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Accueil téléphonique sous-traité : maximisez votre efficacité !

À l’heure actuelle, profiter d’un accueil téléphonique sous-traité fait partie d’une véritable stratégie qui peut jouer un rôle non négligeable pour l’avenir des entreprises. Cependant, pour mettre toutes les chances de son côté, il convient de réfléchir d’abord au pourquoi et au comment de l’externalisation de son standard téléphonique.

La sous-traitance de l’accueil téléphonique est devenue une pratique courante dans le monde des affaires, offrant aux entreprises un traitement plus efficace de leurs appels tout en maintenant un niveau élevé de qualité de service. La nécessité d’un secrétariat téléphonique sous-traité se fait de plus en plus ressentir, permettant aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en assurant une réponse rapide et professionnelle à leurs clients. La supervision des appels entrants et sortants, de la prise de messages et la garantie d’une satisfaction clientèle constante sont au cœur de cette solution sous-traitée. Cette approche innovante offre aux entreprises la possibilité d’améliorer leur image, d’optimiser leur temps et d’assurer une qualité de service qui contribue directement à la fidélisation de la clientèle.
Outsourcing VS standard téléphonique externalisé
Externaliser son standard téléphonique MadeinFrance
Service d'assistance pour entreprise - Assistance Hotline pour externaliser les réclamations
Service standard téléphonique externalisé
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Gagnez en efficacité avec un accueil téléphonique sous-traité

Le service client externalisé, c’est, en effet, faire le choix de sous-traiter une tâche que l’on n’a pas le temps d’effectuer ou pour laquelle on ne possède pas une équipe interne avec les compétences. D’ailleurs, on l’oublie souvent mais répondre au téléphone, c’est un vrai métier. Et quand on s’improvise secrétaire, on passe à côté d’atouts non négligeables que la sous-traitance téléphonique rend possible.
Le standard d'accueil téléphonique d'IPContact pour externaliser votre accueil téléphonique
IA en amont des call center et plateaux téléphoniques

Accueil téléphonique sous-traité : un levier de transformation et de compétitivité

Pendant les mois d’été, les périodes de vacances ou de congés du personnel, combien d’appels téléphoniques entrants et de messages ont été ratés ? Combien d’affaires n’ont donc pas été conclues ? Ou de rendez-vous manqués ? De ventes ainsi perdues ? Mais aussi quelles conséquences pour votre chiffre d’affaires ? Et pourtant, il existe des solutions pour passer l’été sereinement… et même, pour bien amorcer la nouvelle rentrée.

Quels avantages à sous-traiter votre ligne téléphonique dès le premier appel ?

L’accueil téléphonique externalisé présente de multiples avantages pour de nombreux domaines d’activités. Artisans, métiers du BTP, médecins, commerçants, professionnels du tourisme… partout, la tendance se confirme. Il devient même stratégique d’avoir un accueil téléphonique à distance pour gérer son agenda professionnel. Voici quelques arguments essentiels.
  • Ne prendre aucun risque car tous les appels urgents peuvent vous être transférés.
  • Bénéficier d’une discrétion absolue car vos clients ou patients ne savent pas que vous êtes absent.
  • Contribuer à améliorer votre notoriété puisque les téléassistantes qui répondent à vos clients ou patients sont professionnelles, spécialisées dans votre domaine.
  • Vous permettre de vous recentrer sur votre cœur de métier.
  • En profiter pour étendre vos horaires d’accueil jusqu’à 24h/24, 7j/7, si nécessaire, ou, au contraire, les restreindre.
  • Avoir la garantie de disposer d’assistantes téléphoniques et de secrétaires téléphoniques compétentes.
  • Mettre en place des technologies innovantes et efficaces en matière de relation client, nottament une IA conversationnelle.
  • Ne plus jamais être confronté à un congé maladie ou une absence imprévue. Votre secrétaire téléphonique sous-traitée sera toujours fidèle au poste aux horaires que vous aurez choisis.

Sous-traitance ponctuelle… et plus, si affinités !

Un premier essai peut être l’occasion pour vous de tester la solution de la sous-traitance de votre accueil téléphonique. Vous pourrez ainsi décider de l’adopter de manière plus durable, une fois que vous aurez constaté, par vous-même, ses multiples avantages.

Cette période de test peut également vous offrir l’opportunité de faire appel à des assistantes bilingues en français-anglais, français-espagnol, etc. En effet, elles pourront amorcer ou confirmer un développement de votre entreprise à l’international ou vous ouvrir de nouveaux horizons.

D’ailleurs, si le test s’avère concluant, vous ne pourrez bientôt plus vous passer de votre assistante téléphonique sous-traitée…
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Sous-traiter son accueil téléphonique : véritable tendance et vrai choix stratégique

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Il y a encore 30 ans, la notion même de sous-traitance était pratiquement inconnue du monde des affaires. Désormais, elle est devenue un véritable calcul stratégique. L’une des premières sociétés à avoir choisi de déléguer l’un de ses services – en l’occurrence, son système informatique – a été la Eastman Kodak Company en 1989. Elle était alors pionnière. Car personne n’avait osé, jusqu’à ce moment-là, faire sortir une des fonctionnalités vitales des murs de l’entreprise.

Depuis, l’idée a fait son chemin. Aujourd’hui, ce sont plus de 60% des activités du secteur des technologies informatiques qui sont sous-traitées contre 43% en 2013*. Le taux de croissance en la matière est de 12 à 26% par an*. Effectivement, les principales raisons évoquées sont les suivantes. D’une part, le besoin d’une expertise spécifique (pour 63 %). D’autre part, la nécessité de se recentrer sur son cœur de métier (pour 55 %). Enfin, la flexibilité de ce système (pour 53%)*.
  • Plus grande disponibilité (plus un seul appel raté, permanence téléphonique jusqu’à 24h/24, 7j/7)
  • Possibilités de marketing plus étendues (grâce aux outils CRM et télécom des call centers)
  • Meilleure image de marque de l’entreprise…

L’accueil téléphonique sous-traité devenu un grand classique

À l’heure actuelle, plus de 80%* des entreprises françaises déclarent déléguer au moins une fonction. 80%* des dirigeants d’entreprise – toutes tailles confondues – admettent envisager d’augmenter encore la part de ces fonctions sous-traitées au cours des trois prochaines années.

De fait, ils ont pu constater que les prestations d’accueil téléphonique personnalisé sous-traité ont progressé en qualité et en innovation. Par là même, elles renforcent la notoriété de leur entreprise et contribuent à améliorer leur relation client. En d’autres termes, c’est un autre atout non négligeable…
*Source : Legos

La sous-traitance source d’innovation disruptive avec les progrès de l’IA dont l’intelligence artificielle conversationnelle

Dès 2001, Logicielnet* développe son logiciel de permanence téléphonique en mode Cloud. (Enfin, on disait Saas à l’époque pour Software as a Service, installé sur des serveurs distants plutôt que sur la machine de l’utilisateur !) IPContact a toujours été un acteur hors norme dans le domaine de la permanence téléphonique.

Précurseur de la VoIP et des communications unifiées, le centre d’appels IPContact associe, depuis janvier 2022, une intelligence artificielle conversationnelle en amont des compétences humaines de ses téléopérateurs. En charge des missions récurrentes, avec peu de valeur ajoutée, ce callbot, retrouvez la définition du callbot ici, recueille et donne de l’information. Avec sa voix de synthèse, il qualifie les demandes et prend aussi rendez-vous. Un atout important qui redore  la permanence téléphonique car l’attente n’existe plus. L’IA gère de façon illimité des appels entrants simultanés.

L’innovation autour de la synthèse vocale transforme la relation client et la téléphonie. Exit les plateformes de prise de RDV en ligne. Un simple appel téléphonique suffit pour prendre RDV.

*ESN d’IPContact Group, Logicielnet est déclarée auprès de l’ARCEP, depuis 2005, comme opérateur telecom. La start-up développe les outils CRM et telecom utilisés par le réseau des centres d’appels régionaux IPContact.
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Idées reçues : votre accueil téléphonique sous-traité n’est pas délocalisé !

Quand une entreprise sous-traite un service, elle ne le délocalise pas forcément. Et à l’inverse, quand elle se délocalise, elle ne délègue pas forcément ses services. Deux notions qu’il convient de bien comprendre pour en saisir tous les enjeux et les subtilités. D’autant plus qu’à l’heure où la délocalisation est de plus en plus décriée, la sous-traitance est de son côté en passe de devenir un levier stratégique extrêmement intéressant.

Sous-traitance, délocalisation, offshore : quelles différences ?

Avant de faire le pas, il est important de revenir sur quelques définitions. Commençons par la délocalisation. C’est une installation d’une ou plusieurs unités de production dans un pays étranger. Dans ce cas, le personnel en mission est généralement salarié. La main-d’œuvre ne change que de lieu géographique. Elle n’est pas sous-traitante.

La motivation principale d’une délocalisation est nette : une réduction très nette des coûts et, par conséquent, l’augmentation significative de la rentabilité. Une délocalisation est aussi très souvent liée à la volonté de trouver un contexte juridique plus intéressant (lois fiscales, lois liées au travail, etc.).

On parle de délocalisation “offshore” lorsque l’entreprise installe ses services ou ses filiales dans un pays qui n’est pas son pays d’origine. Le “nearshore” est une délocalisation offshore mais à proximité du pays d’origine de l’entreprise. C’est le cas des pays de l’Est comme la Roumanie ou les pays du Maghreb comme la Tunisie. Quant au “onshore”, la délocalisation s’effectue sur une distance relativement courte (de 2 à 5 heures de trajet maximum) et sur un territoire parlant la même langue.

La sous-traitance seule

On la qualifie également d’outsourcing. Rappelons que la sous-traitance consiste, pour une société, à confier, à une structure extérieure ou un prestataire, la réalisation d’une activité inhérente à son fonctionnement… sous contrat ! Le prestataire est, quant à lui, spécialisé dans un domaine particulier.

Les services les plus fréquemment sous-traités sont le service informatique, la facturation ainsi que les ressources humaines, le marketing ou encore, bien évidemment, l’accueil téléphonique professionnel.

La sous-traitance peut être “onshore” (effectuée dans le pays d’implantation de l’entreprise) ou “offshore” et même “nearshore”. Cependant, l’objectif est différent selon les choix effectués. De fait, lorsqu’elle est onshore, la sous-traitance répond de plus en plus à une volonté stratégique de l’entreprise.
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