Digitalisation des centres d'appels

Zoom sur les avantages de la digitalisation du contact center

Ces dernières années, le contact center s’est totalement métamorphosé. Avec l’arrivée de nouveaux outils CRM et télécom, la communication multicanale s’enrichit, rendant le service client plus efficace et apprécié par les utilisateurs.

L’objectif est clair : répondre aux demandes de manière pertinente, quel que soit le canal utilisé. Toutefois, tous les appels téléphoniques reçus par un support client, un helpdesk ou une hotline ne nécessitent pas toujours une réponse vocale immédiate. C’est pourquoi on observe aujourd’hui l’émergence de la digitalisation du contact center. Ces solutions complémentaires permettent d’apporter des réponses adaptées via des canaux digitaux comme le chat en ligne, les emails, les réseaux sociaux, ou encore des outils automatisés comme les chatbots et callbots, tout en libérant les lignes téléphoniques.

Call centers, serveur vocal interactif (SVI), agenda en ligne, callback, chatbot, callbot : qui fait quoi ? Quelles sont les innovations pour accompagner l’évolution et l’optimisation d’un service client multicanal dans un contexte de digitalisation croissante ?
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Contact center digital : quels outils à leur service ?

Le service client externalisé s’est développé au milieu des années 1960 aux États-Unis puis en France, lorsque l’externalisation de l’accueil téléphonique est devenue une solution de plus en plus prisée.

Quel est le rôle des agents téléphoniques travaillant dans un centre d’appels ? Bien entendu, répondre au téléphone au nom d’une entreprise, d’un professionnel de santé, d’un agent de tourisme, d’un garagiste ou d’un avocat… et réaliser le suivi de la demande. Mais aussi prendre en charge les appels entrants ou les appels sortants, accueillir les interlocuteurs avec amabilité et professionnalisme, répondre à leurs demandes, organiser les rendez-vous, prendre les messages et assurer une gestion de la relation client fluide et efficace.

Autrement dit, les centres spécialisés dans les appels dits « entrants » fonctionnent comme une hotline ou un help desk (centre d’assistance) pour offrir un support client réactif. Certains contact centers peuvent également émettre des appels sortants dans le cadre de la téléprospection ou des campagnes de relance commerciale. Dans ce cas, ce sont les agents qui contactent directement les clients ou prospects pour répondre à des objectifs précis.
Depuis son apparition, le contact center a bien changé. Dorénavant, les solutions technologiques et les outils numériques, tels que les CRM et les solutions télécom, ont largement évolué.

Effectivement, avec l’avènement d’Internet, du téléphone et des nouvelles technologies (TIC et NTIC), de nouveaux moyens d’améliorer la relation client se développent. Ces innovations permettent d’optimiser les centres de contact digitaux et de renforcer l’expérience client à travers des canaux variés comme le chat en ligne, les réseaux sociaux et le service téléphonique. C’est ce qu’on appelle la digitalisation de la relation client.

*TIC Technologies de l’Information et de la Communication – NTIC Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication
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À l'heure de la digitalisation du contact center

Aide optimisée et base de connaissances

La digitalisation du contact center est l’ensemble des solutions digitalisées destinées à fournir des renseignements basiques que les gens peuvent venir chercher en self-care, c’est-à-dire par eux-mêmes. En clair, il s’agit de solutions telles que des FAQ dynamiques. À noter qu’elles sont plus pratiques et plus efficaces que les anciennes FAQ dans lesquelles il fallait faire défiler des dizaines de questions avant de tomber sur celle qui nous intéressait. Ces FAQ nouvelle génération fonctionnent ainsi avec une barre de recherche dans laquelle on tape un mot-clé.

De cette manière, on accède directement à la question que l’on souhaite poser et la réponse correspondante s’affiche rapidement à l’écran. Il peut également s’agir de solutions de Live Chat animés par des assistants virtuels. Avec cette dernière solution innovante, ce n’est pas l’internaute qui demande assistance, c’est l’opérateur qui choisit d’intervenir virtuellement au cours de la procédure d’achat. Car ces outils digitaux, de plus en plus sophistiqués, font appel à des techniques d’analyse linguistique et des systèmes d’auto-complétion. Ils peuvent, par exemple, comprendre une demande, quelle que soit la manière dont elle est formulée. En outre, ils permettent de diriger la personne vers la réponse sous forme de document, de film, de tutoriel, de fiche technique…
Pour accompagner ces nouvelles solutions réactives et intelligentes, il est alors important de réorganiser le contact center afin d’assurer une réactivité du service client optimale.

De même, il convient de former les téléconseillers pour qu’ils prennent le relais. De fait, c’est tout un système qui change, une nouvelle façon de voir et de gérer la relation client, avec des solutions plurielles, multicanales, omnicanales et cross-canal.

FAQ dynamique nouvelle génération

FAQ = Frequently Asked Questions, c’est-à-dire les questions fréquemment posées, est le plus souvent traduit par « Foire aux Questions ». Il s’agit effectivement d’une base de données de questions récurrentes, associées à leurs réponses correspondantes. Cet outil vient ainsi alléger le travail des agents. En effet, l’internaute peut trouver facilement la réponse à la question qu’il se pose, sans avoir à joindre un contact center.

Grâce à l’intégration de l’IA conversationnelle via un callbot, ces FAQ dynamiques prennent une nouvelle dimension. Les chatbots de dernière génération, basés sur l’intelligence artificielle, permettent d’interagir en langage naturel pour fournir des réponses personnalisées et fluides aux utilisateurs. De cette façon, le système de FAQ désengorge efficacement la permanence téléphonique d’une entreprise.

Hotline ou service après-vente pour des demandes classiques (horaires, coordonnées, paiement, conditions d’échange et de retour, mot de passe perdu…) sont alors pris en charge par ces solutions automatisées. En d’autres termes, les opérateurs des contact centers peuvent consacrer plus de temps à chaque appel, apportant ainsi une véritable valeur ajoutée en matière d’aide et de conseil.

La messagerie instantanée

La messagerie instantanée permet aux clients d’obtenir une réponse rapide à leurs questions. Car tout se passe en direct sur internet au cours d’un chat. Plus besoin d’appeler une ligne téléphonique souvent encombrée, l’échange est immédiat. De fait, les opérateurs répondent aux internautes, non plus par le biais du téléphone, mais via le clavier d’un ordinateur.

De plus, certaines messageries instantanées utilisent l’intelligence artificielle pour répondre aux questions des clients, avant ou après une vente. Ce sont les chatbots : des robots qui tiennent une conversation. Ces agents conversationnels entrent plus ou moins en scène, selon l’avancement de la technologie. De plus en plus performants, ces petits robots sont capables de dialoguer intelligemment avec un internaute. Certains de ces assistants virtuels sont même aujourd’hui capables d’apporter des informations sur un sujet donné, d’effectuer une réservation ou une commande, de rechercher un produit ou d’organiser un emploi du temps.

Des interventions humaines de meilleure qualité

Grâce aux chatbots, les clients ou les patients peuvent désormais obtenir une réponse instantanée, ou presque, à une multitude de questions. Inutile de prendre son téléphone et d’attendre qu’un opérateur soit disponible pour répondre.

Cependant, si ces solutions sont intéressantes en complément du contact center, des progrès sont encore à réaliser quant à la pertinence de la réponse apportée. On constate que seules les problématiques basiques apportent une réponse satisfaisante : comment réinitialiser un mot de passe ? Comment suivre ma commande ? Qui contacter en cas de problème ?… En fait, cet outil ne remplace pas avantageusement la relation humaine qui a lieu lors d’une conversation téléphonique. Il est indéniable que le sourire, la disponibilité, la capacité de réassurance, la confiance, en d’autres termes, l’échange humain, demeurent indispensables.

La digitalisation du contact center : l’apport avantageux des robots conversationnels

Ces nouveaux outils digitaux présentent surtout l’avantage de multiplier les canaux de communication. Ils offrent un plus grand choix aux interlocuteurs. Mais il va de soi qu’aujourd’hui encore, la relation client se joue essentiellement dans le contact center, avec les êtres humains qui y travaillent. En effet, l’humain occupe une place centrale dans cette relation. Il est hors de question de l’en exclure. Car il est celui qui apporte une véritable valeur ajoutée. Pour fidéliser un client, rien ne remplacera la valeur ajoutée humaine. Toutefois, afin de la compléter judicieusement et d’aller dans le sens d’une relation client toujours plus satisfaisante, il est conseillé de multiplier les points de contact avec les clients. Téléphone, internet, messagerie instantanée, e-mails, réseaux sociaux, visioconférences…
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La digitalisation des centres d'appels apporte de l'agilité et de l'efficacité

Une meilleure relation client se dessine en perspective !

Les coûts baissent, les lignes sont moins encombrées et les téléconseillers plus disponibles

À l’évidence, ce panel de solutions sophistiquées vient compléter idéalement un contact center et présente de multiples avantages. D’une part, on épargne un temps d’attente – souvent interminable- au client (prospect, appelant…). Ce point n’est pas du tout négligeable. D’autre part, les réponses apportées 24h/24, 7j/7 n’augmentent pas les coûts. D’ailleurs, la réduction des coûts est l’un des nombreux avantages de la digitalisation des contact centers. En diminuant significativement le nombre d’appels entrants, on réduit ainsi la charge de travail des hotline, helpdesk et contact center.

Augmenter l’efficacité et redonner du sens au travail

La digitalisation du contact center transforme radicalement la façon dont les services client sont gérés. Grâce à l’intégration de canaux digitaux et à l’utilisation avancée d’algorithmes d’intelligence artificielle, le selfcare devient une réalité efficace où les appelants obtiennent des réponses à leurs questions de base sans l’intervention d’un opérateur humain.

Les callbots jouent un rôle clé dans l’automatisation du service client, en prenant en charge les tâches répétitives et chronophages, libérant ainsi les opérateurs pour se concentrer sur des interactions à plus forte valeur ajoutée. Cette réduction du volume d’appels non seulement augmente le taux de décroché, mais réduit aussi la pression sur les opérateurs, rendant leur travail plus gratifiant et significatif.

En priorisant les appels qui requièrent une touche humaine, les opérateurs peuvent véritablement enrichir l’expérience client, renforçant ainsi la satisfaction et la fidélisation, tout en contribuant à une relation client récompensée par la confiance et la reconnaissance des clients.