Accueil téléphonique externalisé : pourquoi déléguer la gestion de vos appels entrants ?
Si le traitement des appels entrants en interne dans votre établissement n’est ni possible, ni applicable, pourquoi ne pas envisager la délégation de votre service de permanence telephonique ? Ce projet permettrait d’assurer une gestion efficace des appels, garantissant une meilleure expérience pour vos clients et un interlocuteur dédié à chaque appel.
Un accueil téléphonique externalisé pour répondre au mieux aux attentes de vos clients
En tant qu’entrepreneur, ou dirigeant, votre accueil téléphonique doit être joignable pour répondre aux besoins d’une clientèle de plus en plus exigeante. Car l’appelant ne veut plus attendre. Chaque personne souhaite, en effet, une réponse immédiate. Chaque interlocuteur mérite une écoute attentive, et d’être pris en considération.
Mais il n’est pas toujours simple de garantir une permanence téléphonique professionnelle, un télésecrétariat d’entreprise selon son organisation. Comment, alors, trouver la place pour assurer un service de qualité, la transmission d’informations et la concentration sur votre cœur de métier tout en évitant les temps d’attente pour l’appelant ? Comment parvenir à combiner une communication sans heurts, la formation de vos standardistes, l’administration des numéros, les interactions téléphoniques, les messages, tout en répondant aux besoins spécifiques de votre activité ?
Nous mettons à la disposition des sociétés et de leur gestionnaire des solutions digitales dédiées qui améliorent la communication. C’est la définition de notre accueil téléphonique, basée sur notre gestion de la relation client au téléphone. Découvrez-là !
Nous avons à cœur d’assurer un accueil téléphonique personnalisé en replaçant l’humain au cœur des interactions. Ainsi, dès le premier contact, vous gagnez en image de marque, en visibilité. Et vous ne ratez plus aucun appel, ni message, ni prospect. Vous parvenez même à fidéliser en offrant à chaque interlocuteur une réponse unique.
Le centre de contacts externalisé : la meilleure façon d’établir le premier contact client
- Gérer votre communication : prise de messages, gestion d’agendas, mise en attente, débordement d’appels…
- Assurer les appels sortants : prospection, relances impayés, relances devis, sondages…
- Gérer votre numéro d’astreintes téléphoniques avec filtrage des appels reçus
- Transférer l’appel, si nécessaire en donnant toutes les informations
- Traiter les interlocuteurs étrangers, prendre en charge les demandes en anglais – plateau téléphonique bilingue anglais français
- Gérer votre hotline et votre SAV
- Configurer votre agenda Internet et vos rendez-vous pris en ligne
- Respect les normes avec une formation RGPD
Votre premier contact téléphonique est primordial
Que vous soyez une TPE, une PME-PMI, une grosse société, une administration, en exercice libérale, etc., vous devez tout d’abord assurer un décroché rapide. À la suite, vous devez apporter, rapidement et efficacement, une réponse adéquate pour garantir une satisfaction et une meilleure expérience. En externalisant, vous remplissez tous les critères d’accueil. Car ces éléments cités sont les piliers de notre travail quotidien.
C’est étape par étape qu’il faut réfléchir à votre relationnel avec, comme fil conducteur, un élément récurrent : le niveau qualitatif du standard. C’est pour cela qu’en confiant à nos téléconseillers votre accueil, vous améliorez votre notoriété et vous optimisez vos performances. Alors, choisissez le bon prestataire. Et optez pour notre accueil téléphonique aux tarifs de télésecrétariat transparents et justes.
Votre panel complet de prestations d’accueil téléphonique
Un centre d’appels au niveau, c’est également un traitement des appels entrants précis et soigné. Nos téléconseillers savent, le cas échéant, utiliser un vocabulaire métier en adéquation avec votre secteur d’activité. D’ailleurs tous nos plateaux téléphoniques basés en France sont équipés d’outils d’audit.
- Décroché assuré
- Gestion de vos débordements
- Veille téléphonique pour réagir rapidement
- Mise en communication, si nécessaire
- Attribution d’un ou plusieurs numéros de transfert
- Envoi de messages et transfert
- Prise de messages, prise de RDV ou gestion d’agenda
- Gestion de la disponibilité de vos collaborateurs
- Boîtes vocales personnalisées
- Serveur Vocal Interactif (SVI)
- Qualification fine des réclamations et réponses cohérentes
- Gestion des appels en fonction de consignes et d’instructions spécifiques
- Synchronisation avec les principaux outils
Vous souhaitez optimiser votre relation client ? Contactez-nous !
Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.
Un accueil téléphonique externalisé pour mieux organiser vos services internes
Libéré des contraintes du téléphone, vous vous alors consacrez entièrement à votre cœur de métier, à vos tâches quotidiennes ou à vos clients et prospects, sans être continuellement interrompu par les sonneries de votre téléphone. Votre téléphone, ne perturbe plus votre travail. Et vous menez vos rendez-vous en toute sérénité, sans gérer vos appels.
Nos télé-secrétaires médicaux, administratifs ou juridiques vous font gagner un temps précieux tout en maintenant la qualité du centre de contacts. Ils répondent avec courtoisie aux appelants, les informent, et veillent à ce que personne ne reste en attente, en toute conformité à notre charte d’accueil et au script d’appel entrant préalablement défini. En résumé, vous n’avez plus à vous soucier de la plannification de vos rendez-vous en cas d’absence ni pendant vos congés, et vos messages sont pris en charge avec la même maîtrise que si vous étiez au téléphone.
Une gestion de vos ressources humaines optimisées
En outre, notre plateforme vous permet d’obtenir un engagement qualité pour l’accueil téléphonique sur une disponibilité à tout moment. Car nos téléassistants spécialisés sont joignables sur une amplitude horaire étendue et peuvent répondre de jour comme de nuit.
- Continuité de la ligne téléphonique
- Augmentation de votre joignabilité
- Accessibilité pour vos clients, prospects, fournisseurs…
- Renforcement de l’image de marque
Pour une prestation en conformité avec le niveau de service, déterminez un cahier des charges précis
Un accueil téléphonique externalisé, ça se réfléchit !
Pour que la mission réalisée soit efficiente et efficace, il convient de la définir en amont. De fait, elle va jouer en faveur de votre image de marque et de votre relation client. C’est pourquoi le cahier des charges est très important. Donnez à votre prestataire tous les atouts pour assurer votre standard externalisé. Autrement dit, établissez précisément votre cahier des charges en précisant les actions à mettre en place.Transmettez un maximum d’informations pour positiver votre expérience client !
Plus vous avez un listing précis de vos besoins, plus votre prestataire pourra vous proposer un accompagnement dans votre gestion des appels entrants. Il pourra ainsi démarrer sa mission sur des bases solides et accompagner vos prospects tout au long des étapes de son parcours.
- Améliorer les relations à long-terme
- Réduire à néant les temps d’attente
- Renforcer l’image de marque
- Réduire les coûts financiers
- Contrôler la réputation
- Générer des opportunités commerciales
- Fidéliser ses clients
- D’abord, le périmètre précis de la mission
- Les plages horaires au cours desquelles vous souhaitez que la (ou les) secrétaire(s) intervienne(nt)
- Ainsi qu’une estimation du volume des appels entrants qui seront à traiter
- Les compétences souhaitées (secrétaire juridique, secrétaire bilingue)
- Mais aussi les scénarios à élaborer suivant les typologies de personnes
- De même, les scripts à suivre en fonction des demandes susceptibles d’être formulées
- Des informations précises sur l’escalade managériale à effectuer
- La composition de l’organigramme de vos services
- Enfin, des indications sur votre société ou votre cabinet : situation géographique, indications métier, particularités du secteur, spécificités des personnes joignables à votre numéro, coordonnées complètes (adresse, e-mail, fax, etc.), horaires d’ouverture, jours de fermeture…
Un accueil téléphonique externalisé engage, sur la durée, le prestataire et son client
Plus vous rédigerez un cahier des charges précis et impliqué, mieux vous maîtriserez la délégation de votre accueil téléphonique externalisé. Avec une mission définie et un objectif expliqué, vos télésecrétaires recevront vos clients selon vos consignes. Ainsi, elles reflèteront pleinement votre esprit et votre philosophie.Il faut souligner que ces données sont essentielles pour ne pas se laisser désapproprier : escalade managériale, protocole à suivre selon la demande, scénarios de réponses à donner selon des questions, ou consignes spécifiques… Pour vous informer des appels reçus et du traitement qui s’en est suivi, votre équipe interne dédiée vous enverra un reporting régulier (quotidien /hebdomadaire), par e-mail ou par SMS. De cette manière, vous restez totalement maître de la situation, en toutes circonstances.
Un accueil téléphonique externalisé associé à des outils CRM & télécom innovants
- Agenda partagé accessible en ligne
- Répondeur intelligent
- SVI (serveur vocal interactif)
- Callbot de niveau 1
- Bouton de web callback installé sur votre site internet
Choisissez le bon prestataire pour externaliser votre accueil téléphonique
Notre centre d’appels est dimensionné en fonction du nombre d’appels à traiter. Un grand compte peut avoir peu d’appels (activité de veille pour anticiper une crise) alors qu’une plus petite structure ou un médecin libéral peuvent être débordés par un trafic d’appels important. Cette flexibilité nous permet de garantir un taux de décrochés approchant les 98%. En outre, nous nous engageons à fournir un temps de réponse rapide pour le routage des appels, assurant ainsi que les clients soient connectés au service compétent dans un délai raisonnable. IPContact garantit un décroché en moins de 3 sonneries, indispensable pour les appels d’urgence d’une astreinte Téléphonique.
Enfin, lorsque vous choisissez un partenaire pour votre permanance téléphonique externalisé, il est crucial de considérer des éléments tels que votre rentabilité, votre processus de communication, ainsi que l’adéquation à votre activité. En optant pour une solution proposée par une équipe expérimentée qui réunit toutes ces qualités, vous assurez la réussite de votre standard, quel que soit le rythme de votre travail.
Vous souhaitez optimiser votre relation client ? Contactez-nous !
Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.
L'automatisation des demandes récurrentes
Notre IA conversationnelle au service de votre accueil téléphonique
- Prise de rendez-vous automatisée directement par téléphonique
- Chatbot et FAQ dynamiques
- Bot, IA conversationnelle
- Callback, call-to-action
- Live chat et la messagerie instantanée