Faites appel à un service de secrétariat à distance et restez concentrés sur votre cœur de métier
“ Nos clients s’organisent autrement.
La digitalisation de la relation client permet de faciliter la mise en place du télésecrétariat.”
Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet
Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet
En proposant les services téléphoniques d’une télésecrétaire, sur une plage horaire étendue, nous vous permettons de ne pas être dérangé par le téléphone. Mais aussi de gagner en souplesse. Vos appels téléphoniques sont automatiquement déviés vers votre secrétariat externalisé qui assure le relais, au nom de votre entreprise. Nos solutions de secrétariat à distance s’adaptent à tous les secteurs d’activité et à toutes les missions des professionnels.
Découvrez les 4 avantages majeurs du secrétariat à distance
1 • Votre organisation facilitée en interne
Votre centre d’appels externalisé vous permet d’alléger le traitement de vos appels entrants et sortants sans interruption. Vous réduisez également et considérablement les charges fixes liées à l’embauche d’un secrétaire traditionnel.
2 • Votre assistance administrative qui vous seconde
Votre secrétaire à distance vous accompagne dans votre gestion administrative et commerciale. Cela peut être pour les relances de devis ou d’impayés, la qualification du fichier client ou le suivi de commande. Vous pouvez ainsi vous consacrer totalement à vos missions.
3 • Votre image de marque positive valorise votre activité
En établissant le premier contact avec vos clients, notre télésecrétaire professionnel représente votre entreprise. Son sens de l’accueil, son empathie, son organisation, sa discrétion et sa formation sont ses atouts essentiels. Nos télésecrétaires sont formés en ce sens et vous assurent un bon accueil téléphonique.
4 • Votre solution de secrétariat à distance forfaitaire sur mesure
Notre tarif mensuel forfaitaire s’ajuste en fonction de votre consommation. Autrement dit, vos frais correspondent réellement à vos besoins, à la réalité de votre activité et au nombre d’interventions de votre télésecrétaire dans le mois.
La satisfaction client : la préoccupation principale de notre secrétariat à distance
Nos professionnels téléopérateurs et standardistes adaptent leurs heures et leurs procédures de travail en fonction de vos besoins et de vos priorités, de votre entreprise. En effet, nous mettons notre expertise au service de votre relation clientèle pour que vous soyez toujours joignable.
Accueil téléphonique externalisé
- Prise en charge par un secrétaire dédié des appels en totalité, partiellement ou en débordement
- Un accueil personnalisé, par un professionnel, du lundi au vendredi de 7h30 à 19h et le samedi matin de 9h à 12h
- Une plage horaire étendue jusqu’à 24h/24 – 7j/7, selon les entreprises (nuit, week-ends et jours fériés)
- Transfert avec mise en relation téléphonique suivant consignes et missions
- Gestion des demandes urgentes avec nos ACD (automatic call distributor)
- Gestion de crise par un secrétaire professionnel
- Prise de messages par vos télésecrétaires avec transmission en temps réel
- Offre de standard téléphonique à distance bilingue anglais disponible en permanence
- Suivi qualité assistant (nombre d’appels reçus, traités, éjectés… nombre de RDV pris, nombre de relances transformées)
Gestion d’agendas partagés
- Prise de rendez-vous en ligne et de RDV téléphonique depuis une URL personnalisée
- Agendas et plannings synchronisés à votre entreprise
- Mise à jour de l’emploi du temps (horaires d’ouverture, de fermeture, ajout de plages, rendez-vous en surbooking)
- Transfert de documents, d’administratif, etc.
Information de la clientèle ou la patientèle
- Soutient administratif (transcription audio, facturation, archivage, courriers, documents, etc.)
- Diffusion multicanal : e-mail, téléphone ou SMS
Propection commerciale
- Enquête satisfaction avec saisie des données par un secrétaire
- Détection de projet entreprises
- Campagne d’appels sortants et/ou relance téléphonique auprès des clients, réalisées par une équipe de téléassistantes selon un script défini
- Argumentaire de vente
Donnez de la voix et de l’intelligence à votre relation client…
Découvrez notre accueil téléphonique externalisé
IPContact Group conçoit, pilote et supervise, depuis 2001, des services innovants qui associent compétences humaines et techniques aussi variés qu’étonnants. Contactez-nous !
Déléguez vos tâches administratives téléphoniques grâce au secrétariat à distance
Pour une relation transparente, fluide et réactive, en adéquation avec vos besoins et sur des plages horaires étendues, nos secrétaires sont formés pour connaître votre entreprise. Toujours ponctuels, ils répondent alors en votre nom. Etant bilingues, ils peuvent aussi assurer l’accueil de votre télésecrétariat pour l’international.
Vos actions de secrétariat
- Assurer votre permanence téléphonique
- Intervenir sur des plages horaires définies avec vous, en permanence ou en débordement
- Diminuer votre surcharge de travail
- Gérer vos demandes : urgences, prises de message, mises en relation
- Compléter votre fichier avec les coordonnées complètes de vos clients
- Organiser votre planning
- Gérer votre assistance téléphonique ou votre hotline
Vos outils de secrétariat à distance
- Des outils CRM et télécom sur mesure
- Un agenda personnalisable et synchronisé avec Outlook ou celui de votre smartphone
- Un répondeur intelligent selon les plages horaires que vous aurez prédéfinies
- Un serveur vocal interactif pour orienter, qualifier et redistribuer selon les motifs pour 100% des appels pris en charge
- Un bouton callback pour les formulaires de vos sites Web
- Un callbot en amont de votre télésecrétariat
La digitalisation de votre relation clientèle
La qualité de votre écoute et la réactivité de vos réponses auprès de vos clients sont primordiales, puisque c’est ainsi que vous fidélisez vos clients et assurez la réputation dans votre domaine de votre entreprise. C’est pourquoi opter pour notre télésecrétariat est une excellente solution. En plus, le temps que vous gagnez vous pourrez le consacrer à votre cœur de métier.
Ces assistants virtuels savent aujourd’hui automatiser des situations de travail sur des fonctions basiques telle que le RDV. L’idée consiste à distribuer les tâches entre télésecrétaire et machine, dans une vision collaborative d’aide à l’activité. De cette manière, le secrétariat à distance conserve les activités qui nécessitent des compétences humaines à forte valeur ajoutée : évaluation, réactivité, créativité, etc. Alors que le robot répète des modèles prédictifs.
Ces assistants virtuels savent aujourd’hui automatiser des situations de travail sur des fonctions basiques telle que le RDV. L’idée consiste à distribuer les tâches entre télésecrétaire et machine, dans une vision collaborative d’aide à l’activité. De cette manière, le secrétariat à distance conserve les activités qui nécessitent des compétences humaines à forte valeur ajoutée : évaluation, réactivité, créativité, etc. Alors que le robot répète des modèles prédictifs.
Notre IA conversationnelle au service de votre secrétariat
Notre IA – Intelligence Artificielle – conversationnelle utilise l’apprentissage automatique, le Machine Learning. Cette technologie permet aux assistants virtuels d’apprendre, sans avoir été programmée préalablement à cet effet. Pour cela, l’analyse des flux de données associe questions et réponses, pour discuter de manière naturelle et personnalisée.
Avec l’intelligence artificielle, nous vous proposons de maximiser votre relation clientèle en associant des services digitaux aux compétences humaines indispensables de nos télésecrétaires.
- L’agenda en ligne 1001RDV
- Un chatbot et une FAQ dynamiques
- Le bot, IA conversationnelle
- Le callback
- Le Live chat et la messagerie instantanée
Téléchargez notre livre blanc !
Pour tout savoir sur nos centres d’appels et plateformes téléphoniques
Notre livre blanc vous apporte un éclairage permettant de saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir le meilleur prestataire répondant à vos besoins.
Choisissez un secrétariat à distance
Les solutions IPContact vous permettent de déléguez votre secrétariat téléphonique à distance en toute simplicité. Car, pour un secrétariat à distance sur mesure, occasionnel ou permanent, les applications CRM et télécom, développées par notre ESN* interne Logicielnet, s’adaptent parfaitement à vos besoins.
*ESN – Entreprise de Services du Numérique
*ESN – Entreprise de Services du Numérique
Si vous êtes médecin, pharmacien, infirmier : vous recevez de nombreux appels et devez organiser vos RDV pendant vos consultations ? Déléguez votre secrétariat médical.
Le secrétariat à distance est devenu une solution de plus en plus prisée dans le domaine médical. Médecin et cabinet médical ont de plus en plus recours à une assistante médicale à distance pour gérer leurs tâches administratives. Cette offre d’emploi répond à un besoin crucial, car les médecins peuvent ainsi se concentrer pleinement sur leurs patients.
De plus, les avantages de cette approche incluent la flexibilité des horaires et la possibilité d’engager des secrétaires spécialisées grâce à une formation médicale appropriée. Les secrétaires médicales à distance sont de véritables atouts pour le cabinet, car elles assurent une gestion administrative efficace tout en maintenant le respect des normes médicales.
Le secrétariat à distance est devenu une solution de plus en plus prisée dans le domaine médical. Médecin et cabinet médical ont de plus en plus recours à une assistante médicale à distance pour gérer leurs tâches administratives. Cette offre d’emploi répond à un besoin crucial, car les médecins peuvent ainsi se concentrer pleinement sur leurs patients.
De plus, les avantages de cette approche incluent la flexibilité des horaires et la possibilité d’engager des secrétaires spécialisées grâce à une formation médicale appropriée. Les secrétaires médicales à distance sont de véritables atouts pour le cabinet, car elles assurent une gestion administrative efficace tout en maintenant le respect des normes médicales.
Si vous êtes avocat, notaire, profession juridique : vous n’avez pas le temps de prendre vos RDV et votre secrétaire est déjà très occupée ? Notre télésecrétariat juridique prennent vos appels entrants.
Si vous êtes artisan dans le BTP : vous êtes peu disponible sur les chantiers et la gestion de votre emploi du temps est complexe ? Pensez au secrétariat à distance.
Si vous êtes patron d’une TPE-PME : vous souhaitez entretenir et améliorer votre relation clientèle mais vous manquez de temps ? Faites confiance à nos télésecrétaires btob.
Questions-Réponses
IPContact a développé un callbot conversationnel doté d’une IA. Capable de gérer le RDV par téléphone, dans un langage naturel avec l’appelant, notre callbot peut prendre et donner de l’information. Son intégration se fait en amont ou en aval de votre télésecrétariat.
Tous nos télésecrétaires sont français et ont donc le français comme langue maternelle. Nos télésecrétariats étant basés en région, nos opérateurs ont donc une connaissance particulière de l’environnement de la France.
Une charte de confidentialité est intégrée dans le contrat de travail de tous nos opérateurs. Il est également possible de faire signer une charte de convention spécifique à votre équipe dédiée.
Concernant la sécurité de vos informations, IPContact a adopte le RGPD, qui demande aux collecteurs de données de mettre en œuvre les mesures qui garantissent une sécurité maximale ainsi que l’entière disponibilité des données aux personnes à qui elles appartiennent. Les libertés d’accès sont ainsi en conformité avec la réglementation européenne.
Concernant la sécurité de vos informations, IPContact a adopte le RGPD, qui demande aux collecteurs de données de mettre en œuvre les mesures qui garantissent une sécurité maximale ainsi que l’entière disponibilité des données aux personnes à qui elles appartiennent. Les libertés d’accès sont ainsi en conformité avec la réglementation européenne.