Faites appel à un service de secrétariat à distance et restez concentrés sur votre cœur de métier
Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet
Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet
Découvrez les 4 avantages majeurs du secrétariat à distance
1 • Votre organisation facilitée en interne
2 • Votre assistance administrative qui vous seconde
3 • Votre image de marque positive valorise votre activité
4 • Votre solution de secrétariat à distance forfaitaire sur mesure
La satisfaction client : la préoccupation principale de notre secrétariat à distance
- Prise en charge par un secrétaire dédié des appels en totalité, partiellement ou en débordement
- Un accueil personnalisé, par un professionnel, du lundi au vendredi de 7h30 à 19h et le samedi matin de 9h à 12h
- Une plage horaire étendue jusqu’à 24h/24 – 7j/7, selon les entreprises (nuit, week-ends et jours fériés)
- Transfert avec mise en relation téléphonique suivant consignes et missions
- Gestion des demandes urgentes avec nos ACD (automatic call distributor)
- Gestion de crise par un secrétaire professionnel
- Prise de messages par vos télésecrétaires avec transmission en temps réel
- Offre de standard téléphonique à distance bilingue anglais disponible en permanence
- Suivi qualité assistant (nombre d’appels reçus, traités, éjectés… nombre de RDV pris, nombre de relances transformées)
- Prise de rendez-vous en ligne et de RDV téléphonique depuis une URL personnalisée
- Agendas et plannings synchronisés à votre entreprise
- Mise à jour de l’emploi du temps (horaires d’ouverture, de fermeture, ajout de plages, rendez-vous en surbooking)
- Transfert de documents, d’administratif, etc.
- Soutient administratif (transcription audio, facturation, archivage, courriers, documents, etc.)
- Diffusion multicanal : e-mail, téléphone ou SMS
- Enquête satisfaction avec saisie des données par un secrétaire
- Détection de projet entreprises
- Campagne d’appels sortants et/ou relance téléphonique auprès des clients, réalisées par une équipe de téléassistantes selon un script défini
- Argumentaire de vente
Donnez de la voix et de l’intelligence à votre relation client…
Découvrez notre accueil téléphonique externalisé
IPContact Group conçoit, pilote et supervise, depuis 2001, des services innovants qui associent compétences humaines et techniques aussi variés qu’étonnants. Contactez-nous !
Déléguez vos tâches administratives téléphoniques grâce au secrétariat à distance
Vos actions de secrétariat
- Assurer votre permanence téléphonique
- Intervenir sur des plages horaires définies avec vous, en permanence ou en débordement
- Diminuer votre surcharge de travail
- Gérer vos demandes : urgences, prises de message, mises en relation
- Compléter votre fichier avec les coordonnées complètes de vos clients
- Organiser votre planning
- Gérer votre assistance téléphonique ou votre hotline
Vos outils de secrétariat à distance
- Des outils CRM et télécom sur mesure
- Un agenda personnalisable et synchronisé avec Outlook ou celui de votre smartphone
- Un répondeur intelligent selon les plages horaires que vous aurez prédéfinies
- Un serveur vocal interactif pour orienter, qualifier et redistribuer selon les motifs pour 100% des appels pris en charge
- Un bouton callback pour les formulaires de vos sites Web
- Un callbot en amont de votre télésecrétariat
La digitalisation de votre relation clientèle
Ces assistants virtuels savent aujourd’hui automatiser des situations de travail sur des fonctions basiques telle que le RDV. L’idée consiste à distribuer les tâches entre télésecrétaire et machine, dans une vision collaborative d’aide à l’activité. De cette manière, le secrétariat à distance conserve les activités qui nécessitent des compétences humaines à forte valeur ajoutée : évaluation, réactivité, créativité, etc. Alors que le robot répète des modèles prédictifs.
Notre IA conversationnelle au service de votre secrétariat
- L’agenda en ligne 1001RDV
- Un chatbot et une FAQ dynamiques
- Le bot, IA conversationnelle
- Le callback
- Le Live chat et la messagerie instantanée
Téléchargez notre livre blanc !
Pour tout savoir sur nos centres d’appels et plateformes téléphoniques
Notre livre blanc vous apporte un éclairage permettant de saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir le meilleur prestataire répondant à vos besoins.
Choisissez un secrétariat à distance
*ESN – Entreprise de Services du Numérique
Le secrétariat à distance est devenu une solution de plus en plus prisée dans le domaine médical. Médecin et cabinet médical ont de plus en plus recours à une assistante médicale à distance pour gérer leurs tâches administratives. Cette offre d’emploi répond à un besoin crucial, car les médecins peuvent ainsi se concentrer pleinement sur leurs patients.
De plus, les avantages de cette approche incluent la flexibilité des horaires et la possibilité d’engager des secrétaires spécialisées grâce à une formation médicale appropriée. Les secrétaires médicales à distance sont de véritables atouts pour le cabinet, car elles assurent une gestion administrative efficace tout en maintenant le respect des normes médicales.
Si vous êtes avocat, notaire, profession juridique : vous n’avez pas le temps de prendre vos RDV et votre secrétaire est déjà très occupée ? Notre télésecrétariat juridique prennent vos appels entrants.
Questions-Réponses
Concernant la sécurité de vos informations, IPContact a adopte le RGPD, qui demande aux collecteurs de données de mettre en œuvre les mesures qui garantissent une sécurité maximale ainsi que l’entière disponibilité des données aux personnes à qui elles appartiennent. Les libertés d’accès sont ainsi en conformité avec la réglementation européenne.