Répondeur automatique intelligent : ne manquez plus aucun appel
Un appel manqué est une opportunité commerciale, médicale ou administrative perdue. IPContact met en place un répondeur automatique intelligent sur votre ligne habituelle : il enregistre, trie et transmet vos messages vocaux par e-mail en temps réel, tout en s’appuyant sur l’IA conversationnelle pour orienter vos appelants même en dehors de vos heures de permanence téléphonique. Votre répondeur devient ainsi le prolongement professionnel de votre accueil, beaucoup plus qu’une simple boîte vocale.
Qu'est-ce qu'un répondeur automatique intelligent ?
Un répondeur automatique intelligent ne se contente plus d’enregistrer un message vocal. Grâce à l’intelligence artificielle et aux technologies de reconnaissance vocale, il comprend les demandes des appelants, retranscrit automatiquement les messages et applique les consignes que vous avez définies. Il devient ainsi un véritable outil d’accueil téléphonique, qui qualifie les appels et transmet les informations en temps réel.
Répondeur intelligent ou répondeur classique : quelles différences ?
Un répondeur téléphonique classique enregistre un message, et rien d’autre. Alors qu’un répondeur automatique intelligent va plus loin : reconnaissance vocale, transcription automatique, identification des appels urgents, filtrage des appels indésirables et transmission immédiate des messages par e-mail.Vous gardez le contrôle sur vos consignes de traitement, sans avoir à consulter votre messagerie vocale. Les informations importantes sont centralisées et les demandes prioritaires sont identifiées à leur réception.
Les fonctionnalités d’un répondeur automatique intelligent
Selon les scénarios définis, votre répondeur enregistre les messages vocaux, les retranscrit automatiquement, distingue les appels urgents des sollicitations courantes, envoie chaque message par e-mail en temps réel et déclenche les actions prévues par votre organisation.Selon sa configuration, il dialogue également avec l’appelant afin de recueillir des informations complémentaires avant de transmettre la demande ou de l’orienter vers le traitement le plus adapté.
Le répondeur intelligent devient un véritable accueil téléphonique
L’évolution des technologies vocales transforme le rôle du répondeur. Au-delà de la simple prise de message, il dialogue désormais avec les appelants, comprend leur demande et les oriente automatiquement. Le répondeur intelligent remplace progressivement les anciens menus vocaux à choix multiple au profit d’une interaction plus naturelle et plus efficace.
Pourquoi IPContact n’utilise plus le SVI « Tapez 1, tapez 2… »
Les anciens répondeurs à choix multiple, également appelés serveurs vocaux interactifs (SVI) à touches, imposent à l’appelant de naviguer dans un menu vocal en sélectionnant une option (« Tapez 1 », « Tapez 2 », etc.). Ce fonctionnement atteint vite ses limites : parcours rigide, erreurs de sélection, abandon d’appel et expérience utilisateur datée.Chez IPContact, ce mode de fonctionnement a été remplacé par un SVI conversationnel piloté par l’intelligence artificielle téléphonique. L’appelant formule naturellement sa demande avec ses propres mots. Le système analyse son intention et l’oriente directement vers le bon interlocuteur ou le scénario de traitement prévu.
Comprendre les demandes pour orienter automatiquement les appelants
Ce répondeur innovant s’appuie sur notre serveur vocal interactif nouvelle génération. Plutôt que de demander aux appelants de choisir une touche, il comprend leur demande, qualifie automatiquement leur besoin, priorise les urgences et applique vos règles d’orientation.Les demandes sont transmises à vos équipes, prises en charge par un télésecrétaire, enregistrées pour traitement ultérieur ou confiées à un scénario automatisé. Vous conservez l’organisation de votre accueil téléphonique tout en offrant une expérience plus opérationnelle et plus intuitive à vos appelants.
Comment fonctionne votre répondeur automatique intelligent
Définissez vos plages horaires
Vous définissez les plages horaires couvertes par vos agents d’accueil IPContact et celles pendant lesquelles le répondeur automatique intelligent prend le relais. En dehors de vos heures de permanence téléphonique, chaque appel est pris en charge selon les scénarios que vous avez définis.Tri automatique des urgences et qualification des appels
Selon vos consignes, la plateforme relation client IPContact analyse les messages reçus et identifie les demandes prioritaires. Les appels indésirables sont filtrés, les urgences signalées instantanément et les autres sollicitations classées avant leur traitement.Recevez vos messages vocaux par e-mail en temps réel
Chaque message laissé par un appelant est immédiatement retranscrit puis transmis par e-mail. Vous consultez les informations sans devoir appeler votre messagerie vocale ni écouter les messages un à un.
Reconnaissance vocale et transcription automatique :
la technologie Logicielnet
Logicielnet, l’ESN d’IPContact Group et opérateur télécom déclaré auprès de l’ARCEP depuis 2005, développe et exploite l’ensemble de notre infrastructure téléphonique.
Les équipes techniques assurent une supervision 24h/24 et 7j/7, ainsi que la maintenance du logiciel d’accueil téléphonique Logicielnet et des plateformes CRM et télécom qui lui sont associées, hébergés sur une infrastructure redondée répartie dans plusieurs datacenters.
Les technologies de reconnaissance vocale et de transcription automatique sont directement intégrées à cette infrastructure afin d’assurer un traitement fiable des messages vocaux, sans limitation du nombre de lignes téléphoniques identifiées par SDA.
Les technologies de reconnaissance vocale et de transcription automatique sont directement intégrées à cette infrastructure afin d’assurer un traitement fiable des messages vocaux, sans limitation du nombre de lignes téléphoniques identifiées par SDA.
Pourquoi choisir un répondeur automatique intelligent IPContact
Le répondeur automatique intelligent IPContact s’intègre à votre organisation sans modifier vos habitudes de travail. Vous conservez votre numéro de téléphone, définissez vos propres règles de traitement et faites évoluer votre dispositif d’accueil selon vos besoins.
Notre solution fonctionne seule ou associée à une permanence téléphonique, un télésecrétariat, un agent conversationnel téléphonique ou un centre de contacts. Vous bénéficiez ainsi d’un accueil évolutif, qui s’adapte à votre activité tout en garantissant la continuité de service.
Vous souhaitez placer un répondeur automatique intelligent sur votre ligne professionnelle ?
Ne laissez plus aucun appel sans suite
Depuis 2001, IPContact Group accompagne les entreprises, établissements de santé, administrations et collectivités dans l’organisation de leur accueil téléphonique. Nos solutions de répondeur automatique intelligent associent infrastructure télécom, reconnaissance vocale, intelligence artificielle conversationnelle et scénarios de traitement personnalisés afin d’assurer la continuité de vos appels sans modifier vos habitudes de fonctionnement.
Un répondeur professionnel, vitrine de votre relation client
Le répondeur est généralement le premier contact entre votre entreprise et vos clients, patients ou usagers. Même en dehors de vos horaires d’ouverture, il participe à la qualité de votre relation client.
Grâce à un message personnalisé, un pré-décroché adapté à votre activité et un traitement organisé des appels, vous assurez une continuité d’accueil cohérente avec votre image de marque.
Pour les entreprises recevant des appels internationaux, IPContact propose également une prise en charge bilingue anglais.
Grâce à un message personnalisé, un pré-décroché adapté à votre activité et un traitement organisé des appels, vous assurez une continuité d’accueil cohérente avec votre image de marque.
Pour les entreprises recevant des appels internationaux, IPContact propose également une prise en charge bilingue anglais.
Options télécom complémentaires à votre répondeur intelligent
Pour compléter votre dispositif d’accueil téléphonique, IPContact met à votre disposition plusieurs services :
- Agenda en ligne : prise de rendez-vous par Internet.
- Call-to-Action : rappel automatique entre deux numéros
- Message d’attente : diffusion d’un message personnalisé pendant un transfert ou une mise en attente
- Portabilité : maintien de votre numéro de téléphone à la mise en service
- Pré-décroché personnalisé : message diffusé avant la prise de l’appel
- Redirection des télécopies : réception des fax par e-mail en temps réel
- SDA (Sélection Directe à l’Arrivée) : numéros directs pour vos collaborateurs ou vos services
- Suite logicielle centre d’appels : qualification des contacts et pilotage de votre accueil téléphonique en mode 100 % cloud
Questions fréquentes sur le répondeur automatique intelligent
Un répondeur automatique intelligent enregistre les messages vocaux, les retranscrit automatiquement, identifie les demandes prioritaires et transmet les informations par e-mail en temps réel. Selon sa configuration, il peut également dialoguer avec les appelants et orienter leurs demandes.
Un répondeur classique se limite à enregistrer les messages vocaux. Un répondeur intelligent ajoute la reconnaissance vocale, la transcription automatique, le tri des appels et applique des scénarios de traitement définis par l’entreprise.
Un répondeur à choix multiple, aussi appelé serveur vocal interactif (SVI) à touches, demande à l’appelant de sélectionner une option en utilisant son clavier téléphonique (« Tapez 1 », « Tapez 2 », etc.). Les solutions les plus récentes remplacent ce fonctionnement par une compréhension directe de la demande grâce à l’intelligence artificielle conversationnelle.
Non. IPContact remplace les menus vocaux à touches par un SVI conversationnel qui comprend les demandes formulées naturellement par les appelants afin de les orienter vers le traitement approprié.
Une fois votre répondeur configuré, chaque message vocal est automatiquement retranscrit puis envoyé par e-mail en quelques instants, sans avoir à consulter votre messagerie téléphonique.
Oui. Le répondeur automatique intelligent IPContact fonctionne avec votre numéro habituel grâce à la portabilité ou aux mécanismes de renvoi d’appels adaptés à votre installation.
Oui. Le répondeur fonctionne en continu ou uniquement sur les plages horaires que vous définissez, par exemple en dehors des heures d’ouverture ou en complément de votre permanence téléphonique.
Oui. IPContact dispose de plateaux téléphoniques bilingues français-anglais qui prennent en charge les appels internationaux.
La permanence téléphonique repose sur des chargés d’accueil qui répondent aux appels en direct. Le répondeur automatique intelligent prend le relais lorsque cette prise en charge n’est pas prévue, afin de ne perdre aucune demande et d’assurer la continuité de votre accueil.