Quel tarif pour mon télésecrétariat téléphonique ?
Accueillir ses clients est essentiel, bien recevoir ses patients aussi. Tous les professionnels vous l’affirmeront. Un télésecrétariat téléphonique efficace et de qualité est donc un outil professionnel indispensable, garant de la relation patient et de la relation client. Mais qu’en est-il du tarif ?
Comment s’assurer de disposer d’un accueil téléphonique professionnel en payant le prix le plus juste ? Voici quelques éléments de réponse pour se faire une idée du tarif d’un télésecrétariat.
Comment s’assurer de disposer d’un accueil téléphonique professionnel en payant le prix le plus juste ? Voici quelques éléments de réponse pour se faire une idée du tarif d’un télésecrétariat.
Comment maîtriser ses tarifs de télésecrétariat téléphonique ?
Quel que soit le secteur d’activité, le secrétariat peut être une charge financière lourde, notamment pour les PME et TPE et plus encore pour les professionnels qui s’installent en libéral, tels que les avocats, médecins, infirmiers, architectes… Le coût d’une secrétaire dédiée est élevé, sans oublier l’espace à y consacrer en interne (bureau, standard téléphonique, logiciel secrétariat, outils CRM et télécom, etc.).
De ce fait, il faut trouver des solutions qui réduisent les coûts sans altérer la qualité de l’accueil téléphonique. La solution du secrétariat téléphonique externalisé apparaît alors comme une alternative intéressante à plus d’un titre, en particulier en termes financiers.
De ce fait, il faut trouver des solutions qui réduisent les coûts sans altérer la qualité de l’accueil téléphonique. La solution du secrétariat téléphonique externalisé apparaît alors comme une alternative intéressante à plus d’un titre, en particulier en termes financiers.
Faire appel à une plateforme téléphonique externalisée : combien ça coûte ?
Un secrétariat à distance s’organise par le biais d’une plateforme téléphonique, également appelée “centre d’appels” ou “call center”. Du fait de la mutualisation entre plusieurs clients, le coût en est significativement réduit. Les contrats sont établis en fonction des besoins. Le prix du service varie selon les heures de permanence téléphonique effectuées, les services associés et les options.Des tarifs souvent sur mesure qui dépendent de 3 facteurs
- Le volume d’appels
- Les services souhaités : réception des appels entrants, prise de messages, prise de rendez-vous et gestion des agendas, renvoi des appels, notification des messages par e-mail ou SMS, comptes rendus d’appels rédigés, accueil téléphonique 24h / 24, 7j / 7, voire des services commerciaux de prospection ou administratifs plus complets…
- Et surtout le niveau de qualité de service souhaité
Avec l’externalisation et la mutualisation de l’accueil téléphonique, le coût du traitement des appels se réduit
La mise en place d’un standard téléphonique externalisé est moins coûteuse que celle d’un service interne. Pas de salaire ni de congés à payer, ni d’équipement informatique et téléphonique à installer, ni de personnel à former… Et plus la valeur ajoutée de la télésecrétaire est forte (télésecrétaire bilingue, téléopérateur commercial, etc.), plus cette équation se vérifie. C’est donc une évidence. Avec un secrétariat téléphonique externalisé, le budget “accueil téléphonique” est mieux maîtrisé. Cela explique d’ailleurs le succès des plateformes téléphoniques auprès de nombreux corps de métier.
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Quel tarif de télésecrétariat téléphonique pour quelle qualité de service ?
La recherche du prestataire le moins cher n’est pas forcément la meilleure idée en matière de secrétariat externalisé. Les coûts étant, de toute façon, moindres par rapport à une solution interne, mieux vaut opter pour le meilleur rapport qualité-prix. Une solution low cost risque de décevoir…
Les plateformes délocalisées
Un coût de service réduit peut être le signe d’une plateforme téléphonique délocalisée à l’étranger.Les inconvénients en sont alors nombreux : maîtrise imparfaite de la langue française, méconnaissance du vocabulaire de votre activité et de votre secteur d’intervention, problèmes techniques de liaison, etc. Très souvent, l’image de marque de votre entreprise en pâtit.
S’assurer de la qualité de votre centre d’appels
Avant de choisir, renseignez-vous sur l’ancienneté de l’entreprise prestataire ainsi que sur ses références et les avis des clients. Assurez-vous que les téléopérateurs ont reçu une formation adéquate leur permettant d’assurer un accueil téléphonique professionnel de qualité.Ensuite, interrogez l’entreprise pour savoir si elle a une politique qualité et si elle effectue des contrôles en la matière.
Enfin, vous pouvez comparer les modes de facturation, la durée des périodes d’essai et d’engagement. Certains prestataires proposent des forfaits au mois ou à l’année, en fonction du volume d’appels et des services souhaités. Prenez le temps de bien analyser tous ces éléments avant de faire votre choix pour bénéficier du tarif de secrétariat téléphonique le plus adapté à vos besoins.
Comment comparer les tarifs de télésecrétariat téléphonique externalisé ?
Le tarif des centres d’appels est probablement ce que l’on consulte en premier quand on décide d’externaliser son accueil téléphonique. Il faut être sûr d’être dans l’enveloppe budgétaire qu’on s’est fixée. Mais ensuite ? Peut-on se baser uniquement sur les prix entre concurrents et opter pour le moins cher ? Ou, au contraire, doit-on tout miser sur la qualité et choisir d’emblée le tarif le plus élevé ? Face à des prestations et à des tarifs très divers, comment s’y retrouver ?
Ce que cachent les tarifs des centres d’appel
Le tarif d’une prestation de secrétariat téléphonique externalisé proposé par un centre d’appels dépend des options que vous choisissez. Il est donc important de vérifier ce que ce tarif inclut.
En effet, il peut comprendre la prise en charge de tous les appels, le temps passé (prix à la minute), la prise de messages, le transfert d’appels d’urgence, la prise en compte de l’escalade managériale, la compatibilité des outils CRM avec votre matériel, la gestion des rendez-vous.
Vous devez également vérifier ce qu’il exclut. Par exemple, l’accès aux indicateurs de qualité ou l’envoi en temps réel des notifications d’appels… En d’autres termes, assurez-vous de disposer de la garantie d’une prise en charge de 100 % des appels !
Vérifiez également les services proposés en option et leur surcoût éventuel. Il va de soi que chaque centre d’appel propose des tarifs bien distincts. Cela dépend principalement des options choisies par l’entreprise. Parfois, il peut être plus judicieux et plus efficient pour vous de choisir des packs avec un maximum d’options. Quoi qu’il en soit, les centres d’appels vous laissent le choix de personnaliser au mieux leurs services, dans le but de s’adapter aux besoins de votre structure.
En effet, il peut comprendre la prise en charge de tous les appels, le temps passé (prix à la minute), la prise de messages, le transfert d’appels d’urgence, la prise en compte de l’escalade managériale, la compatibilité des outils CRM avec votre matériel, la gestion des rendez-vous.
Vous devez également vérifier ce qu’il exclut. Par exemple, l’accès aux indicateurs de qualité ou l’envoi en temps réel des notifications d’appels… En d’autres termes, assurez-vous de disposer de la garantie d’une prise en charge de 100 % des appels !
Vérifiez également les services proposés en option et leur surcoût éventuel. Il va de soi que chaque centre d’appel propose des tarifs bien distincts. Cela dépend principalement des options choisies par l’entreprise. Parfois, il peut être plus judicieux et plus efficient pour vous de choisir des packs avec un maximum d’options. Quoi qu’il en soit, les centres d’appels vous laissent le choix de personnaliser au mieux leurs services, dans le but de s’adapter aux besoins de votre structure.
Les compétences des télésecrétaires : un élément essentiel pour votre activité
Enfin, last but not least, si vous travaillez dans un domaine spécifique (droit des affaires, notariat, spécialité médicale, tourisme), vérifiez que le service proposé inclut des téléopérateurs et télésecrétaires qualifiés dans votre domaine.En résumé, un accueil téléphonique externalisé doit proposer, avant tout, des options qui s’adaptent à votre activité professionnelle, un coût raisonnable et une ou plusieurs téléopératrices qualifiées pour répondre en votre nom. C’est l’alliance de ces trois principes qui vous assurera une relation client optimale et vous permettra d’envisager le développement de votre entreprise en toute sérénité.