FAQ • Télésecrétariat IPContact
Notre service d’accueil téléphonique et de gestion d’appels est conçu pour offrir une solution sur mesure, adaptée aux besoins des professionnels de tous secteurs : santé, juridique, éducation, e-commerce ou services.
Le groupe IPContact réunit trois pôles complémentaires :
- IPContact, expert en accueil et permanence téléphonique made in France,
- Logicielnet, opérateur télécom et SSII interne, garant de l’intégration technique et de la conformité,
- et Phone Partners, spécialisé dans les campagnes d’appels sortants et la prospection B2B.
Cette FAQ répond aux questions les plus fréquentes concernant nos services, leurs fonctionnalités et leurs possibilités d’intégration. Si vous souhaitez un accompagnement personnalisé, contactez notre équipe.
Présentation du service
Compatibilité et intégration de l'IA
Notre télésecrétariat externalisé répond aux exigences des entreprises B2B, quels que soient leur taille ou leur domaine : industrie, ingénierie, services informatiques, maintenance, conseil, ou commerce interentreprises.
Chaque prestation est configurée selon vos protocoles internes, afin de garantir une réception d’appels professionnelle, une transmission d’informations fiable et une parfaite continuité de service avec vos équipes commerciales ou techniques.
Notre SSII interne Logicielnet travaille en étroite collaboration avec vos équipes techniques pour garantir une intégration complète de notre service de télésecrétariat à vos outils existants.
Grâce à des interfaces API et des configurations personnalisées, nos solutions s’interconnectent avec vos logiciels métiers, CRM, agendas ou systèmes de ticketing.
L’objectif : assurer une gestion cohérente et efficace des appels tout en préservant vos habitudes de travail et la continuité de vos processus internes.
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Oui, certains prérequis techniques sont nécessaires selon le mode d’interconnexion choisi pour transférer vos appels vers notre plateau de télésecrétariat. Notre équipe technique vous accompagne à chaque étape : validation de compatibilité, configuration, tests et supervision du transfert d’appels pour garantir une interconnexion stable et sécurisée. Deux configurations sont possibles :
1️⃣ Via le réseau téléphonique commuté (RTC)
Vous transférez vos appels sur un numéro géographique ou non géographique que nous mettons à votre disposition. Ce mode est simple à mettre en œuvre et adapté aux volumes d’appels limités.
Limites : coût de transfert, nombre de lignes simultanées dépendant de votre infrastructure, et impossibilité de rediriger vers un numéro court ou SDA interne.
2️⃣ Via un trunk SIP (Voix sur IP)
Notre SSII interne Logicielnet, opérateur télécom agréé ARCEP, peut établir une liaison SIP sécurisée entre votre système et notre centre d’appels. Ce mode nécessite un équipement téléphonique compatible SIP,
et la configuration d’un trunk par votre prestataire (par ex. Alcatel, 3CX, Avaya, etc.).
Avantages : aucune limitation de lignes simultanées, zéro coût de communication, et compatibilité totale avec vos numéros courts et SDA internes.
Concrètement, notre callbot vocal identifie l’objet de l’appel, répond aux questions simples ou oriente l’appelant vers le bon service selon vos consignes.
L’intégration se fait via des API sécurisées, permettant à notre technologie de s’interfacer aussi bien avec nos propres infrastructures qu’avec les plateaux internes de nos clients (CRM, ticketing, agenda, ou outil métier). Cette approche hybride – IA + humain – garantit un décroché sans attente, une priorisation intelligente des appels et une continuité de service 24/7.
Pour une prise en charge de vos appels jusqu’à 24h/24 - 7j/7
Gestion des appels
Les appels reçus sur votre ligne sont automatiquement redirigés vers notre plateau de télésecrétariat, via un transfert d’appel ou une interconnexion téléphonique selon la configuration choisie.
Dès la réception, nos opérateurs appliquent vos consignes de filtrage : identification de l’appelant, qualification de la demande, et orientation vers le bon interlocuteur ou service de votre entreprise.
Chaque appel suit un processus de traitement défini à l’avance :
- Accueil et script personnalisés selon votre secteur d’activité
Transmission de message, transfert direct ou création de ticket selon vos procédures internes
Envoi d’un compte rendu détaillé (mail, ticket, ou notification CRM) pour un suivi en temps réel.
Notre infrastructure, développée par Logicielnet, s’appuie sur des technologies de routage avancées garantissant rapidité, traçabilité et continuité de service, même en cas de forte affluence.
Les appels reçus hors des heures de bureau sont traités par nos opérateurs de permanence ou notre callbot IA, selon les consignes définies avec vous. Chaque appel bénéficie du même niveau de qualité et de personnalisation que durant la journée, assurant à votre entreprise une réactivité constante et la certitude de ne manquer aucun contact important.
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Un projet, contactez-nous au 09 7026 0762
Personnalisation et adaptabilité
Cette approche sur mesure garantit un télésecrétariat aligné sur vos objectifs « commerciaux » et vos valeurs de relation client, qu’il s’agisse de gestion d’agenda, de filtrage d’appels, de création de tickets ou de réception multilingue.
Grâce à la compréhension du langage naturel, le callbot identifie le motif de l’appel, y répond avec précision et enregistre les informations utiles dans la base de connaissance de votre service. Ce système garantit un décroché immédiat, une réduction des temps d’attente et une priorisation intelligente des appels complexes vers les opérateurs humains.
L’alliance entre IA conversationnelle et télésecrétariat humain assure ainsi une prise en charge rapide, personnalisée et continue, même en période de fort trafic.
Une question, contactez-nous au 09 7026 0762
Domaine médical
Nous accompagnons notamment :
- Les médecins généralistes et les cabinets de groupe pour la gestion quotidienne des consultations
- Les spécialistes tels que dermatologues, cardiologues, pédiatres, gastro-entérologues ou gynécologues ;
- Les chirurgiens, anesthésistes et infectiologues pour la coordination des interventions et la transmission des consignes préopératoires
- Les cabinets dentaires, kinésithérapeutes, ostéopathes et centres esthétiques pour la gestion des plannings et rappels de rendez-vous.
👉 Découvrez notre service de télésecrétariat médical
Nos pratiques s’appuient sur :
- le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) pour la conformité européenne,
- l’hébergement sur des serveurs certifiés HDS (Hébergeurs de Données de Santé), garantissant la sécurité et la traçabilité des échanges,
- la formation continue de nos télésecrétaires à la gestion confidentielle des informations médicales et à la discrétion professionnelle.
Nos télésecrétaires travaillent sur des agendas partagés synchronisés avec vos outils existants tels que Doctolib, Maiia ou tout autre logiciel de gestion médicale. Cette intégration en temps réel garantit une mise à jour continue de votre planning, l’élimination des doubles réservations et une coordination fluide entre votre cabinet et vos patients.
Résultat : une organisation simplifiée, un gain de temps significatif et une relation patient renforcée grâce à une communication claire et anticipée.
L’appelant est donc invité à contacter directement les urgences, tandis que le professionnel de santé référent est informé immédiatement qu’un appel potentiellement urgent a été signalé.
Cette procédure permet d’assurer à la fois la sécurité du patient, le respect du protocole médical et la traçabilité de l’événement.
Domaines professionnels pris en charge
Non. Notre télésecrétariat externalisé s’adapte à de nombreux métiers et secteurs d’activité.
Au-delà du domaine de la santé, nous accompagnons aussi les cabinets juridiques, les entreprises du BTP, les agences immobilières, les e-commerçants, les assureurs et bien d’autres professionnels.
Chaque secteur bénéficie d’un accueil téléphonique personnalisé, de consignes spécifiques et d’une gestion des appels sur mesure selon ses enjeux : prise de rendez-vous, filtrage des appels, traitement des urgences ou suivi client.
Nos télésecrétaires professionnelles sont formées aux terminologies propres à chaque métier pour garantir un échange professionnel et précis.
Grâce à notre SSII interne Logicielnet, opérateur télécom et éditeur de logiciels, nous déployons des interfaces API sécurisées permettant une synchronisation en temps réel des données : prises d’appels, messages, rendez-vous ou tickets support.
Cette interconnexion garantit une continuité de service entre votre organisation interne et notre plateau, tout en respectant vos protocoles techniques et de sécurité.
Pour les clients utilisant la suite Logicielnet, un module de statistiques intégré permet d’accéder à ces informations directement dans l’interface. Ces analyses facilitent le pilotage de votre activité, la détection des pics d’appels et l’ajustement de vos consignes en continu.
À l’issue de cette période, le contrat démarre en tacite reconduction annuelle (12 mois), sur la base du forfait mensuel le plus adapté à votre volume d’appels, défini par palier d’appels reçus.