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L’externalisation de son standard téléphonique : 5 atouts pour les professionnels

Vous souhaitez un standard téléphonique externalisé, mais vous ne savez pas comment faire ? L’externalisation de votre télésecrétariat est une option intéressante car la collaboration entre un standard téléphonique de jour et un centre d’appels de nuit offre de nombreux avantages. De la réduction des coûts à la fiabilité, en passant par la qualité, l’accès à une expertise spécialisée et à une technologie de pointe, il y a de nombreuses raisons pour lesquelles la délégation du service client ou l’externalisation d’astreinte est la solution idéale pour la prise d’appel des entreprises qui cherchent à mieux satisfaire leur réponse client.

L'externalisation de la relation client
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Qu'est-ce qu'un standard téléphonique et pourquoi l'externaliser ?

Un standard téléphonique externalisé, ou télésecrétariat, est un service proposé par une entreprise spécialisée, un centre d’appels comme IPContact, dans la gestion d’appel téléphonique pour le compte d’autres entreprises. Contrairement à un standard téléphonique interne, où vous gérez vous-même votre propre système téléphonique, l’externalisation vous permet de confier la gestion de votre standard téléphonique externalisé à une entreprise tierce, de confiance.
IPContact, entreprise spécialisée dans les standards téléphoniques à distance offre une gamme de services, allant de la simple gestion des appels entrants à la gestion complète du service clientèle. Nos opérateurs sont formés pour répondre aux appels entrants de manière professionnelle et courtoise, et gèrent des volumes d’appels élevés.
Avec notre plateau téléphonique multicanal externalisé, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier, tout en offrant un service client de qualité professionnelle à vos clients (flexibilité, disponibilité en 24/7, etc.) incluant un accueil téléphonique les jours fériés.

Externaliser son secrétariat… mais pas à n’importe quel prix

Vous n’avez pas la place d’avoir une secrétaire ou, tout simplement, vous n’avez pas les moyens de recruter du personnel ? Autre cas de figure : vous n’avez besoin d’une secrétaire qu’à temps partiel ? Ou, au contraire, vous avez besoin d’une équipe pouvant intervenir 24h/24, 7j/7, pendant une plage horaire souple ? À n’en pas douter : la permanence téléphonique à distance est faite pour vous ! Toutefois, cela ne doit pas être mis en place à n’importe quel prix.

Externaliser son secrétariat… mais pas n’importe où

Bien entendu, externaliser sa permanence téléphonique, vous y avez sans doute déjà pensé. Seulement, êtes-vous prêt à accepter que votre secrétaire se trouve en Inde, en Afrique du Nord, à Madagascar ou à Tombouctou ? Car l’externalisation téléphonique peut parfois poser des questions. De fait, on imagine parfois que les services sont forcément délocalisés. Cependant, ce n’est pas toujours le cas.
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Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions de secrétariat externalisé qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

Externaliser son standard téléphonique chez IPContact un agent répond
Externaliser : l'avantage de l'externalisation du standard téléphonique auprès d'un centre de contacts

Les 5 atouts de l'externalisation de votre standard téléphonique

L’externalisation téléphonique auprès d’un fournisseur professionnel est bénéfique à votre entreprise à bien des égards surtout pour gérer un accueil téléphonique 24h/24. Elle vous permet d’économiser d’importants coûts d’investissement en personnel, en achat de matériel téléphonique et en autres dépenses connexes. Les charges variables basculent ainsi en charge à tarifs fixes mensuels.

Obtenez un standard  professionnel grâce à l’expertise de votre prestataire de service

Offrir un accueil professionnel à ses clients ou prospects est essentiel pour se démarquer. Le prestataire de service expert IPContact vous apporte une touche d’excellence à chaque interaction client.

Un télésecrétaire compétent, qui répond en votre nom, permet d’apporter une compréhension approfondie des attentes des clients et une capacité à anticiper leurs besoins. Les professionnels du service savent que chaque interaction est une opportunité de créer une expérience positive et durable, allant au-delà de simples formalités pour instaurer une relation de confiance.

La personnalisation est au cœur de l’accueil offert par nos télésecrétaires. Ils adaptent leurs approches en fonction des spécificités de chaque client, créant ainsi une expérience unique. Cette personnalisation contribue non seulement à fidéliser la clientèle, mais aussi à renforcer la réputation de l’entreprise.

Gagnez du temps avec notre secrétariat téléphonique externalisé

Notre service de secrétariat téléphonique externalisé vous offre une solution efficace pour optimiser votre gestion du temps et vous permet de vous concentrer pleinement sur le cœur de votre activité.

En externalisant votre permanence téléphonique à notre équipe de téléopérateurs expérimentés, vous libérez des ressources précieuses au sein de votre entreprise. Notre personnel qualifié prend en charge la gestion des appels, la prise de messages, la planification des rendez-vous et d’autres tâches administratives, vous permettant ainsi de canaliser votre énergie vers les aspects stratégiques de votre entreprise.

Augmentez la disponibilité de son standard téléphonique sur des horaires étendues

Dans un monde où la connectivité est essentielle, élargir les plages horaires de son standard téléphonique devient une stratégie incontournable pour répondre aux attentes croissantes des clients. Vous ouvrez alors la porte à une accessibilité accrue et vous renforcez significativement la satisfaction de votre clientèle.

Cette initiative contribue à la fidélisation de votre clientèle en supprimant les frustrations liées à des plages horaires restreintes. Vos clients apprécient votre disponibilité en dehors des heures de bureau traditionnelles. Par ailleurs, augmenter la disponibilité de votre accueil a un impact positif sur la productivité de votre entreprise. Les clients, se sentant écoutés et pris en charge, sont plus enclins à partager leurs besoins et à conclure des transactions, contribuant ainsi à la croissance des affaires.

Renforcez votre image de marque

Vous gagnez du temps et libérez des ressources en interne, car vous n’avez plus à vous préoccuper de la qualité, de la formation et de la programmation du personnel du standard téléphonique externalisé.
Avec l’aide de téléopérateurs qualifiés et expérimentés qui comprennent les besoins d’un service client, la sous-traitance améliore le traitement de vos appels et les niveaux de satisfaction.
Cela se traduit par une meilleure satisfaction client de votre entreprise et une image de marque renforcée, à la suite de l’appel.

Assurez vous une flexibilité maximale grâce à l’externalisation de votre standard

Notre standard téléphonique externalisé vous offre également une grande efficacité et une flexibilité maximale. L’équipe d’opérateurs est disponible à toute heure, 24h/24 et 7j/7, sans que vous ayez à vous préoccuper de répondre au téléphone. Nos télésecrétaires sont formés à des systèmes avancés de traitement des appels entrants sur des plages horaires étendues, assurant ainsi, sur une ligne toujours accessible, à toute heure en France, que ce soit pour un accueil téléphonique en milieu hospitalier ou la gestion des astreintes funéraires.

Avec un personnel externe, fiable et disponible à tout moment, vous avez l’esprit tranquille car vous savez que les besoins de vos clients sont pris en compte à chaque étape. Leurs demandes sont intégrées directement dans vos outils métier (CRM, logiciel de gestion de commandes ou de suivi d’approvisionnement, etc.).
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Les avantages économiques de la mutualisation des services de notre standard téléphonique

La mutualisation des services d’un accueil téléphonique externalisé émerge comme une stratégie gagnante dans le paysage économique, offrant une myriade d’avantages qui contribuent significativement à la réduction des coûts par rapport à des services non mutualisés. Cette approche novatrice repose sur plusieurs piliers, chacun apportant une contribution essentielle à l’efficacité économique globale.

Des économies d’échelle pour une rentabilité accrue

En regroupant les besoins de multiples utilisateurs au sein d’une infrastructure centralisée, la mutualisation d’un standard externalisé permet de réaliser des économies d’échelle. Cette consolidation permet de distribuer les prix fixes sur un plus grand nombre d’utilisateurs, réduisant ainsi le coût unitaire et rendant l’externalisation de votre standard téléphonique plus accessible financièrement.

Une optimisation des ressources techniques et humaines de notre accueil téléphonique

L’externalisation téléphonique mutualisée offre l’avantage d’optimiser l’utilisation des ressources techniques (logiciel CRM) et humaines (opérateurs). Au lieu de maintenir des ressources sous-utilisées ou sur-utilisées lors de besoin ponctuel et saisonnier, cette approche intelligente vous permet de transférer votre ligne téléphonique lorsque vous êtes submergés par les appels. NOos télésecrétaires répondent en votre nom et de façon professionnelle.

Un partage des coûts pour une charge financière allégée

Pratiquer l’externalisation de son standard téléphonique est un avantage financier pour votre entreprise. En effet, embaucher à plein temps une secrétaire téléphonique est plus coûteux que de faire appel à notre standard téléphonique externalisé. Sans oublier la gestion des RH (absences, congés, etc.). Notre standard est disponible du lundi au vendredi de 7h30 à 19h et le samedi de 9h à 12h.

Une expertise partagée pour une gestion plus efficace

La mutualisation d’un call center externalisé permet de tirer parti de l’expertise collective des différents utilisateurs. Plutôt que de maintenir des équipes spécialisées pour chaque service, cette approche favorise le partage des compétences, réduisant ainsi les coûts liés à la gestion du personnel et garantissant une expertise de haut niveau. Tous nos opérateurs sont particulièrement formés sur votre métier et ses spécificités.

Une flexibilité accrue pour s’adapter aux changements

La mutualisation de l’externalisation du standard téléphonique offre une flexibilité exceptionnelle pour s’ajuster aux fluctuations de la demande. Nos ressources humaines peuvent être ajustées en fonction des besoins de nos clients, évitant ainsi les surcapacités inutiles et assurant une gestion dynamique des services.

Questions-Réponses

Nos opérateurs sont formés à votre problématique, votre demande, vos consignes et votre vocabulaire métier. Ils sont tous à même de pouvoir répondre aux demandes des appelants en tenant un discours professionnel et cohérent. Cette bonne prise en charge vous assure une image de marque et une satisfaction client renforcées.
L’externalisation de votre standard téléphonique présente avant tout des avantages : gestion des RH externalisé et tarification par forfait qui vous assure une facture sans surprise à la fin du mois.

Néanmoins, pour que l’externalisation se déroule dans d’excellentes conditions, la communication doit être parfaite et le cahier des charges que vous nous donnez doit être clair et transparent.