Secrétariat téléphonique à distance : Optimisez la gestion de vos patients

“ Chaque appel géré par notre secrétariat téléphonique médical renforce la confiance des patients et optimise vos rendez-vous. ”

Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet

Bénéficiez de la tranquillité d’esprit avec notre service de secrétariat téléphonique à distance. Nos secrétaires spécialisés dans le secteur médical sont disponibles sur une large plage horaire pour gérer vos appels, vous permettant ainsi de vous concentrer entièrement sur vos patients. Vos communications sont redirigées vers notre plateforme de secrétariat médical, agissant comme une extension de votre cabinet. Notre télésecrétariat français est spécialement conçue pour le milieu médical, garantissant qu’aucun appel important ne soit manqué.

Découvrez les 4 avantages majeurs de notre secrétariat téléphonique à distance

1 • Votre organisation facilitée en interne

Laissez notre accueil médicale téléphonique alléger votre charge de travail en gérant vos appels, messages et rendez-vous.

2 • Votre assistance administrative dédiée

Notre équipe vous soutient dans toutes vos tâches administratives, de la facturation à la gestion des dossiers patients, vous libérant ainsi pour vous consacrer à vos soins médicaux.

3 • Votre image de marque positive valorise votre activité

En tant que premier point de contact, notre secrétariat téléphonique médical à distance incarne les valeurs de votre cabinet avec empathie, organisation et discrétion.

4 • Votre secrétariat externalisé forfaitaire et sur mesure

Nos tarifs mensuels sont ajustés en fonction de votre volume d’appels, par tranche de 100 appels, garantissant une solution à tarif fixe mensuel qui répond parfaitement aux besoins de votre pratique médicale.

Disponibilité complète de notre secrétariat téléphonique à distance

Notre secrétariat service santé est opérationnel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, y compris les weekends et les jours fériés, garantissant ainsi que votre permanence traite les appels urgents avec la priorité et l’efficacité nécessaires.

Accueil téléphonique

Notre équipe de secrétaires dédiés gère intégralement ou partiellement vos appels, y compris lors de pics d’activité, en assurant une réponse personnalisée du lundi au vendredi de 7h30 à 19h, ainsi que le samedi matin de 9h à 12h. Nous offrons également une permanence médicale téléphonique continue 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, adaptée aux besoins spécifiques de votre organisation (nuits, week-ends et jours fériés inclus).

Les appels sont transférés et selon vos directives. Nous gérons les demandes urgentes grâce à nos distributeurs automatiques d’appels (ACD), assurant une prise de message et une transmission immédiate des informations. Nous effectuons également un suivi rigoureux de la qualité des interactions, incluant le nombre d’appels reçus, traités, et le suivi des rendez-vous et relances effectuées.

Gestion optimisée des agendas partagés

Nous facilitons la prise de rendez-vous en ligne et par téléphone via une URL personnalisée, assurant une synchronisation complète des agendas et plannings avec vos outils professionnels. Notre service comprend la mise à jour régulière de votre emploi du temps, y compris les horaires d’ouverture et de fermeture, l’ajout de nouvelles plages horaires et la gestion des rendez-vous multiples.

Nous offrons également un service de transfert de documents administratifs et autres, simplifiant la gestion quotidienne de votre activité.

Et pour les cabinets multi-praticiens avec volumes d’appels élevés

Pour faciliter l’accès aux services pour tous les patients, y compris ceux moins à l’aise avec les technologies numériques, nous avons intégré un callbot avancé capable de gérer la prise de rendez-vous par téléphone. Ce système automatisé permet une accessibilité accrue, comparée aux plateformes en ligne, en offrant une interface vocale intuitive. Ainsi, vos secrétaires peuvent se concentrer sur la gestion des appels plus complexes tels que les urgences du jour, la coordination de rendez-vous entre deux patients, ou la communication avec les laboratoires et les infirmiers. Cette optimisation permet non seulement d’améliorer l’efficacité de notre service, mais assure également que chaque patient reçoive l’attention personnalisée et spécialisée nécessaire.

Vous souhaitez optimiser votre relation client à distance ? Contactez-nous !

Découvrez notre secrétariat téléphonique médical à distance

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.