Mathieu Dubost
Mise à jour le 04/14/2023

Tout savoir sur l’externalisation téléphonique et comment choisir son secrétariat à distance

Si vous cherchez un moyen efficace pour améliorer l’efficacité de votre entreprise, alors le secrétariat à distance est la solution qu’il vous faut. Avec de nombreuses technologies numériques avancées disponibles, une gamme complète d’options s’offre à vous pour gagner du temps précieux en vous concentrant sur vos tâches principales.

Que ce soit en termes de commodité, d’efficacité ou simplement pour augmenter la productivité, IPContact vous indique comment profiter au maximum des services proposés par le télésecrétariat et supprimer les risques liés à l’externalisation.

Les avantages du secrétariat à distance

Le secrétariat à distance, ou secrétariat en ligne, présente plusieurs avantages pour un entreprise qui souhaite externaliser son accueil téléphonique à un télésecrétariat compétent.

Une accessibilité renforcée

Parmi ces avantages, il faut noter que le secrétariat externalisé offre aux clients des entreprises des horaires de disponibilité plus flexibles, au delà de vos heures d’ouverture. Pouvant être accessible jusqu’en 24h24 et 7j/7, vous ne perdez plus aucun appel, même lors des jours de repos ou fériés. Les demandes de vos clients sont ainsi gérées en temps réel que ce soit par téléphone ou par email. Ils reçoivent une réponse rapidement. Cela améliore la satisfaction des clients et renforce leur confiance envers votre entreprise.
Votre image de marque en sort ainsi renforcée.

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RGPD

Compétence et souplesse, une organisation du travail simplifiée

Dans le même temps, le télésecrétariat vous offre davantage de compétence RH, de gestion du personnel et de souplesse dans l’organisation du travail. Les tâches de secrétariat téléphonique sont réalisées par des télésecrétaires qualifiés ce qui vous permet de restez concentrés sur votre cœur de métier.

Une confidentialité indispensable

Enfin, le télésecrétariat offre confidentialité et sécurité des données. Les secrétaires à distance sont formés pour traiter les données personnelles et confidentielles des clients de manière professionnelle, et les mesures de sécurité sont mises en place dès la conception du projet pour protéger les données des clients contre tout accès non autorisé. Des normes RGPD, dont le principe de « privacy by design » sont mises en place afin de garantir la sécurité des données collectées au sein du télésecrétariat.

Les services proposés par le secrétariat à distance

Le secrétariat à distance IPContact propose de nombreux services pour vous aider à gérer vos tâches administratives et à améliorer votre productivité.

La gestion des appels téléphoniques. La mission du télésecrétariat IPContact et de ses téléopérateurs, c’est de prendre en charge la gestion de vos appels téléphoniques. Nos secrétaires à distance répondent aux appels, prennent des messages, peuvent transférer les appels ou proposent des réponses rapides aux demandes des clients.
La gestion d’agenda. Nos secrétaires à distance gèrent les agendas de vos collaborateurs en prenant en charge la prise de rendez-vous.
La gestion des courriers électroniques. De la même manière que les appels téléphoniques, nos opérateurs répondent aux e-mails et aux questions de vos clients.

Comme tous les télésecrétariats, IPContact a établi sa charte d’accueil intégrée par l’ensemble des opérateurs.

Ainsi, chaque appel téléphonique est personnalisé et est conforme aux attentes et aux demandes d’accueil téléphonique des entreprises. Si un nouvel opérateur intègre l’équipe, il suit cette charte d’accueil et réceptionne les clients au téléphone de la bonne manière.

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Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

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Choisir son secrétariat à distance

Une fois que vous êtes convaincus que vous devez faire appel à un secrétariat à distance pour gérer vos appels téléphoniques, votre agenda ou encore vos e-mails vous devez être capable de choisir le télésecrétariat qui répondra le mieux à vos attentes.

Tout d’abord, définissez vos besoins.
Est-ce que vous avez besoin d’une gestion de vos e-mails, de vos appels téléphoniques ou encore de la gestion de votre agenda ? Selon la réponse, votre recherche de télésecrétariat s’affine. Vous avez peut être également besoin d’une permanence téléphonique 24h/24 et 7j/7, service assuré par IPContact. C’est important de vous renseigner auprès des télésecrétariats afin de savoir s’ils assurent une permanence continue.

Enfin, vous devez vérifier si la technologie utilisée par le télésecrétariat est compatible avec la votre. 100% français, IPContact, via son ESN interne Logicielnet utilise des outils CRM et télécoms et un logiciel télésecrétariat entièrement configurables et adaptables à toutes les entreprises.

Ainsi, pas de mauvaise surprise, tous les modes de communication sont reliés à votre entreprise.