Comment anticiper et gérer une crise avec son accueil téléphonique ?

Anticiper la crise avant qu’elle arrive : Comment les centres d’appels IPContact aident les professionnels dans la gestion des crises ?

Toutes les entreprises sont un jour ou l’autre confrontées à une crise. Celle-ci peut être liée à divers facteurs tels que des aspects économiques, la vente d’un produit obsolète, une épidémie, des problèmes de réseaux ou de réputation, entre autres. Peu importe la cause, il est crucial de mettre en place une méthodologie de gestion de crise afin d’anticiper et de mieux gérer la communication en cas de crise.

Même s’il est souvent compliqué, voire impossible, de prévenir ces événements, l’équipe IPContact est là pour vous aider à les gérer de manière efficace et professionnelle grâce à l’organisation d’une cellule de crise en 3 actions : planification, prise de décisions, communication !

Anticiper la crise vous permet d'éviter les situations de débordement
IPContact met en place rapidement une cellule de crise si vous avez anticiper la crise
Télésecrétariat professionnel pour entreprise, qualité d'accueil téléphonique
La crise peut venir de n'importe où. C'est pour cela qu'il est important d'anticiper la crise
Anticiper la crise permet d'orienter le client dans la bonne direction.

L’anticipation, le maître-mot dans la gestion de la crise

L’objectif principal de la gestion de crise est d’anticiper au maximum les situations à risque avant qu’elles ne surviennent. Les centres d’appels IPContact aident les entreprises à prévoir d’éventuelles situations de crise grâce à une collaboration quotidienne. En veille, nos télésecrétaires se familiarisent avec votre environnement. Nos agents travaillent ainsi en étroite collaboration avec votre entreprise. Connaissant vos consignes, ils sont préalablement formés pour intervenir le jour J, prêts à gérer un flux d’appels important. Ce qui leur permet d’aborder la situation de crise avec plus de sérénité.

Aussi, nos centres d’appels régionaux sont en mesure d’établir un plan d’action détaillé comprenant un plan de continuité d’activité téléphonique, préparant ainsi toutes les parties concernées à gérer efficacement la crise.

télésecrétaire  

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L’évaluation des risques

Les centres d’appels téléphoniques IPContact aident votre entreprise à évaluer les risques potentiels avant que la crise ne survienne. Sur votre demande, ils peuvent mener des sondages et des enquêtes auprès de vos publics pour déterminer les tendances changeantes du marché, les besoins des clients et les problèmes émergents des usagers, etc.

L’information recueillie est utile pour identifier les problèmes spécifiques qui pourraient entraîner une crise. Les informations ainsi obtenues permettent d’anticiper ces risques et de planifier une gestion des appels entrants bien définie avec ses outils.

La préparation du message

Une fois la longue liste de points de crise potentielle établie, les centres d’appels téléphoniques IPContact viennent en aide à votre entreprise pour préparer des messages efficaces qui sont cohérents, rapides et précis.

Ces messages peuvent être utilisés pour communiquer avec toutes les parties prenantes, votre public, pour prévenir toute crise éventuelle : client, fournisseur, presse… Un centre d’appels partenaire est particulièrement utile pour le traitement des appels d’urgence où une réponse rapide est nécessaire.

La gestion de crise

Nos centres d’appels téléphoniques IPContact sont des partenaires essentiels pour votre entreprise en cas de crise. Outre leur capacité à vous offrir un accueil téléphonique professionnel, nos agents d’accueil sont à même de prendre en charge et de gérer tous vos appels entrants, notamment les questions des clients, les réclamations et les demandes de renseignements. Nos centres d’appels ont le personnel et les ressources nécessaires pour traiter tous les appels entrants et acheminer les appels urgents aux personnes concernées.

La gestion de crise peut être extrêmement stressante, mais en engageant les services d’un centre d’appels, vous pouvez être sûr que l’ensemble de la crise est géré de façon professionnelle et avec le plus haut niveau de soins.

La planification de la reprise

Les centres d’appels téléphoniques IPContact peuvent également aider votre entreprise à planifier la reprise après la crise. Vos télésecrétaires aident à restaurer la confiance des clients et à renforcer l’image publique de l’entreprise.

En outre, ils peuvent aider à coordonner les efforts de relance avec toutes les parties concernées, y compris les employés, les fournisseurs et les partenaires.

Le suivi après la crise

Les centres d’appels téléphoniques IPContact aident les entreprises à examiner les leçons apprises après une crise. Nos experts peuvent vous aider à analyser les facteurs qui ont contribué à la crise et à déterminer les mesures préventives qui peuvent être prises pour éviter les futurs événements catastrophiques.

Questions - Réponses

Vous nous donnez les problématiques et en fonction des informations nous rédigeons un script que vous validez par la suite. Ainsi, vous anticipez toutes les situations de crise avant qu’elles arrivent.

IPContact vous aide à tester le service en installant une ligne dédiée et en faisant des tests réguliers pour que vous soyez opérationnels en situation réelle. Autrement dit, anticiper la crise avant qu’elle arrive.

Techniquement, chez IPContact nous sommes prêts à prendre votre relais, avec un numéro de téléphone dédié. Le script est déjà rédigé et les télésecrétaires sont opérationnels. Il n’y a plus qu’à déclencher le processus.