Définition de l’accueil téléphonique : tout savoir sur son importance, ses enjeux et ses bonnes pratiques
L’accueil téléphonique externalisé est le premier contact entre votre entreprise et vos clients, patients ou usagers. Déléguer ou gérer au sein de votre entreprise, votre accueil téléphonique doit être irréprochable pour améliorer votre image.
En externalisant ce service, votre accueil téléphonique est assuré par nos opérateurs IPContact pour vous déchargez d’une tâche chronophage et ne plus faire face à un standard téléphonique saturé. Notre rôle principal est de répondre à vos appels téléphoniques entrants et de vous laisser un message écrit, un compte-rendu de l’appel. Il s’agit de la première communication entre votre entreprise et vos clients, patients ou usagers, qui permet d’assurer une communication fluide et professionnelle.
En externalisant ce service, votre accueil téléphonique est assuré par nos opérateurs IPContact pour vous déchargez d’une tâche chronophage et ne plus faire face à un standard téléphonique saturé. Notre rôle principal est de répondre à vos appels téléphoniques entrants et de vous laisser un message écrit, un compte-rendu de l’appel. Il s’agit de la première communication entre votre entreprise et vos clients, patients ou usagers, qui permet d’assurer une communication fluide et professionnelle.
L’accueil téléphonique : réception d’appels, communication et gestion des difficultés
1. Réception des appels
Notre permanence téléphonique répond aux appels entrants de façon courtoise et professionnelle. Nos opérateurs sont formés pour gérer différents types d’appels, qu’il s’agisse d’une demande d’informations, de prise de rendez-vous, de réclamation, etc. Ils sont également formés à votre vocabulaire métier pour mieux comprendre la demande de l’appelant. Ils assurent un accueil au téléphone de qualité grâce à un script d’appel entrant et une charte d’accueil. Ces deux outils indispensables sont validés par votre équipe.2. Orientation des appels
Nos opérateurs dirigent les appels vers les personnes ou les services concernés au sein de votre entreprise. Ils sont chargés de comprendre les besoins et les demandes des appelants afin de les rediriger vers le bon interlocuteur ou de prendre un message si nécessaire.En cas de prise de message, vous êtes directement notifié par mail avec l’intitulé du message et les coordonnées du correspondant.
3. Communication efficace
Votre opérateur communique et échange de manière claire, concise et courtoise. Il utilise un langage adapté au contexte professionnel. Par ailleurs, votre opérateur adopte l’écoute active afin de proposer rapidement une réponse personnalisée à l’interlocuteur.4. Gestion des situations difficiles
L’accueil téléphonique implique parfois de faire face à des clients mécontents ou frustrés, tout en respectant la relation client au téléphone. Nos opérateurs sont formés et sont donc en mesure de gérer ces situations de façon calme, respectueuse et proactive, en cherchant des solutions adaptées aux besoins des appelants.
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L’importance du télésecrétariat pour votre entreprise
Le standard d’accueil téléphonique joue un rôle crucial dans l’image de marque de votre entreprise. Il permet de créer la première impression que vos clients ou vos partenaires vont avoir de votre entreprise. Votre standard peut jusqu’à influencer la décision de vos prospects de vous faire confiance. Un accueil téléphonique de qualité renforce indéniablement la confiance des appelants et contribue à fidéliser votre clientèle et/ou patientèle.
Un télésecrétariat de qualité est caractérisé par une attitude positive, une écoute active, une résolution efficace des problèmes, une disponibilité à répondre aux besoins des appelants et à une réponse personnalisée. Notre accueil téléphonique IPContact est également complété par des outils technologiques tels que la gestion des files d’attente, les messages d’accueil téléphonique personnalisés, les systèmes de transfert d’appels, ou encore l’intelligence artificielle conversationnelle.
Un télésecrétariat de qualité est caractérisé par une attitude positive, une écoute active, une résolution efficace des problèmes, une disponibilité à répondre aux besoins des appelants et à une réponse personnalisée. Notre accueil téléphonique IPContact est également complété par des outils technologiques tels que la gestion des files d’attente, les messages d’accueil téléphonique personnalisés, les systèmes de transfert d’appels, ou encore l’intelligence artificielle conversationnelle.
Notre callbot vocal, l’accueil téléphonique professionnel augmenté
Comprendre notre accueil téléphonique implique de saisir le rôle collaborateur de l’IA conversationnelle en amont des télésecrétaires.Notre callbot, équipé d’une IA conversationnelle, intervient en amont de nos télésecrétariats IPContact. Capable de gérer un nombre illimité d’appels simultanément, aucun appel professionnel n’échappe à son décroché. Que ce soit pour la prise de rendez-vous, la collecte d’informations, ou encore la qualification des demandes, notre IA conversationnelle est programmée pour offrir une solution personnalisée à l’appelant, le tout dans un dialogue naturel.
Il est également important de noter que notre callbot est capable de qualifier les nouveaux contacts avec la saisie du nom de famille, du prénom, du numéro de téléphone, de l’adresse postale, du motif du RDV, etc.). Les comparatifs montrent que 90% des créations de contacts sont réussies avec une orthographe exacte. En résumé, notre callbot vocal décharge les agents d’accueil de nos centres d’appels, internes et externes, des tâches chronophages et répétitives. L’IA conversationnelle est un outil permettant aux télésecrétaires de valoriser leurs compétences humaines et de se concentrer sur des missions plus spécifiques ainsi que sur l’accueil physique.
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Optimisez votre support client
L’externalisation de votre accueil téléphonique est une pratique de plus en plus répandue parmi les entreprises qui souhaitent se concentrer sur leur cœur de métier tout en offrant un service performant. L’externalisation consiste tout simplement à confier la gestion de vos appels entrants à un prestataire externe spécialisé dans l’accueil téléphonique, comme le fait IPContact depuis 2005.
Une gestion des RH facilitée pour les entreprises
Ainsi, l’externalisation de votre accueil téléphonique présente de nombreux avantages. Tout d’abord, elle vous permet de vous décharger de la charge de travail liée à la réception et au traitement des appels téléphoniques, ce qui vous permet de vous concentrer sur vos activités principales. Par ailleurs, vous avez moins de RH à gérer au quotidien. Cela entraine une meilleure efficacité opérationnelle et une réduction des coûts internes liés à la formation et à la gestion d’un service d’accueil téléphonique en interne.Expertise et expérience des opérateurs IPContact
En externalisant votre accueil téléphonique, dans un standard profesionnel, vous bénéficiez de l’expertise et de l’expérience des professionnels IPContact. L’ensemble de nos opérateurs sont formés pour fournir un service client de qualité, pour gérer les appels de façon professionnelle et traiter les demandes de manière efficace. Nos télésecrétaires apportent une réelle valeur ajoutée grâce à leur connaissance approfondie des meilleures pratiques en matière d’accueil téléphonique et de gestion des interactions avec les clients.Les centres d’accueil IPContact jusqu’en 24h/24 et 7j/7
De plus, l’externalisation de l’accueil téléphonique vous offre une flexibilité accrue. En effet, vous bénéficiez d’une disponibilité 24h/24 et 7j/7, si nécessaire. C’est évidemment particulièrement avantageux pour vous qui avez besoin d’un support client en dehors des heures de travail habituelles. Cette flexibilité permet d’améliorer la satisfaction des clients en offrant un accès constant à des professionnels de l’accueil téléphonique.Et même si vous ne souhaitez et/ou que vous n’avez pas besoin d’un accueil 24/24 et 7/7, notre centre d’appels vous permet d’assurer un accueil téléphonique du lundi au vendredi de 7h30 à 19h et le samedi de 9h à 12h. Autant dire que sur de tels horaires, au moins deux secrétaires sont nécessaires à votre accueil.
En clair, l’externalisation de l’accueil téléphonique est une stratégie gagnante. Elle vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier tout en bénéficiant d’un service de télésecrétariat professionnel. Vous offrez ainsi une expérience client positive et renforcez votre image de marque. Grâce à l’expertise, à la flexibilité et aux économies réalisées, l’externalisation de l’accueil téléphonique est une option à considérer si vous souhaitez améliorer votre service client et optimisez vos ressources internes.
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