Permanence téléphonique pour les grands comptes

Externalisez votre permanence téléphonique grands comptes tout en simplifiant votre gestion administrative

Vous êtes une grande entreprise, un grand compte, une multinationale ? Vous avez des filiales et des clients à travers le monde entier ? Ou vous avez une image de marque à préserver, des ventes à assurer, des clients à satisfaire, une crise à gérer ? Et si vous dédiez votre accueil téléphonique externalisé auprès d’une plateforme téléphonique avec une équipe de secrétaires grands comptes dédiées. Vous augmenterez ainsi votre performance. De plus, vous améliorerez la gestion de votre relation client tout en optimisant vos coûts !

  • Par exemple, vous avez besoin d’outils CRM et de solutions efficaces pour gagner en productivité ?
  • Vos interlocuteurs sont internationaux et vous devez leur répondre en anglais. Quelle que soit l’heure d’appel, de jour comme de nuit ?
  • Votre SAV est un élément-clé pour votre performance mais votre standard téléphonique est saturé ? Ou bien vous avez besoin d’assurer une continuité de service ?
  • Vous souhaitez effectuer de la prospection téléphonique commerciale pour contacter de nouveaux clients ?
  • Enfin, vous cherchez à anticiper les risques pour gérer plus sereinement une future crise ?
Autrement dit, vous avez besoin d’un accueil téléphonique personnalisé, suivant une charte d’accueil et adapté à la taille de votre entreprise, de vos services internes et à vos impératifs. C’est-à-dire une permanence téléphonique, une prise de message ou de RDV, une gestion d’agendas partagés, de votre réputation… Grâce à l’externalisation de son standard d’accueil téléphonique, avec une secrétaire grands comptes, une entreprise comme la vôtre aura l’assurance que toutes ses demandes seront traitées.
Entreprise BtoB
Astreinte téléphonique externalisée, gestion des appels entrants des entreprises, assistance technique service
Télésecrétariat d'entreprise - Picto

Une assistante ou une secrétaire grands comptes pour améliorer votre performance

Avec un secrétariat à distance et une équipe de secrétaires grands comptes dédiées, vous cumulez les avantages. D’ailleurs, il est important de bien comprendre les avantages d’une assistante secrétaire grands comptes externalisée par rapport à un recrutement.

  • Premièrement, des prestations et des options choisies sur mesure
  • Deuxièmement, un accueil au téléphone de qualité et constant
  • Troisièmement, une disponibilité maximale des téléassistantes
  • De plus, nos outils CRM et télécom innovants fonctionnent en alliance avec vos propres équipements, s’intégrant parfaitement, y compris avec l’intégration d’un callbot. Vous obtenez ainsi un service externalisé optimal à un coût optimisé, bénéficiant des fonctionnalités avancées pour répondre au mieux à vos besoins.

Selon vos besoins, IPContact vous proposera les services de téléassistants travaillant au sein de l’un de ses centres d’appels à travers la France. En effet, une assistante secrétaire grands comptes, un chargé d’affaires ou un assistant de vente et technico-commercial… pourra assurer toutes les missions, de la plus simple à la plus complexe, de votre accueil téléphonique à la gestion de votre astreinte téléphonique en 24/7 ou SAV.

télésecrétaire  

Vous souhaitez optimiser votre relation client ? Contactez-nous !

Découvrez notre permanence téléphonique grands comptes

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

Téléopérateur : l'assistant de votre équipe interne pour les missions d'accueil et de prospection téléphonique
Notre agence assure l'importance de la relation client dans le monde des affaires
Secrétariat à distance en pleine conversation avec un correspondant
Nos télésecrétaires peuvent répondrent à de demandes d'appelants du monde entier grâce à l'accueil téléphonique en anglais

Votre assistante secrétaire grands comptes pourra faciliter le travail de vos équipes

  • Tout d’abord, assurer votre accueil téléphonique personnalisé selon un script d’appel entrant établi par vos soins.
  • De même, gérer la totalité de vos appels, votre permanence téléphonique professionnelle ou télésecrétariat d’entreprise ou vos appels en débordement selon vos souhaits.
  • Puis planifier votre agenda et vous proposer un système de prise de RDV en ligne.
  • Aussi, compléter votre base de données à chaque appel entrant.
  • Ensuite, effectuer des tâches de télémarketing et de recherche de nouveaux clients.
  • Et encore gérer un service après-vente (SAV) ou une hotline (service technique) en anglais ou en français.
  • En outre, rappeler les internautes qui le souhaitent (après installation d’un bouton de web callback sur votre site marchand).
  • Enfin, vous seconder dans la gestion de crise. Voyez ci-dessous.

Les Success Stories d’IPContact !

Découvrez les Success Stories de nos clients. Apprenez-en plus sur les stratégies externalisées, mises en place avec IPContact, qui ont contribué à leur succès. Et qui sait ? La prochaine success story sera peut-être la vôtre ! Nos clients sont notre plus grande fierté. Ces témoignages sont publiés avec l’accord exprès de nos clients.

Accueil téléphonique de crise à l’aéroport de Brest-Bretagne

Guipavas, à 10 km au nord-est de Brest, dans le département du Finistère, en Bretagne
Gestion de crise à la veille de Noël

Le vendredi 18 décembre 2009, à 18h, IPContact a pris en charge l’ensemble de la relation avec les usagers de l’aéroport de Brest en moins de 3 heures, suite à un préavis de grève interne du personnel de l’aéroport pour le lendemain matin.
Secrétariat à distance en pleine conversation avec un correspondant
Cette opération de gestion de crise s’est intensifiée avec la grève des contrôleurs aériens. Depuis notre centre d’appels aéroport, nos téléassistants ont assuré la mission d’information en temps réel, en communiquant les annulations de vols, les remplacements et les transferts proposés via des navettes bus vers d’autres aéroports ou gares de Quimper, Rennes et Nantes.

L’aéroport de Brest-Bretagne, premier aéroport breton en termes de trafic passagers, gère 45 % de ce trafic dans la région.

Contacts • Claude ARPHEXAD • Directeur administratif & Jérôme LE BRIS • Directeur commercial et marketing

Nos références relatives à la gestion de la crise sanitaire COVID-19

Assistance Publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP) : appel aux volontaires soignants

“ Le premier centre hospitalo-universitaire européen recherche des professionnels médicaux et paramédicaux disponibles dans les semaines à venir pour renforcer les équipes de ses 39 hôpitaux. ”

Centre d'appels AP-HP
Appel de Martin Hirsch
Directeur général de l’Assistance Publique – Hôpitaux de Paris

Mission de mars 2020
AP-HP la une de France Info - Appel aux volontaires soignants
AP-HP la une du nouvel observateur - Appel sortant
AP-HP la une des échos - Appel aux volontaires soignants
AP-HP sur BFM TV - saturation des hopitaux
Alors que l’épidémie atteignait son pic avec près de 1000 patients en réanimation en Ile-de-France, l’AP-HP a lancé un appel aux volontaires soignants pour renforcer ses équipes.

Grâce à l’un de nos Numéros Verts, nos téléopérateurs ont mené une campagne d’appels sortants auprès des professionnels de santé : aides-soignants, infirmiers, médecins, masseurs-kinésithérapeutes… En suivant un questionnaire précis, nous avons pu vérifier les spécialisations et les qualifications des volontaires, ainsi que leur disponibilité et leur possibilité d’affectation.

Grâce à notre capacité de mobilisation humaine et technologique, nous avons traité près de 9500 appels et qualifié 1800 soignants en 30 jours. Cette stratégie d’appels sortants efficace, combinée à l’engagement exceptionnel des professionnels de santé, a permis un retour à la « normale » de l’activité hospitalière.

Contacts : Mme Laurence SARTON, Transformations des RH et du management AP-HP
& Mme Pierelle BOURSALY, Cheffe de Projet, Direction Accompagnement managérial et Mobilités, DRH AP-HP

Nos références relatives à la gestion de la crise sanitaire COVID-19

ARS Occitanie : suivi logistique et matériel des malades COVID-19 et des personnes-contacts isolées à domicile
Le 28 avril 2020, le Gouvernement a présenté sa stratégie de déconfinement, confiant aux ARS la mission de suivre activement et régulièrement les malades et les personnes-contacts isolées à domicile, en complément du suivi sanitaire. Pour cela, l’ARS Occitanie a fait appel à nos services. Notre télésecrétariat médical a pris en charge ces suivis téléphoniques.

“ Nous croyons que le contact humain est indispensable au sein d’un environnement digitalisé. Le tout numérique ne permet pas d’appréhender certaines difficultés. Parfois, celles-ci se dénouent avec un accompagnement humain et bienveillant. ”

Portrait dirigeant
Interview de Valérie Samson, superviseuse du plateau téléphonique dédié à l’ARS Occitanie, ouvert de mai 2020 à janvier 2021
Clients ARS : externalisation de la diffusion d'informations santé
Formation de télésecrétaire sur le plateau téléphonique d'Aix-en-Provence - Formation en continu
Standardiste bilingue pour les demandes d'interlocuteurs étrangers
Rédaction d'un script d'appel entrant
ARS Occitanie - Logo

1. Pouvez-vous nous présenter la mission de l’ARS Occitanie auprès des malades du coronavirus?

Pendant 9 mois, près de 130 téléopératrices et téléopérateurs ont travaillé simultanément au plus fort de la crise pour appeler, au nom de l’ARS, les personnes touchées par le COVID. L’objectif était d’assurer le suivi administratif, non médical, des cas positifs et de leurs contacts isolés à domicile. Nos téléconseillers, tous habilités par l’ARS, rappelaient les conseils et mesures de prévention pour limiter la propagation du virus. Ils proposaient également une aide, un soutien psychologique ou matériel pour faciliter le quotidien des personnes isolées, comme un hébergement ou une assistance pour les courses. La mission consistait à mener à bien le suivi des personnes qui acceptaient cette aide.

2. Les contacts appelés étaient-ils réceptifs ?

Globalement, oui. Cette mission d’intérêt public pour le compte de l’ARS Occitanie a retenu l’attention. Les patients se sentaient soulagés d’être contactés, comprenant que leur collaboration était essentielle.

3. Quelle finalité voyiez-vous dans cette mission ?

En parallèle, nous menions une action de prévention, d’information et d’accompagnement. Nous participions également à instaurer un processus de prise de conscience, permettant à chacun d’agir pour améliorer la situation.

4. Le contact humain vous paraissait-il pertinent, voire indispensable, pour le suivi COVID-19 ?

Bien sûr. Chaque contact engendrait son lot de questions, de doutes et de demandes. En effet, nous étions au cœur de la crise, en contact direct avec l’ARS.

Nous puisions dans sa base de connaissances, régulièrement actualisée avec les informations de ses experts. Notre approche humaine et bienveillante constituait un véritable atout pour comprendre efficacement les difficultés rencontrées par les contacts et qualifier les refus de suivi ou d’isolement. Cette remontée d’informations permettait ainsi à l’ARS d’anticiper la situation.

Contact : Mme Catherine CHOMA & Virgine MOLY de l’ARS OCCITANIE

Focus RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données appliqué auprès des clients grands comptes

Vous avez besoin d’externaliser votre permanence téléphonique, votre relation client, votre SAV ou des actions de télémarketing ? Vous vous interrogez sur la conformité des données collectées par vos assistante secrétaire grands comptes ? Sachez que le règlement général sur la protection des données (RGPD) est pleinement en vigueur dans notre groupe. Découvrez un extrait de notre politique de confidentialité, ici.

Questions - Réponses

Notre solution comprend un routage avancé des appels pour optimiser la gestion des appels entrants, une personnalisation du message d’accueil et des scripts pour répondre aux besoins spécifiques des clients. Tous nos opérateurs sont ainsi formés à votre vocabulaire métier, vos demandes spécifiques et au script qu’ils doivent suivre, avant la mise en place de votre accueil téléphonique externalisé.

Notre solution permet également de gérer les files d’attentes afin de maintenir les appels dans l’ordre d’arrivée, la possibilité de transférer les appels vers les bons interlocuteurs et de vous accorder un accès à nos rapports détaillés sur les performance de votre permanence téléphonique afin d’évaluer l’efficacité de notre service.

Enfin, la disponibilité de notre accueil téléphonique peut aller jusqu’en 24h/24, 7j/7.
Grâce à notre callbot, doté d’une Intelligence Artificielle conversationnelle, vos appels sont automatisés :
  • Placé en amont ou en aval de votre accueil téléphonique, notre callbot offre des réponses rapides et personnalisées aux appelants.
  • Notre callbot prend en charge vos appels chronophages (prise de RDV, demande d’information, recueil d’information…) et en cas de demande complexe, l’appel est transféré, un opérateur prend le relais et clôture la demande.
  • Cette démarche libère donc du temps à vos agents d’accueil pour des tâches plus spécifiques, ce qui contribue à optimiser l’efficacité opérationnelle de votre permanence téléphonique.