Votre accueil téléphonique sature

Standard téléphonique saturé : augmentez votre taux de joignabilité et renforcez votre disponibilité !

Un accueil téléphonique saturé fait perdre à chacun d’entre nous, en moyenne, 28 heures par an. C’est un véritable fléau à l’heure de la téléphonie numérique et de l’instantanéité.

C’est alors que l’accueil téléphonique externalisé prend tout son sens. Disponibles à tout moment et formés à votre vocabulaire métier les télésecrétaires répondent en votre nom. En effet, il est primordial de pouvoir joindre une personne compétente par téléphone en cas de souci. Il est essentiel pour une entreprise, notamment, de répondre aux attentes et aux demandes de ses clients afin de ne pas les perdre, même en cas de pics d’appels ! Sans compter la permanence téléphonique des appels d’urgence et l’acheminement de ces communications urgentes.
Un SVI pour désengorger un accueil téléphonique saturé
Un standard pour un service de réponse téléphonique
Un standard téléphonique pour assurer un taux de joignabilité de qualité
Une ligne téléphonique saturée ne donne pas une bonne image de l'entreprise
Un accueil téléphonique saturé ne permet pas d'être joignable

Standard téléphonique saturé : profitez de notre solution pour contrer la saturation de vos lignes téléphoniques !

Banques, compagnies d’assurance, mutuelles, Pôle Emploi, CPAM, opérateurs télécom, services des mairies, service après-vente des entreprises, hotlines… En fait, tout le monde est concerné par l’accueil téléphonique et les mauvais élèves en matière de standard téléphonique saturé sont nombreux. Parfois, le client peut attendre 5, 20, 30 minutes, voire plus, sur une ligne téléphonique saturée. Or, c’est un temps qui nous semble d’autant plus long qu’on ne le connaît pas à l’avance.

D’où le résultat : chaque fois qu’ils doivent téléphoner pour joindre un service spécifique, les Français sont stressés, énervés, agacés. Alors, souvent, quand ils arrivent enfin à joindre quelqu’un, ils sont agressifs en attente d’une réponse qui apporte satisfaction. Sans compter qu’une fois l’appel terminé, ils sont généralement plutôt insatisfaits. C’est pourquoi les centres d’appels mettent en place une charte d’accueil pour une bonne prise des appels téléphoniques.

Comment réussir l’accueil téléphonique de ses clients et de ses prospects ?

Respecter ces 6 règles d’or permet de fournir un service de qualité et de s’assurer un bon respect de la relation client au téléphone.
  • Tout d’abord, indiquer son numéro de téléphone, ou de mobile, clairement sur son site Internet et ses autres outils de communication. Et ce, pour permettre à l’internaute d’accéder facilement à cette information essentielle.
  • Ensuite, s’imposer des objectifs et garantir à ses interlocuteurs des temps d’attente maximum. À cet effet, travailler en partenariat avec un centre d’appels pouvant assurer ce temps de traitement minimal.
  • Puis mettre en place une ligne téléphonique externalisée réactive, bien organisée, en faisant appel à un centre d’appels situé en France.
  • De même, fournir des informations claires, précises, exhaustives aux téléopérateurs, télésecrétaires, assistantes médicales et juridiques. Afin de leur permettre de répondre efficacement aux interlocuteurs.
  • Aussi, être attentif aux critiques formulées, les prendre en compte, tenter d’y remédier.
  • Enfin, intégrer un rappel automatique si le temps d’attente est trop long.

Un standard téléphonique externalisé adapté aux flux d’appels

Pour qu’un accueil téléphonique personnalisé soit performant et réactif, il faut qu’il soit parfaitement dimensionné par rapport au flux, à l’activité et à la gestion des appels entrants. Avec des télé-secrétaires, assistantes médicales, juridiques, des téléopérateurs ou téléconseillers bilingues, formés et capables de répondre rapidement aux questions posées. C’est donc à ce prix qu’une hotline, un service après-vente ou, tout simplement, un standard téléphonique basique peuvent fonctionner et satisfaire ceux qui cherchent à les joindre.
Un standard téléphonique saturé peut être pris en charge pour une relation client à distance de qualité
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Finissez en avec votre standard téléphonique saturé grâce à l’externalisation des appels

Les entreprises, organisations, organismes publics ne mettent pas toujours les moyens nécessaires pour assurer un accueil au téléphone de qualité ? De fait, les centres d’appels chargés du standard d’accueil téléphonique ne sont pas toujours optimisés pour satisfaire la demande et un débordement d’appels a lieu. Les équipes en interne sont parfois sous-dimensionnées. Ou bien le personnel manque d’informations pour répondre aux interlocuteurs de manière appropriée. Autrement dit la ligne téléphonique est saturée. Pas de problème !

Un centre d’appels professionnel permet à une entreprise de gérer efficacement son standard téléphonique, évitant ainsi la saturation et assurant un accueil téléphonique de qualité pour ses clients. Les télésecrétaires sont formés pour répondre en votre nom avec votre vocabulaire métier et pour prendre un message. L’appelant se sent pris en charge et gardera une bonne image de votre accueil téléphonique.
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Dites adieu à la ligne téléphonique saturée avec notre solution d'accueil

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Un service de réponse téléphonique assure un accueil téléphonique de qualité
Un standard téléphonique empêche la ligne téléphonique saturée

Optimisez votre accueil avec un SVI, CTI et ACD : les logiciels des centres d'appels

Effectivement, ces outils optimisent le traitement des appels téléphoniques professionnels. Pour plus de confort, de fluidité, d’opérabilité, ils traitent ainsi les appels jusqu’à 24h/24, 7j/7, même en cas de saturation !

SVI, CTI, ACD au cœur du dispositif du standard téléphonique

Sachez que votre standard téléphonique sera encore plus efficace s’il est équipé d’un SVI – Serveur Vocal Interactif – incluant un ACD – Automatic Call Distribution. Ceux-ci fonctionnent avec le CTI – Couplage Télécom Informatique. Autrement dit, une fois associés, ces trois outils présentent de multiples avantages. Ils permettent, en effet, de gérer les priorités, les temps et les files d’attente mais aussi de rediriger les personnes vers les services adéquats, d’indiquer la durée d’attente… En bref, de gérer le trafic des appels tout en affichant la fiche client.

De fait, le travail de pré-qualification du SVI est aisément exploitable grâce au CTI. La fiche de l’interlocuteur et le script de l’appel entrant apparaissent alors sur l’écran pour fournir au télésecrétariat toutes les informations nécessaires au bon déroulement de la conversation.

En outre, avec la reconnaissance vocale, le SVI peut procéder à des opérations personnalisées en demandant de renseigner un numéro de dossier ou de compte.
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