FAQ • Télésecrétariat IPContact
Depuis 2001, IPContact accompagne les professionnels dans l’externalisation de leur accueil téléphonique grâce à une combinaison d’expertise humaine, d’infrastructures télécom et de solutions d’intelligence artificielle.
Le groupe IPContact s’appuie sur :
- IPContact pour l’accueil téléphonique et la permanence téléphonique,
- Logicielnet pour les télécommunications, les logiciels métiers et les intégrations,
- Phone Partners pour les campagnes d’appels sortants et la prospection BtoB.
Présentation du service
Compatibilité et intégration de l'IA
Pour une prise en charge de vos appels jusqu’à 24h/24 - 7j/7
Gestion des appels
- Accueil et script personnalisés selon votre secteur d’activité
- Transmission de message, transfert direct ou création de ticket selon vos procédures internes
- Envoi d’un compte rendu détaillé (mail, ticket, ou notification CRM) pour un suivi en temps réel.
Un projet, contactez-nous au 09 7026 0762
Personnalisation et adaptabilité
Oui. Notre service de télésecrétariat est entièrement personnalisable afin de s’adapter à vos besoins métiers, à vos horaires et à votre organisation interne.
Nous configurons des scripts d’appels sur mesure, des procédures de gestion personnalisées et des consignes de transfert précises pour que chaque appel soit traité selon vos standards de qualité.
Cette approche sur mesure garantit un télésecrétariat aligné sur vos objectifs « commerciaux » et vos valeurs de relation client, qu’il s’agisse de gestion d’agenda, de filtrage d’appels, de création de tickets ou de réception multilingue.
Nous élaborons avec vous une charte d’accueil téléphonique et des scripts d’appels personnalisés afin que chaque échange reflète fidèlement votre image de marque et vos valeurs professionnelles.
Nos télésecrétaires reçoivent une formation dédiée à votre activité, à votre vocabulaire métier et au ton à adopter pour garantir une cohérence totale dans la relation client.
Cette approche collaborative assure un accueil téléphonique sur mesure, en parfaite continuité avec votre communication d’entreprise et vos standards de qualité.
Notre callbot conversationnel repose sur une intelligence artificielle dédiée à la gestion des appels entrants. Il traite en priorité les questions récurrentes et les demandes simples avant de rediriger, si nécessaire, l’appel vers un télésecrétaire.
Grâce à la compréhension du langage naturel, le callbot identifie le motif de l’appel, y répond avec précision et enregistre les informations utiles dans la base de connaissance de votre service.
Ce système garantit un décroché immédiat, une réduction des temps d’attente et une priorisation intelligente des appels complexes vers les opérateurs humains.
L’alliance entre IA conversationnelle et télésecrétariat humain assure ainsi une prise en charge rapide, personnalisée et continue, même en période de fort trafic.
Une question, contactez-nous au 09 7026 0762
Domaine médical
Le télésecrétariat médical IPContact s’adapte à l’organisation et aux besoins de chaque spécialité de santé. Nos télésecrétaires formées aux métiers du médical assurent la gestion des appels, la prise de rendez-vous et le suivi des consignes propres à chaque praticien.
Nous accompagnons notamment :
- Les médecins généralistes et les cabinets de groupe pour la gestion quotidienne des consultations
- Les spécialistes tels que dermatologues, cardiologues, pédiatres, gastro-entérologues ou gynécologues ;
- Les chirurgiens, anesthésistes et infectiologues pour la coordination des interventions et la transmission des consignes préopératoires
Les cabinets dentaires, kinésithérapeutes, ostéopathes et centres esthétiques pour la gestion des plannings et rappels de rendez-vous.
Chaque mission repose sur un protocole clair : identification de l’appelant, respect du secret médical, synchronisation avec votre agenda en ligne et transmission sécurisée des messages.
👉 Découvrez notre service de télésecrétariat médical
La confidentialité des données de santé constitue un engagement central de notre télésecrétariat médical.
Toutes les informations transmises par téléphone, e-mail ou agenda en ligne sont traitées selon des protocoles de sécurité stricts et dans le respect des réglementations en vigueur.
Nos pratiques s’appuient sur :
- le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) pour la conformité européenne,
- l’hébergement sur des serveurs certifiés HDS (Hébergeurs de Données de Santé), garantissant la sécurité et la traçabilité des échanges,
- la formation continue de nos télésecrétaires à la gestion confidentielle des informations médicales et à la discrétion professionnelle.
Chaque appel, message ou donnée patient est manipulé dans un cadre strictement confidentiel, assurant un accueil téléphonique médical sécurisé et conforme aux standards les plus exigeants du secteur.
Oui. Notre télésecrétariat prend en charge la gestion complète des rendez-vous : de la prise d’appel à la planification des consultations, jusqu’aux rappels automatiques par SMS ou e-mail.
Nos télésecrétaires travaillent sur des agendas partagés synchronisés avec vos outils existants tels que Doctolib, Maiia ou tout autre logiciel de gestion médicale.
Cette intégration en temps réel garantit une mise à jour continue de votre planning, l’élimination des doubles réservations et une coordination fluide entre votre cabinet et vos patients.
Résultat : une organisation simplifiée, un gain de temps significatif et une relation patient renforcée grâce à une communication claire et anticipée.
Nos télésecrétaires sont formées à identifier les situations d’urgence et à appliquer les protocoles de sécurité définis avec votre cabinet.
Dans ces cas précis, elles n’effectuent pas elles-mêmes le transfert vers les services d’urgence, afin de garantir que l’appelant soit géolocalisé par le SAMU (15), les pompiers (18) ou le 112.
L’appelant est donc invité à contacter directement les urgences, tandis que le professionnel de santé référent est informé immédiatement qu’un appel potentiellement urgent a été signalé.
Cette procédure permet d’assurer à la fois la sécurité du patient, le respect du protocole médical et la traçabilité de l’événement.
Domaines professionnels pris en charge
Non. Notre télésecrétariat externalisé s’adapte à de nombreux métiers et secteurs d’activité.
Au-delà du domaine de la santé, nous accompagnons aussi les cabinets juridiques, les entreprises du BTP, les agences immobilières, les e-commerçants, les assureurs et bien d’autres professionnels.
Chaque secteur bénéficie d’un accueil téléphonique personnalisé, de consignes spécifiques et d’une gestion des appels sur mesure selon ses enjeux : prise de rendez-vous, filtrage des appels, traitement des urgences ou suivi client.
Nos télésecrétaires professionnelles sont formées aux terminologies propres à chaque métier pour garantir un échange professionnel et précis.
Grâce à notre SSII interne Logicielnet, opérateur télécom et éditeur de logiciels, nous déployons des interfaces API sécurisées permettant une synchronisation en temps réel des données : prises d’appels, messages, rendez-vous ou tickets support.
Cette interconnexion garantit une continuité de service entre votre organisation interne et notre plateau, tout en respectant vos protocoles techniques et de sécurité.
Pour les clients utilisant la suite Logicielnet, un module de statistiques intégré permet d’accéder à ces informations directement dans l’interface. Ces analyses facilitent le pilotage de votre activité, la détection des pics d’appels et l’ajustement de vos consignes en continu.
À l’issue de cette période, le contrat démarre en tacite reconduction annuelle (12 mois), sur la base du forfait mensuel le plus adapté à votre volume d’appels, défini par palier d’appels reçus.