Télésecrétaire RH pour cabinet de recutement

Centres de formation, cabinets RH : pourquoi externaliser votre accueil téléphonique avec un télésecrétariat ?

Externaliser son standard téléphonique et assurer la gestion RH ? Voilà une question que se posent de nombreuses entreprises ! Conjuguer un bon accueil des clients et les tâches à effectuer en interne est souvent délicat. Or, c’est là que l’externalisation téléphonique intervient. Effectivement, l’accueil à distance appuie et soutient les entreprises qui recentrent leurs ressources humaines sur leur cœur de métier, en développant l’intelligence organisationnelle comme moteur stratégique de l’entreprise.

Si tous les secteurs d’activités sont concernés, les cabinets conseil et centres de formation sont particulièrement impactés par les problématiques liées à l’accueil téléphonique durant les entretiens RH. Pourtant, c’est la spécificité de leur secteur !
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Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

bilan de compétence
Formation de télésecrétaire sur le plateau téléphonique de Lyon - Formation en continu
Une télésecrétaire bilingue pour développer son activité
Télésecrétariat intérim - Picto

Cabinets de recrutement ou centres de formation : quels besoins et quelles missions pour votre télésecrétaire RH ?

En tant que centre de formation certifié, vous n’êtes pas disponibles à temps plein au moment où vos élèves ou vos futurs stagiaires vous appellent pour des renseignements. Or, cela survient bien souvent en dehors des heures de travail de votre secrétaire. Pourtant, vous prenez leurs coordonnées. Vous leur dites que vous les rappellerez. Mais sous la montagne de travail qui vous attend, il se peut que vous oubliiez…
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IA en amont des call center et plateaux téléphoniques

Pourquoi votre cabinet de recrutement devrait externaliser son accueil téléphonique

Un secrétariat administratif formé pour connaître votre centre de formation

Sans aucun doute, votre secrétaire en interne connaît parfaitement votre secteur d’activité. Formation (DIF, OPCA, formation d’entreprise), orientation ou réorientation professionnelle ou encore mobilité interne… Il ou elle répond du tac au tac à tous vos interlocuteurs.

Cependant, vous avez besoin de lui / d’elle pour des tâches à plus forte valeur ajoutée : monter les dossiers de formation, dossiers administratifs, faire le lien avec vos clients, vos fournisseurs… Or, l’accueil téléphonique lui prend aussi du temps. En fait, vous avez besoin de faire gagner du temps à votre assistant RH en interne tout en ayant un accueil téléphonique irréprochable.

C’est pourquoi IPContact virtualise des plateaux téléphoniques avec des téléopérateurs et téléopératrices formés au secteur du recrutement. De cette manière, votre télésecrétaire RH est opérationnel en quelques heures pour connaître votre marché, assurer la gestion des diverses tâches administratives courantes et répondre en votre nom !

Cabinet de recrutement et service RH : filtrer les appels pour mieux les distribuer

Vos clients vous appellent pour de l’outplacement, du retour à l’emploi ou encore pour recruter un nouveau salarié, un manager… Votre téléassistant de gestion IPContact gère alors tous les appels entrants puis les distribuent à l’interlocuteur approprié en fonction de la demande et de l’activité… Le tout en toute discrétion, sans perturber le travail quotidien de votre secrétaire salarié(e) !

Grâce à un accueil téléphonique externalisé, vous organisez le filtrage et la distribution des appels suivant les consignes préalablement données à votre télésecrétaire RH. Comme les appels entrants sont redirigés vers le bon service ou le bon interlocuteur, la demande est, par conséquent, traitée beaucoup plus rapidement.

Les Success Stories d’IPContact !

Découvrez les Success Stories de nos clients. Apprenez-en plus sur les stratégies externalisées, mises en place avec IPContact, qui ont contribué à leur succès. Et qui sait ? La prochaine success story sera peut-être la vôtre ! Nos clients sont notre plus grande fierté.

Ces témoignages sont publiés avec l’accord exprès de nos clients.

“ Avec ma permanence téléphonique, j’évite les sonneries stressantes du téléphone qui polluent la sérénité de mes clients lors des bilans de compétences. ”

Portrait Ariane 12 Sébastien Devillers
Interview de Sébastien DEVILLERS, dirigeant du cabinet Ariane 12 Consultants
à Rodez

Partenaire depuis mars 2012
bilan de compétence
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Ville de Rodez
Recrutement

1. Pouvez-vous nous présenter votre cabinet Ariane 12 Consultants, conseil RH ?

Notre cabinet, à taille humaine, est situé dans le quartier d’affaires de Rodez. Nous travaillons depuis plus de 20 ans au service des ressources humaines, à travers des activités qui s’enrichissent mutuellement et qui permettent d’être toujours au fait des évolutions du marché du travail dans l’Aveyron et les départements limitrophes. Une équipe de professionnels des RH est à votre service : bilan de compétences, recrutement, outplacement, audit et conseil RH.

2. Qu’est-ce qui vous a convaincu d’externaliser votre permanence téléphonique chez IPContact ?

Il y a plusieurs raisons. Premièrement, c’est que j’avais un ami qui avait migré son centre d’appels dans mes bureaux, ce qui m’a permis de découvrir l’existence de ce type de services. Deuxièmement, c’est que je n’avais pas assez de travail pour embaucher une secrétaire à plein temps. Puis, je voulais avoir un accueil téléphonique professionnel. La première image d’une entreprise, c’est l’accueil téléphonique. Il se doit donc d’être irréprochable. La manière dont un client est reçu pour la première fois au téléphone est très importante. En passant par votre service, j’offre une première impression professionnelle à mes clients.

De plus, aujourd’hui, mon activité principale étant la réalisation de bilans de compétences, je souhaitais que mes clients soient détendus lorsque je les accueille dans mes locaux. Ce service d’externalisation de standard téléphonique me permet de ne plus être dérangé par les sonneries stressantes du téléphone et d’éviter les appels qui polluent. J’ai la possibilité de rappeler les clients quand je suis disponible et de gagner du temps.

3. Quels sont les points forts de notre partenariat ?

Déjà, IPContact est basé en France. C’est un point fort.
De plus, il y a un super suivi commercial ainsi qu’un suivi administratif avec des appels réguliers pour faire le point et l’équipe de télésecrétaires RH est réactive et à l’écoute.

J’ai accès à l’historique des appels. Il y a une bonne traçabilité qui est précise. Ce qui est bien également, c’est la prise en charge des tâches administratives (devis, impayés…) par votre télésecrétariat. C’est complet. Ceci est important, d’autant plus que nous sommes dans une démarche qualité. J’ai toutes les informations pour respecter les procédures. Aussi, je peux m’absenter, partir en vacances. Vos standardistes répondront systématiquement à mes clients et de manière professionnelle.

Depuis une dizaine d’années, je suis très satisfait de votre service, nous travaillons en bonne collaboration !

4. Avez-vous mesuré l’impact de ces changements au sein de votre organisation ?

C’est, avant tout, un confort de travail. Nous avons uniquement à rappeler le client au bon moment, lorsque nous sommes disposés à échanger et donc plus réceptifs. Par ailleurs, je trouve que le rapport qualité-prix est bon pour ce type de services.

Contact : Sébastien Devillers

ARIANE 12 Consultants – Rés. Acropolis 3 Rue d’Athènes – 12000 RODEZ – Tel. 05 65 68 35 18

  

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Pour tous savoir sur nos solutions d'accueil téléphonique

Notre livre blanc vous apporte un éclairage pour mieux saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir les solutions répondant à vos besoins.

RGPD

La première impression est la bonne et ça commence par l’accueil téléphonique !

L'engagement d'une permanence juridique disponible
Centre de contact en Provence Alpes Côte d'Azur
Si vous êtes chasseur de têtes, vous le savez, la première impression est primordiale. Pour l’accueil téléphonique, c’est pareil, car la manière dont vous répondez à un client potentiel conditionne votre relation client.

De la nécessité de faire appel à un télésecrétariat RH pour mettre en place une véritable stratégie de relation client

En premier lieu, on peut évoquer la problématique du coût. Les entreprises externalisent leur secrétariat téléphonique parce qu’elles n’ont pas les moyens d’avoir ce service en interne. Mais avec l’externalisation et surtout la mutualisation du service, la donne change. En effet, la mutualisation offre une belle opportunité : celle de diminuer les coûts en partageant le service.

De nos jours, beaucoup d’entreprises ont pris la mesure de l’importance de la digitalisation et de l’externalisation de certains de leurs services. Pourquoi ? Parce que tout ce qui n’apporte pas de valeur ajoutée à l’entreprise prend du temps qui pourrait être utilisé autrement.

Externaliser est devenu aujourd’hui un enjeu stratégique des entreprises. Effectivement, cela permet de recentrer les compétences des ressources humaines en interne en les focalisant sur des tâches qui correspondent à leur cœur de métier.

La sérénité de votre secrétaire RH interne n’a pas de prix

Une assistante en interne à qui on demande de s’occuper des dossiers, de rédiger des courriers, de gérer la relation client est déjà beaucoup occupée. Si, en plus, elle doit répondre au téléphone le plus agréablement possible, elle peut vite être surmenée.

C’est pourquoi externaliser votre permanence téléphonique et digitaliser votre télésecrétariat RH vous permet de préserver l’épanouissement de vos services, le relationnel et la communication interne. Mais aussi d’optimiser leurs compétences.
Astreinte téléphonique externalisée, gestion des appels entrants des entreprises, assistance technique service

Quelles sont les solutions de permanence téléphonique pour les formateurs et les recruteurs?

Bien entendu, chaque entreprise a des besoins particuliers (secrétaire classique ou bilingue, assistant de gestion PME-PMI, secrétaire médical, secrétaire administrative, secrétaire juridique, etc.).
Quels qu’ils soient, IPContact y répond par la mise en place de solutions personnalisées entièrement adaptées. Ainsi, chaque demande des cabinets de recrutement et de conseil en ressources humaines, des centres de formation à distance ou en présentiel sont traitées avec son secrétaire RH.

Un accueil téléphonique de qualité professionnelle et humaine

C’est vous qui choisissez ce dont vous avez besoin. IPContact peut mettre en place un accueil téléphonique simple avec prise de messages et envoi vers la personne que vous aurez préalablement définie. De plus, nous pouvons organiser la distribution des appels.

À cet effet, lors de l’entretien téléphonique, votre télésecrétaire RH prend le nom et les coordonnées de l’appelant ainsi que l’objet de son appel. Ensuite, il ou elle peut transférer l’appel vers l’interlocuteur dédié selon l’organigramme établi par vos soins. De même, vous pouvez opter pour la prise d’appels en totalité ou en débordement.

Des outils informatiques viennent s’associer à la prise d’appels de votre télésecrétaire RH

Voici nos outils numériques pour votre entreprise de formation ou de conseil.

  • L’agenda en ligne : c’est une excellente solution pour vous faire gagner du temps. Si vous êtes un cabinet de conseil en RH, un planning en ligne vous permet d’ouvrir des créneaux pour les besoins spécifiques de vos clients. Par exemple : des rendez-vous bilan de compétences, des séances de coaching managers ou encore des RDV formations internes.
  • Le module vidéo : il s’agit d’un excellent moyen pour gagner du temps (sans déplacement) quand vous recrutez quelqu’un pour le compte d’un client, tant pour l’organisation d’une séance de coaching que pour la formation à distance.
  • Les campagnes d’e-mailing pour promouvoir un nouveau service, une nouvelle action, une nouvelle formation.
  • La gestion de votre e-réputation en répondant aux avis laissés, grâce à notre système de modération.
  • La création de votre boutique en ligne : formations, séances de coaching et, bien sûr, documentation.

IPContact peut également mettre en place, avec vous, les tests en ligne pour vos opérations de recrutement ou dans le cadre de retours à l’emploi.

Des rédacteurs web complètent avantageusement vos parties techniques et commerciales

Sachez que nous pouvons également vous accompagner dans la rédaction de vos supports de communication, quel que soit votre secteur d’activité. En effet, notre équipe de rédacteurs répond à vos besoins : livres blancs, procédures internes, e-books et, bien sûr, rédaction web !
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Pour tout savoir sur nos centres d’appels et plateformes téléphoniques

Notre livre blanc vous apporte un éclairage permettant de saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir les solutions répondant à vos besoins.

Focus RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données appliqué auprès des professionnels des ressources humaines et des nouveaux métiers RH
Vous voulez externaliser votre accueil téléphonique ? Ou vous cherchez une télésecrétaire RH ? Aussi, vous vous questionnez sur la mise en conformité des données collectées par notre télésecrétariat ? De fait, le RGPD impose une information complète et précise. Pour plus d’informations, lisez un extrait de notre politique de confidentialité, ici.

Questions - Réponses

Dès la signature du contrat, vous nous fournissez le vocabulaire et les spécificités clés que nos opérateurs doivent connaître. Ensuite, nos télésecrétaires sont formés à ce vocabulaire mais aussi aux procédures spécifiques de votre entreprise.
En offrant cette formation, le personnel sera mieux préparé pour fournir un accueil téléphonique professionnel et satisfaisant, renforçant ainsi la réputation du cabinet RH.
Par ailleurs, nos équipes élaborent un script d’appels sur mesure. Il vous garantie que chacun des appels traités par les opérateurs IPContact le seront de manière cohérente et professionnelle.
Tout d’abord, il est important de savoir que nos opérateurs sont formés pour faire face à ce type de comportement. Pour gérer les appels téléphoniques difficiles ou les clients mécontents, ils restent calmes et professionnels, ils écoutent activement les préoccupations du client, font preuve d’empathie, et ne prennent pas les critiques personnellement.
En appliquant ces pratiques, nos télésecrétaires sont en mesure de gérer efficacement les situations délicates et de maintenir de bonnes relations avec vos clients.