Secrétariat externalisé où un secrétaire téléphonique traite un appel

Secrétariat externalisé pour fonctions support : standard administratif Made in France

“Externaliser sans recruter : une réponse aux enjeux de flexibilité des PME et ETI”
Le directeur des opérations de gestion de crise

Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet

Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet

Débordements de standard, absences non remplacées, sur-sollicitations du personnel administratif… Autant de situations récurrentes qui fragilisent le fonctionnement quotidien des entreprises. Pour répondre à ces contraintes sans recourir à l’embauche, le secrétariat externalisé constitue une alternative concrète et sécurisée.

Avec IPContact, vous disposez d’un service de secrétariat à distance avec une équipe de secrétaires 100 % basée en France, opérationnelle en quelques heures. Notre service s’adapte à votre volume d’appels, avec une facturation au forfait calculé par tranches de 100 appels.
Externalisation secrétariat
secrétariat externalisé pour les professionnels
Télésecrétaire méthodique de votre plateforme téléphonique externalisée
Secrétariat externalisé avec gestion d'agenda et de rdv
Le téléphone en entreprise est au cœur de la relation client

Un prestataire de confiance, pas une embauche déguisée

Externalisation ou embauche ? Le cadre est clair.

IPContact agit en tant que prestataire de service, avec un contrat formalisé qui décrit précisément les consignes, les horaires, les niveaux d’urgence, les outils utilisés, etc. Aucun lien de subordination ne lie nos secrétaires à vos équipes.

Ce fonctionnement vous garantit un cadre juridique sécurisé, sans charges sociales, sans formalités d’embauche, et avec une responsabilité contractuelle claire. Vous gagnez en simplicité et en efficacité.

Standard externalisé, agenda partagé, missions administratives : que peut-on confier ?

secrétariat externe 60 secteurs d'activité représentés dont la santé
Voici quelques exemples de missions prises en charge dans le cadre de l’externalisation de votre standard téléphonique, réalisées depuis nos centres d’accueil par nos opératrices.
  • Réception et filtrage des appels, selon vos consignes et vos priorités
  • Prise de rendez-vous sur agendas partagés (Maïïa, Doctolib, Outlook, Google…)
  • Mise à jour d’informations dans votre CRM ou ERP
  • Relance administrative : devis, factures, pièces manquantes
  • Accueil téléphonique sans contrainte RH, jusqu’à la gestion de la réception multi-sites

Ce service fonctionne à la journée, à la semaine ou en continu 24h/24 selon vos besoins.

Une solution BPO dédiée aux fonctions support non commerciales

Alternative au BPO offshore pour vos besoins internes
Notre offre s’inscrit dans une démarche de Business Process Outsourcing administratif, appliqué à vos tâches de back-office. Contrairement au BPO relation client multicanal, il ne s’agit pas ici de vente ou de support client, mais bien de fonctions support internes externalisées, avec un haut niveau de personnalisation.

Dans notre secrétariat en ligne, nos opératrices sont francophones, salariées IPContact, formées à vos consignes, et opèrent exclusivement depuis nos centres en France.

Confidentialité, RGPD, sécurité : comment vos données sont protégées

Traitement des données en conformité RGPD
Notre infrastructure télécom est conçue par notre ESN interne, Logicielnet (opérateur déclaré ARCEP). Elle garantit :
  • L’hébergement en France de toutes les données
  • Un accès sécurisé et tracé pour chaque opérateur
  • Des protocoles de conservation, de suppression et d’anonymisation conformes à la réglementation

Vos données (identité appelants, horaires, messages, planning) sont traitées dans un cadre contractuel documenté.
télésecrétaire  
Vous souhaitez optimiser votre organisation ?

Parlez-nous de votre projet de secrétariat externalisé.

Depuis 2001, IPContact conçoit, pilote et améliore des services d’externalisation téléphonique Made in France, alliant rigueur humaine et performance technique.
Opérateur avec CRM
Opérateur callcenter dédiée au tourisme

Des cas concrets de secrétariat externalisé

Ce sont autant d’exemples de télésecrétariat professionnel que nous déployons chaque jour :
  • Un cabinet d’avocats nous confie son standard pour la prise de messages urgents pendant les audiences.
  • Un organisme de formation délègue la gestion des agendas de ses formateurs répartis sur plusieurs sites.
  • Une collectivité nous mandate pour la réception des appels RH et leur redirection selon l’organigramme.
  • Un bureau d’études externalise l’accueil téléphonique pendant ses périodes de réponse aux appels d’offres.

Combien ça coûte ? Une tarification simple et transparente

Nos forfaits sont établis par tranche de 100 appels reçus, quelle que soit leur durée. Réception, filtrage, agenda, messages, transmission selon vos consignes, tout est inclus (hors consommables SMS et transfert). Vous démarrez avec un test de 30 jours payant, sans engagement.

Vous vous demandez si cette solution est faite pour vous ?

Ce service répondra parfaitement si :
  • Vous n’avez pas de secrétariat à temps plein, et des appels à gérer
  • Vous souhaitez décharger vos équipes internes
  • Vous cherchez à rester joignable sans recruter
  • Vous avez plusieurs agences ou un site sans accueil physique
  • Vous recherchez une alternative à l’offshore pour des données sensibles
Une femme répond à une plateforme téléphonique de réservation
Secrétariat externalisé avec gestion d'agenda et de rdv
Notre secrétariat externalisé soutient votre relation client dans le monde des affaires
Relation client à distance optimisée
Le secrétariat IPContact propose une permanence téléphonique de qualité

Notre engagement : un service professionnel, humain et connecté

La promesse de notre télésecrétariat externe : un accueil humain, compétent, réactif, en toute simplicité, de manière continue, en débordement ou occasionnellement.
  • 100 % de nos opératrices sont salariées en France
  • Nos outils sont compatibles avec vos agendas et logiciels métiers
  • Vous accédez à vos statistiques d’appels en ligne
  • Un référent unique vous est dédié pour le suivi et l’ajustement de vos consignes