel avec, comme fil conducteur, un élément récurrent : le niveau qualitatif de la permanence téléphonique. C’est pour cela qu’en confiant à nos téléconseillers votre accueil, vous améliorez votre notoriété et vous optimisez vos performances. Alors, choisissez le bon prestataire. Et optez pour notre accueil téléphonique personnalisé aux tarifs de télésecrétariat transparents et justes.
C’est étape par étape qu’il faut réfléchir à votre relationnel avec, comme fil conducteur, un élément récurrent : le niveau qualitatif de la permanence téléphonique. C’est pour cela qu’en confiant à nos téléconseillers votre accueil, vous améliorez votre notoriété et vous optimisez vos performances. Alors, choisissez le bon prestataire. Et optez pour notre accueil téléphonique personnalisé aux tarifs de télésecrétariat transparents et justes.
Votre panel complet de prestations d’accueil téléphonique
- Décroché assuré
- Gestion de vos débordements
- Veille téléphonique pour réagir rapidement
- Mise en communication, si nécessaire
- Attribution d’un ou plusieurs numéros de transfert
- Envoi de messages et transfert
- Prise de messages, prise de RDV ou gestion d’agenda
- Gestion de la disponibilité de vos collaborateurs
- Boîtes vocales personnalisées
- Serveur Vocal Interactif (SVI)
- Qualification fine des réclamations et réponses cohérentes
- Gestion des appels en fonction de consignes et d’instructions spécifiques
- Synchronisation avec les principaux outils du marché…
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Pour tout savoir sur nos centres d’appels et plateformes téléphoniques
Notre livre blanc vous apporte un éclairage permettant de saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir les solutions répondant à vos besoins.
Votre accueil téléphonique combine réception et communication
Adaptés à vos besoins, nos services téléphoniques garantissent l’ensemble des échanges entre votre entreprise et votre public. C’est la formule d’accueil idéale pour séduire et satisfaire vos commanditaires, vos usagers, vos prospects, vos fournisseurs, etc. et répondre à leurs attentes.- Gestionnaire d’appels opérationnel dans un délai de 48h à 72h
- Logiciel à la pointe de la technologie des permanences téléphoniques
- Secrétaire et opérateur spécialistes en réception et en émission
- Service contrôle de performance spécifique
- Confidentialité et mise en œuvre de la conformité du RGPD
Votre accueil téléphonique pour communication à distance réussie
C’est au décroché que se joue l’expérience clientèle. Et mieux vaut faire en sorte que cette expérience commence par une bonne impression. Par conséquent, tous les détails comptent.
- L’appelant a-t-il attendu trop longtemps avant le décroché ?
- L’accueil est-il chaleureux ou pressant ?
- La voix est-elle stressée et agressive ou, au contraire, agréable et souriante ?
- L’écoute est-elle bonne ? Active ?
- Le secrétaire apporte-t-il une réponse à la question posée ?
C’est sur ces éléments de travail que l’opinion se forge à propos de votre entreprise. Il est donc important de ne pas les négliger.
La permanence téléphonique : votre outil des interrelations
Une numérisation qui change la donne
Aujourd’hui, communiquer avec les entreprises est facile, quel que soit l’endroit où l’on se trouve. Avec les réseaux sociaux chacun peut donner son avis. Les commentaires et les remarques des consommateurs touchent directement les entreprises et impactent le comportement des acheteurs potentiels.
Paradoxalement, la digitalisation des relations a renforcé l’attachement des français pour le téléphone. En conséquences, les marques et les entreprises ont équipé leur accueil (permanence, SAV, hotline, assistance, etc.). Leur objectif : mieux répondre à la demande de leurs interlocuteurs. La permanence téléphonique rend donc le relationnel plus simple d’accès et plus immédiat.
Paradoxalement, la digitalisation des relations a renforcé l’attachement des français pour le téléphone. En conséquences, les marques et les entreprises ont équipé leur accueil (permanence, SAV, hotline, assistance, etc.). Leur objectif : mieux répondre à la demande de leurs interlocuteurs. La permanence téléphonique rend donc le relationnel plus simple d’accès et plus immédiat.
Pour aller dans le sens de cette progression, il faut non seulement réduire le temps de réactivité pour répondre aux questions mais surtout apporter une réponse satisfaisante. L’acheteur exige de plus en plus un traitement qualitatif.
Assurez une permanence téléphonique au niveau et ne perdez plus un appel
Le contact direct est celui qui prime dans l’impression que laissent vos échanges. Il est, le canal favori pour obtenir une résolution rapide et efficace des problèmes.
“ 99 % des Français considèrent que la qualité d’un service client et les efforts réalisés pour satisfaire l’acheteur dans le choix d’un bien ou d’une solution jouent un rôle primordial.”
“ 99 % des Français considèrent que la qualité d’un service client et les efforts réalisés pour satisfaire l’acheteur dans le choix d’un bien ou d’une solution jouent un rôle primordial.”
Source : étude de l’INRC
Aujourd’hui, l’acheteur appelle surtout lorsqu’il est confronté à un problème qu’il n’a pas réussi à résoudre grâce aux outils digitaux. Il a alors besoin d’un contact humain professionnel pour que son problème soit réglé rapidement. C’est pourquoi l’accueil devient votre outil stratégique pour votre image de marque.
“ 84 % des clients se disent prêts à abandonner une marque après une seule expérience négative auprès d’un centre d’appels.”
“ 84 % des clients se disent prêts à abandonner une marque après une seule expérience négative auprès d’un centre d’appels.”
Source : étude du cabinet Ovum réalisée dans toute l’Europe.
Votre réception externalisée en France
Nos agents professionnels soignent tout particulièrement l’accueil car il ne doit jamais être impersonnel mais bien le reflet de votre entreprise. En effet, un bon accueil doit véhiculer votre philosophie, avec une écoute dynamique.
Une permanence téléphonique au niveau, c’est également un traitement des appels entrants précis et soigné. Nos téléconseillers savent, le cas échéant, utiliser un vocabulaire métier en adéquation avec votre secteur d’activité. D’ailleurs tous nos plateaux téléphoniques basés en France sont équipés d’outils d’audit.
Une permanence téléphonique au niveau, c’est également un traitement des appels entrants précis et soigné. Nos téléconseillers savent, le cas échéant, utiliser un vocabulaire métier en adéquation avec votre secteur d’activité. D’ailleurs tous nos plateaux téléphoniques basés en France sont équipés d’outils d’audit.
Un logiciel de secrétariatet d’assistance
Nous mettons à votre disposition notre outil CRM et télécom, le meilleur disponible actuellement sur le marché. En effet, nous sommes, à ce jour, le seul centre d’appels qui développe son propre logiciel de télésecrétariat spécialement pour l’Entreprise BtoB. Gâce à notre ESN interne Logicielnet et son équipe technique composée de docteurs et d’ingénieurs, notre outil est en perpétuelle évolution. À noter que notre logiciel se personnalise selon les exigences de votre activité.En outre, nos centres virtuellement réunis grâce à nos outils métier, nous permettent de regrouper « digitalement » des opérateurs de plusieurs sites. Nous formons ainsi une équipe, solide et solidaire, pour traiter nos dossiers Gestion de Crise.
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Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.
Des opérateurs spécialistes de la permanence téléphonique
Bien entendu, la technologie la plus pointue ne remplacera jamais les conseillères et les conseillers responsables de l’accueil téléphonique dans nos centres d’appels entrants. Et c’est pour cette raison que nous soignons tout particulièrement le recrutement et la formation de nos collaborateurs.D’une part, nous privilégions l’humain, la réactivité, la disponibilité et le niveau d’expression dans la langue souhaitée (français, anglais, espagnol, etc.). D’autre part, tous nos agents sont des spécialistes. Ils sont polyvalents et savent s’adapter à tout type d’interlocuteurs. Autrement dit, certains ont des compétences techniques spécifiques pour répondre précisément à vos exigences (santé, médical, paramédical, juridique, bancaire, funéraire, etc.).
Trouver le bon équilibre entre digital et humain, notamment dans le milieu médical
Dans le domaine médical, l’enjeu crucial réside dans l’amélioration de l’interaction, en utilisant divers canaux de communication, tout en trouvant un équilibre subtil entre les aspects numériques et humains. Notre objectif principal est d’optimiser le taux de résolution des problèmes dès le premier appel, en particulier dans le domaine de la santé, où les relations avec les patients et la coordination des soins sont essentielles.
Ainsi, nous avons mis en place un callbot qui prend en charge initialement les appels. Mais si la réponse ne satisfait pas l’appelant, un téléopérateur qualifié entre en jeu pour traiter la demande de manière appropriée.
Ainsi, nous avons mis en place un callbot qui prend en charge initialement les appels. Mais si la réponse ne satisfait pas l’appelant, un téléopérateur qualifié entre en jeu pour traiter la demande de manière appropriée.
Ce standard vocal virtuel s’intègre également à la prise de rendez-vous médicaux. Grâce à notre secrétariat doté d’une intelligence artificielle, nous garantissons une permanence médicale pour vous permettre de vous concentrer pleinement sur vos consultations et sur les soins de vos patients.
Questions - Réponses
Votre standard téléphonique peut être couplé avec le callbot d’IPContact qui garantit un décroché en simultané illimité. Il est capable de gérer la prise de RDV mais aussi de recueillir ou de donner des informations. Équipés d’un callbot, sachez que les centres d’appels IPContact garantissent 100% de décroché en 3 sonneries maximum.
Une équipe dédiée est formée à votre demande. Notre permanence téléphonique peut couvrir 60 heures 30 du lundi au vendredi de 7h30 à 19 et le samedi matin de 9h à 12h. Soit l’équivalent d’au moins deux télésecrétaires à temps plein. Et ce, en intégrant des astreintes médicales, juridiques ou administratives.
IPContact vous facture un forfait mensuel, qui ne vous réserve pas de mauvaise surprise. Les tarifs de la prestation incluent la mise en production, votre secrétariat, votre numéro de transfert, votre transfert sur ligne fixe ainsi que les développements informatiques. Seuls les redirections sur mobile sont à ajouter.