Accueil téléphonique externalisé : pourquoi déléguer la gestion de vos appels entrants ?

TPE et PME, artisan, avocat, agent immobilier, médecin… Quel que soit le secteur d’activité de votre société (commerciale, production ou prestation de services…), vous devez garantir une permanence téléphonique externalisée de qualité pour vous démarquer de la concurrence. De l’accueil de vos clients à la prise de rendez-vous, en passant par la supervision des urgences, vous ne savez plus où donner de la tête.

Si le traitement des appels entrants en interne dans votre établissement n’est ni possible, ni applicable, pourquoi ne pas envisager la délégation de votre service d’accueil téléphonique ? Ce projet permettrait d’assurer une gestion efficace des appels, garantissant une meilleure expérience pour vos clients et un interlocuteur dédié à chaque appel.
Traitement d'appel : une secrétaire prend le message de son interlocuteur
Accueil téléphonique bilingue avec prise de message
Assurer un bon accueil telephone lors des réunions d'entreprise
Secrétariat externalisé Télésecrétariat
Opérateur avec CRM

Un accueil téléphonique externalisé pour répondre au mieux aux attentes de vos clients

Aujourd’hui, notre société hyperconnectée en perpétuelle accélération transforme les comportements de consommation de chaque client.

En tant qu’entrepreneur, ou dirigeant, votre accueil téléphonique doit être joignable pour répondre aux besoins d’une clientèle de plus en plus exigeante. Car l’appelant ne veut plus attendre. Chaque personne souhaite, en effet, une réponse immédiate. Chaque interlocuteur mérite une écoute attentive, et d’être pris en considération.

Mais il n’est pas toujours simple de garantir une permanence téléphonique professionnelle, un télésecrétariat d’entreprise selon son organisation. Comment, alors, trouver la place pour assurer un service de qualité, la transmission d’informations et la concentration sur votre cœur de métier tout en évitant les temps d’attente pour l’appelant ? Comment parvenir à combiner une communication sans heurts, la formation de vos standardistes, l’administration des numéros, les interactions téléphoniques, les messages, tout en répondant aux besoins spécifiques de votre activité ?
C’est pourquoi nous vous offrons la possibilité d’externaliser votre accueil. Grâce à nos outils CRM et télécom de pointe, le traitement téléphonique s’effectue selon vos instructions. Nous adaptons en continu notre standard d’accueil téléphonique pour vous offrir un décroché téléphonique sur mesure.

Nous mettons à la disposition des sociétés et de leur gestionnaire des solutions digitales dédiées qui améliorent la communication. C’est la définition de notre accueil téléphonique, basée sur notre gestion de la relation client au téléphone. Découvrez-là !

Nous avons à cœur d’assurer un accueil téléphonique personnalisé en replaçant l’humain au cœur des interactions. Ainsi, dès le premier contact, vous gagnez en image de marque, en visibilité. Et vous ne ratez plus aucun appel, ni message, ni prospect. Vous parvenez même à fidéliser en offrant à chaque interlocuteur une réponse unique.

Le centre de contacts externalisé : la meilleure façon d’établir le premier contact client

  • Gérer votre communication : prise de messages, gestion d’agendas, mise en attente, débordement d’appels…
  • Assurer les appels sortants : prospection, relances impayés, relances devis, sondages…
  • Gérer votre numéro d’astreintes téléphoniques avec filtrage des appels reçus
  • Transférer l’appel, si nécessaire en donnant toutes les informations
  • Traiter les interlocuteurs étrangers, prendre en charge les demandes en anglais – plateau téléphonique bilingue anglais français
  • Gérer votre hotline et votre SAV
  • Configurer votre agenda Internet et vos rendez-vous pris en ligne
  • Respect les normes avec une formation RGPD

Votre premier contact téléphonique est primordial

L’accueil que vous réservez à votre interlocuteur est le premier garant de votre efficacité. En effet, un temps d’attente trop long, une ligne saturée, un appel qui sonne dans le vide, peuvent vous faire perdre, en quelques secondes seulement, un prospect.

Que vous soyez une TPE, une PME-PMI, une grosse société, une administration, en exercice libérale, etc., vous devez tout d’abord assurer un décroché rapide. À la suite, vous devez apporter, rapidement et efficacement, une réponse adéquate pour garantir une satisfaction et une meilleure expérience. En externalisant, vous remplissez tous les critères d’accueil. Car ces éléments cités sont les piliers de notre travail quotidien.
Vos interactions se poursuivent avec les divers échanges, jusqu’au service après-vente et tout au long du parcours clientèle. Aucun de ces points ne doit être négligés car, au-delà de l’expérience et de la satisfaction, c’est votre réputation qui est en jeu.

C’est étape par étape qu’il faut réfléchir à votre relationnel avec, comme fil conducteur, un élément récurrent : le niveau qualitatif du standard. C’est pour cela qu’en confiant à nos téléconseillers votre accueil, vous améliorez votre notoriété et vous optimisez vos performances. Alors, choisissez le bon prestataire. Et optez pour notre accueil téléphonique aux tarifs de télésecrétariat transparents et justes.

Votre panel complet de prestations d’accueil téléphonique

Nos secrétaires téléphoniques soignent tout particulièrement l’accueil car il ne doit jamais être impersonnel mais bien le reflet de votre institution. En effet, un bon accueil doit véhiculer votre philosophie, avec une écoute dynamique.

Un centre d’appels au niveau, c’est également un traitement des appels entrants précis et soigné. Nos téléconseillers savent, le cas échéant, utiliser un vocabulaire métier en adéquation avec votre secteur d’activité. D’ailleurs tous nos plateaux téléphoniques basés en France sont équipés d’outils d’audit.
  • Décroché assuré
  • Gestion de vos débordements
  • Veille téléphonique pour réagir rapidement
  • Mise en communication, si nécessaire
  • Attribution d’un ou plusieurs numéros de transfert
  • Envoi de messages et transfert
  • Prise de messages, prise de RDV ou gestion d’agenda
  • Gestion de la disponibilité de vos collaborateurs
  • Boîtes vocales personnalisées
  • Serveur Vocal Interactif (SVI)
  • Qualification fine des réclamations et réponses cohérentes
  • Gestion des appels en fonction de consignes et d’instructions spécifiques
  • Synchronisation avec les principaux outils
télésecrétaire  

Vous souhaitez optimiser votre relation client ? Contactez-nous !

Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

Un accueil téléphonique externalisé pour mieux organiser vos services internes

Avec IPContact, votre accueil téléphonique externalisé offre la même efficacité et la même rigeur qu’un secrétaire classique travaillant dans vos locaux. Mais, vous bénéficierez, en plus, des multiples avantages, comme des coûts réduits, liés à la mutualisation.

Libéré des contraintes du téléphone, vous vous alors consacrez entièrement à votre cœur de métier, à vos tâches quotidiennes ou à vos clients et prospects, sans être continuellement interrompu par les sonneries de votre téléphone. Votre téléphone, ne perturbe plus votre travail. Et vous menez vos rendez-vous en toute sérénité, sans gérer vos appels.

Nos télé-secrétaires médicaux, administratifs ou juridiques vous font gagner un temps précieux tout en maintenant la qualité du centre de contacts. Ils répondent avec courtoisie aux appelants, les informent, et veillent à ce que personne ne reste en attente, en toute conformité à notre charte d’accueil et au script d’appel entrant préalablement défini. En résumé, vous n’avez plus à vous soucier de la plannification de vos rendez-vous en cas d’absence ni pendant vos congés, et vos messages sont pris en charge avec la même maîtrise que si vous étiez au téléphone.
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Une gestion de vos ressources humaines optimisées

En outre, notre plateforme vous permet d’obtenir un engagement qualité pour l’accueil téléphonique sur une disponibilité à tout moment. Car nos téléassistants spécialisés sont joignables sur une amplitude horaire étendue et peuvent répondre de jour comme de nuit.

  • Continuité de la ligne téléphonique
  • Augmentation de votre joignabilité
  • Accessibilité pour vos clients, prospects, fournisseurs…
  • Renforcement de l’image de marque
En fait, notre objectif est de vous assurer les services d’un standard de réception des appels entrants externalisés optimum avec des horaires souples. Toutefois, la gestion de chaque appel par notre accueil téléphonique ne se limite pas à prendre rendez-vous. Elle est axée sur votre métier. Autrement dit, vous bénéficiez d’une satisfaction client à la fois humaine et performante.
Lors des sondages et enquêtes clients nos opérateurs suivent un cahier des charges précis
Serveurs pour astreintes téléphoniques et hotlines

Pour une prestation en conformité avec le niveau de service, déterminez un cahier des charges précis

Un accueil téléphonique externalisé, ça se réfléchit !

Pour que la mission réalisée soit efficiente et efficace, il convient de la définir en amont. De fait, elle va jouer en faveur de votre image de marque et de votre relation client. C’est pourquoi le cahier des charges est très important. Donnez à votre prestataire tous les atouts pour assurer votre standard externalisé. Autrement dit, établissez précisément votre cahier des charges en précisant les actions à mettre en place.

Transmettez un maximum d’informations pour positiver votre expérience client !

Plus vous avez un listing précis de vos besoins, plus votre prestataire pourra vous proposer un accompagnement dans votre gestion des appels entrants. Il pourra ainsi démarrer sa mission sur des bases solides et accompagner vos prospects tout au long des étapes de son parcours.

  • Améliorer les relations à long-terme
  • Réduire à néant les temps d’attente
  • Renforcer l’image de marque
  • Réduire les coûts financiers
  • Contrôler la réputation
  • Générer des opportunités commerciales
  • Fidéliser ses clients
  • D’abord, le périmètre précis de la mission
  • Les plages horaires au cours desquelles vous souhaitez que la (ou les) secrétaire(s) intervienne(nt)
  • Ainsi qu’une estimation du volume des appels entrants qui seront à traiter
  • Les compétences souhaitées (secrétaire juridique, secrétaire bilingue)
  • Mais aussi les scénarios à élaborer suivant les typologies de personnes
  • De même, les scripts à suivre en fonction des demandes susceptibles d’être formulées
  • Des informations précises sur l’escalade managériale à effectuer
  • La composition de l’organigramme de vos services
  • Enfin, des indications sur votre société ou votre cabinet : situation géographique, indications métier, particularités du secteur, spécificités des personnes joignables à votre numéro, coordonnées complètes (adresse, e-mail, fax, etc.), horaires d’ouverture, jours de fermeture…

Un accueil téléphonique externalisé engage, sur la durée, le prestataire et son client

Plus vous rédigerez un cahier des charges précis et impliqué, mieux vous maîtriserez la délégation de votre accueil téléphonique externalisé. Avec une mission définie et un objectif expliqué, vos télésecrétaires recevront vos clients selon vos consignes. Ainsi, elles reflèteront pleinement votre esprit et votre philosophie.

Il faut souligner que ces données sont essentielles pour ne pas se laisser désapproprier : escalade managériale, protocole à suivre selon la demande, scénarios de réponses à donner selon des questions, ou consignes spécifiques… Pour vous informer des appels reçus et du traitement qui s’en est suivi, votre équipe interne dédiée vous enverra un reporting régulier (quotidien /hebdomadaire), par e-mail ou par SMS. De cette manière, vous restez totalement maître de la situation, en toutes circonstances.

Un accueil téléphonique externalisé associé à des outils CRM & télécom innovants

En tant qu’expert en accueil téléphonique, IPContact met à votre disposition les services de ses standards téléphoniques externalisés (avec ses standardistes) associés aux outils CRM et telecom de son ESN* interne Logicielnet. Synchronisables, ces options vous permettre de personnaliser votre solution téléphonique à la demande, en fonction de vos besoins. Vous bénéficiez d’une réponse téléphonique ininterrompue, garantissant une conversation fluide, une gestion efficace des messages et une réponse rapide à toutes les demandes avec chaque interlocuteur.
  • Agenda partagé accessible en ligne
  • Répondeur intelligent
  • SVI (serveur vocal interactif)
  • Callbot de niveau 1
  • Bouton de web callback installé sur votre site internet
*ESN : Entreprise de Services Numériques
Centre d'appels en région Pays de la Loire

Choisissez le bon prestataire pour externaliser votre accueil téléphonique

Il est essentiel de choisir le bon fournisseur pour l’externalisation de son standard téléphonique afin de créer une expérience de service à la clientèle fluide et efficace. Un prestataire de choix propose un personnel aimable et compétent, formé pour traiter les demandes des clients avec rapidité et précision.

Notre centre d’appels est dimensionné en fonction du nombre d’appels à traiter. Un grand compte peut avoir peu d’appels (activité de veille pour anticiper une crise) alors qu’une plus petite structure ou un médecin libéral peuvent être débordés par un trafic d’appels important. Cette flexibilité nous permet de garantir un taux de décrochés approchant les 98%. En outre, nous nous engageons à fournir un temps de réponse rapide pour le routage des appels, assurant ainsi que les clients soient connectés au service compétent dans un délai raisonnable. IPContact garantit un décroché en moins de 3 sonneries, indispensable pour les appels d’urgence d’une astreinte Téléphonique.

Enfin, lorsque vous choisissez un partenaire pour votre permanance téléphonique externalisé, il est crucial de considérer des éléments tels que votre rentabilité, votre processus de communication, ainsi que l’adéquation à votre activité. En optant pour une solution proposée par une équipe expérimentée qui réunit toutes ces qualités, vous assurez la réussite de votre standard, quel que soit le rythme de votre travail.
télésecrétaire  

Vous souhaitez optimiser votre relation client ? Contactez-nous !

Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

digitalisation relation client
outil CRM

L'automatisation des demandes récurrentes

L’idée consiste à distribuer les tâches entre télésecrétaire et robot d’appel dans une vision collaborative d’aide à l’activité. L’intelligence artificielle est au service des télésecrétaires dans les centres d’appels. De cette manière, l’accueil téléphonique externalisé conserve les activités qui nécessitent des compétences humaines à forte valeur ajoutée : évaluation, réactivité, créativité, etc. Alors que le robot répète des modèles prédictifs, comme la gestion de la prise de RDV.

Notre IA conversationnelle au service de votre accueil téléphonique

Notre IA – Intelligence Artificielle – conversationnelle utilise l’apprentissage automatique, le Machine Learning. Cette technologie permet aux assistants virtuels d’apprendre, sans avoir été programmée préalablement à cet effet. Pour cela, l’analyse des flux de données associe questions et réponses, pour discuter de manière naturelle et personnalisée.
Avec l’intelligence artificielle, nous vous proposons de décliner la gestion de vos appels entrants, en associant des services digitaux aux compétences humaines indispensables de nos télésecrétaires.
  • Prise de rendez-vous automatisée directement par téléphonique
  • Chatbot et FAQ dynamiques
  • Bot, IA conversationnelle
  • Callback, call-to-action
  • Live chat et la messagerie instantanée