accueil téléphonique de qualité : un sourire au bout du fil

Accueil au téléphone de qualité : l’engagement d’IPContact pour renforcer la relation client au sein des entreprises

Proposer un accueil au téléphone de qualité repose sur trois piliers essentiels : la formation, les outils adaptés et un encadrement rigoureux des télésecrétaires. Chez IPContact, nous allons plus loin : notre suivi qualité, devenu notre marque de fabrique, s’accompagne d’un service d’accompagnement personnalisé pour chaque client.

Notre priorité est de garantir la fluidité et l’efficacité de votre accueil téléphonique externalisé. Tout au long de notre collaboration, un référent IPContact se tient en lien direct avec les agents d’accueil, qui sont formés pour répondre aux spécificités de votre activité. Il veille également à ce que les solutions mises en place soient conformes à vos besoins et à la réglementation (RGPD). Prêt à intervenir à tout moment, il assure un service sans faille, y compris lors des appels d’urgence.
Télésecrétariat IPContact
Faciliter la prise d'appels et rendre accessible la permanence avec un taux de décroché à 100% avec l'association téléopérateur et IA conversationnelle
Astreinte téléphonique externalisée, gestion des appels entrants des entreprises, soutien technique service, droit employeur, effectif supplétif
Opérateur callcenter dédiée au tourisme
Activités contrôlées par des indicateurs qualité sur chaque clic du bouton

Comme réaliser un accueil au téléphone de qualité ?

La qualité de votre relation client dépend avant tout de celle de votre accueil téléphonique. Par exemple, un standard d’accueil téléphonique surchargé est à éviter absolument. C’est pourquoi IPContact met en place un système de suivi qualité qui relie vos différents services, qu’il s’agisse de secrétariat interne, de télésecrétariat externalisé, de service client, ou de service après-vente, pour une interaction fluide avec votre public. Grâce à un suivi quotidien des indicateurs de performance et au management qualité, nos opérateurs assurent un accueil personnalisé, répondant aux besoins relationnels propres à votre secteur.

3 valeurs-phares garantes de la qualité d'accueil IPContact

Secrétariat à distance en pleine conversation avec un correspondant
Assistance téléphonique pour service client externalisé

1 • Les engagements de la charte qualité IPContact

  • Décrocher à la troisième sonnerie, soit en moins de 9 secondes.
  • Identifier chaque interlocuteur, écouter activement sa requête (reformulation des questions), renseigner précisément la demande et tracer chaque interaction.
  • Respecter les fiches de réception d’appels ou scripts d’appels entrants selon votre charte d’accueil.
  • Activer le répondeur du standard téléphonique lors des interruptions de service, conformément à vos instructions.
  • Mesurer les temps de réponse et de décroché pour chaque nouveau client grâce à nos outils statistiques.
  • Former les nouvelles télésecrétaires, hôtesses d’accueil ou de clientèle selon vos consignes spécifiques.
Notre charte qualité est conçue pour s’adapter à vos flux d’appels, assurant un service personnalisé et contribuant à améliorer l’accueil client.

La traçabilité des appels, les contrôles qualité réguliers et les indicateurs de suivi permettent d’obtenir des données précises et de maintenir une satisfaction client élevée. Tous nos centres d’accueil, situés en France, suivent cette charte avec rigueur pour gérer les appels entrants.

2 • La proximité

Chez IPContact, externalisation ne rime pas avec délocalisation. Tous nos centres d’accueil sont implantés en France, répartis dans plusieurs régions pour être au plus proche de vos clients, qu’ils soient patients, bénéficiaires, prospects ou fournisseurs.

3 • La confidentialité

  • Discrétion assurée : vos interlocuteurs ne se rendent pas compte que votre secrétaire IPContact travaille à distance.
  • Accès aux informations pertinentes relatives à votre activité, en toute confidentialité.
  • Respect des consignes spécifiques et strict respect de la RGPD, avec signature d’engagement de confidentialité par nos téléopérateurs.
télésecrétaire  

Vous souhaitez optimiser votre relation client ?

Découvrez notre accueil au téléphone de qualité

Depuis 2001, IPContact Group conçoit et supervise des solutions innovantes qui allient expertise humaine et technologique. Contactez-nous !
Faire appel à un prestataire externe : centre d'appels, service contact client BtoB toC pour entreprise
l'expérience pratique témoigne de la maitrise de l'accueil téléphonique

Des valeurs et un engagement moteurs dans nos missions au quotidien

Une collaboration fondée sur des engagements d’intégrité et de réactivité

IPContact vous propose une communication éthique, ancrée dans la durée, où l’écoute et la réactivité sont au centre de chaque échange. Alors que le digital transforme les comportements, nous choisissons de replacer l’humain au cœur des interactions, offrant ainsi un service d’accueil téléphonique externalisé qui conjugue rapidité, efficacité et personnalisation.  

Un interlocuteur unique

Votre interlocuteur IPContact, référent unique tout au long de notre collaboration, s’assure de la définition d’un accueil téléphonique parfaitement adapté à votre entreprise. Il ajuste les services en continu, selon vos retours, pour répondre précisément à vos besoins.

Un suivi régulier pour la mise en service

IPContact s’engage dans un suivi régulier : trois jours après la mise en place de vos services, un appel de suivi est réalisé. Nous procédons ensuite à des bilans hebdomadaires puis mensuels pour ajuster le service en continu et garantir votre entière satisfaction.

Un accueil téléphonique personnalisé et sur-mesure

Que vous souhaitiez externaliser votre secrétariat téléphonique ou bénéficier de services plus complets, IPContact propose des solutions sur mesure adaptées à vos exigences : intégration dans votre CRM, évolution des services, amplitude horaire étendue, et fidélisation renforcée.

Virtualiser son accueil téléphonique pour mieux distribuer ses ressources

Permanence téléphonique SAV IPContact
Services de téléophonie - SVI automatisé avec pré-décroché via calbbot
Grâce à des outils CRM et télécom performants, la virtualisation de notre accueil téléphonique offre une grande souplesse dans la gestion des ressources humaines. En simplifiant le routage des appels selon le profil de l’appelant et la disponibilité des agents, nous assurons un accueil au téléphone de qualité pour chaque interaction.

Des compétences  techniques en interne

Pour garantir un accueil téléphonique performant, notre équipe interne inclut des ingénieurs et techniciens dédiés, qui travaillent en R&D pour développer les solutions technologiques nécessaires à la satisfaction de nos clients.
Faciliter la prise d'appels et rendre accessible la permanence avec un taux de décroché à 100% avec l'association téléopérateur et IA conversationnelle
Opérateur avec CRM

Un logiciel CRM intégré et des options télécom avancées pour optimiser l’accueil

Les solutions CRM et télécom d’IPContact sont conçues pour optimiser votre relation client en sécurisant l’accès aux bases de données et en répartissant efficacement les appels. Nos outils permettent aux agents de gérer chaque interaction avec précision et réactivité, assurant ainsi une image de marque positive pour votre entreprise.
IPContact met l’accent sur la personnalisation et la rigueur dans chaque interaction client. Nos télésecrétaires sont formés aux spécificités de votre entreprise, ce qui assure un accueil cohérent avec votre image de marque et renforce votre réputation.
Nous formons nos télésecrétaires et mettons en place des indicateurs de performance. Nos engagements incluent un décroché rapide, une écoute active et une réponse adaptée, contribuant à améliorer l’accueil client.
L’externalisation offre un service de haute qualité et une prise en charge professionnelle de chaque appel. Nos centres en France garantissent une réactivité et une disponibilité accrue, essentielles pour faire bonne impression auprès de vos clients.