Pascale Reboullet
Mise à jour le 03/01/2015

Votre secrétaire bilingue externalisée, votre meilleur atout

À l’évidence, vous disposez de bons produits, d’un service qui fonctionne, de clients satisfaits. Mais aussi d’un potentiel conséquent de développement dans les pays anglophones… Cependant, une chose vous fait défaut : votre anglais.

Toujours disponible, prête à accueillir les touristes par téléphone, souriante et capable d’orienter correctement vos interlocuteurs, en anglais comme en français… Voilà la secrétaire bilingue dont vous rêvez ! Mais comment trouver la perle rare ? Et si vous externalisiez votre permanence téléphonique bilingue auprès d’un service de télésecrétariat bilingue ?

Comment optimiser la gestion de vos appels à l'international ? Grâce à une secrétaire bilingue anglais-français externalisée !

Il va de soi qu’apporter à vos interlocuteurs une réponse dans une langue qu’ils comprennent est une marque de respect. En outre, cela va vous permettre d’améliorer, en même temps, votre relation client. Répondre à vos clients, quelle que soit leur nationalité, est, en effet, essentiel pour les convaincre et les rassurer.

Bien accompagné par votre secrétaire bilingue, vous pouvez envisager l’avenir au-delà de vos frontières

Une option de permanence bilingue présente dans tous les forfaits IPContact

À titre d’exemple, si vous êtes une agence de voyage, un secrétaire bilingue s’impose. Et pourtant, vous n’avez pas forcément les moyens, financiers ou matériels, de vous offrir un collaborateur salarié.

Si vous êtes une TPE, un grand compte ou encore un e-commerce, vous êtes parfois en lien avec des clients étrangers. Ou bien vous avez peut-être pour ambition de vous développer à l’international.

De même, si vous êtes avocat ou notaire, vous pouvez aussi avoir besoin d’un secrétariat bilingue, notamment si votre office se situe à proximité d’une frontière.

Dès lors, avant de vous lancer dans un recrutement, pourquoi ne pas effectuer un test avec un accueil téléphonique touristique et bilingue externalisé ? Car la solution est sans risque. Sachez que vous disposez d’un mois d’essai sans engagement avec IPContact. Aussi, c’est rapide à mettre en place (en 48h environ) et efficace. À noter que les télésecrétaires sont formés, spécialisés par domaine d’activité, compétents, courtois et souples. En outre, vous pouvez activer et désactiver le service quand vous le souhaitez.

Les avantages de l’externalisation et les facteurs-clés de son succès

On a parfois tendance à croire qu’avoir son secrétaire bilingue sous la main est le meilleur moyen de pouvoir tout contrôler. Mais on se trompe ! Pensez notamment aux inévitables absences pour congés ou maladie. De plus, considérez les horaires qui ne peuvent pas être flexibles à l’infini.

Du côté des ressources humaines, calculez le temps que vous passerez à lui expliquer les consignes, les logiciels. Également, prenez en compte celui pour donner des réponses entre 2 clients ou 2 patients… Et songez aux charges à payer, à l’espace à prévoir pour que votre secrétaire puisse travailler. Imaginez aussi la gestion des appels simultanés qu’elle ne pourra pas toujours gérer.

Inversement, grâce à l’externalisation de votre centre d’appel, vous assurez la prise en charge de tous les appels entrants. Tout en maîtrisant les coûts de votre standard téléphonique bilingue.

Autrement dit, la liste est déjà assez longue pour qu’on commence à se poser la question de l’externalisation. Avec un service externalisé, vous n’avez plus alors à vous soucier de l’aspect ressources humaines. Élargissement des horaires jusqu’à 24h/24, 7j/7, peut-être intégré au service. Avec, en prime, des coûts minimisés !

Du coup, elle commence quand, votre secrétaire bilingue externalisée ?

Et si vous partiez à la conquête des pays anglophones ?

Avant de vous lancer à l’international, quelques précautions et démarches incontournables s’imposent. Préparez le terrain !

Commencez d’abord par vous renseigner sur les conditions de vente des pays dans lesquels vous souhaitez vous lancer et sur les réglementations européennes si ces pays se situent en Europe.
Effectuez ensuite une étude de marché pour évaluer les opportunités et les freins dans le domaine qui vous concerne.
De plus, mettez en place une veille concurrentielle pour comprendre comment fonctionnent vos concurrents sur place et quelles sont leurs stratégies. En effet, d’un pays à l’autre, les usages et les pratiques peuvent varier.
Vérifiez, bien entendu, les prix pratiqués et les services associés proposés.
Enfin, pour toucher les bonnes personnes, achetez des bases de données locales pertinentes.

En résumé, tout au long de votre démarche de préparation, vous pouvez vous renseigner auprès de votre CCI et/ou des chambres de commerce locales pour recueillir des informations sûres, des coups de pouce ou pour être mis en relation avec des personnes susceptibles de vous aider.

Se doter de compétences bilingues pour vendre à l’international

Votre business plan étant établi, vous pouvez donc vous lancer ! Toutefois, rien ne sert de vouloir vendre un produit ou un service à l’étranger si vous ne pouvez pas répondre aux questions de vos prospects ou clients étrangers, si vous ne pouvez pas assurer un service après-vente téléphonique efficace ou si vous ne disposez d’aucun outil pour assurer votre relation client… En bref, si vous ne disposez pas d’un secrétariat téléphonique bilingue en anglaise digne de ce nom.

Mais alors, comment faire pour se lancer sans se ruiner ?

Par exemple, vous ne parlez pas assez bien anglais ou vous n’avez pas le temps d’assurer la relation commerciale.
Autre cas de figure : vous ne savez pas si votre affaire marchera. Par conséquent, engager une secrétaire bilingue vous semble délicat.

Et si vous externalisiez ?

Une secrétaire bilingue pour assurer sa relation client à l’étranger sans la délocaliser

Bien entendu, quand on se lance à l’international, mieux vaut se doter des meilleures compétences pour mettre toutes les chances de son côté.

Or, pour optimiser les investissements, la solution de l’externalisation apparaît comme une solution tout à fait pertinente. Moins lourde administrativement et en termes de RH, elle est plus souple et tout aussi efficace. À cet effet, une équipe de téléopérateurs bilingues, qualifiés, est mise à votre disposition pour répondre à vos appels de manière réactive, efficace et avec le sourire !

Car un accueil téléphonique en anglais, et bilingue, externalisé véhicule une image positive auprès de vos premiers clients en leur répondant dans la langue qu’ils comprennent. À noter que le télésecrétaire peut se rendre disponible pour les renseigner jusqu’à 24h/24, 7j/7. En outre, vous pourrez même, si vous souhaitez une démarche commerciale plus offensive, faire appel au savoir-faire de technico-commerciaux bilingues expérimentés, eux aussi externalisés.

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Pour tout savoir sur nos solutions d'accueil téléphonique

Notre livre blanc vous apporte un éclairage pour mieux saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir les solutions répondant à vos besoins.

RGPD

Une secrétaire bilingue espagnole

Or, IPContact vous propose un service sur mesure d’accueil téléphonique externalisé, en français, en anglais… De plus, le service de télésecrétariat est aussi désormais possible en espagnol (catalan – castillan). En d’autres termes, des secrétaires bilingues français – espagnol viennent compléter notre panel de prestations afin de répondre à vos clients espagnols ou sud-américains. Disponibles jusqu’à 24h/24, 7j/7, si nécessaire, ces téléopérateurs suivront alors vos consignes à la lettre, quelles que soient les missions confiées.

En outre, IPContact est à même de calibrer une équipe à la hauteur de vos besoins. Quant aux assistants secrétaires mis à votre disposition, il convient de noter qu’ils maîtrisent parfaitement les bases de la langue choisie. La grammaire, l’orthographe, les formules de politesse et, bien évidemment, le vocabulaire lié à votre secteur d’activité sont intégrés puisque l’espagnol est leur langue maternelle !

De nouvelles secrétaires bilingues français / espagnol à votre service

Dorénavant, IPContact vous propose les services de secrétaires bilingues français – espagnol accueillantes, qualifiées et compétentes pour répondre aux missions spécifiques que vous souhaitez leur confier.

Pour garantir une haute qualité de service – qui est la marque de fabrique d’IPContact depuis l’origine –, nous avons choisi des secrétaires dont l’espagnol est la langue maternelle. Et ce, afin de vous offrir des prestations irréprochables.

Une réponse adaptée à votre développement

Autrement dit, selon les missions que vous souhaiterez leur confier, vous fournirez à IPContact :

tout d’abord, un cahier des charges précis
ainsi que des scénarios d’appels
également, un organigramme déterminé
et, enfin, toutes les informations nécessaires au traitement optimal de chacun des appels de vos clients ou prospects.

Un accueil téléphonique bilingue personnalisé pour les entreprises

Sachez que toutes les missions sont envisageables. C’est-à-dire de la simple prise de message à la prise en charge de votre accueil téléphonique avec escalade managériale. Nous pouvons également nous occuper de votre hotline ou de votre support technique, de vos relances de devis, de vos suivis de vente, etc. À noter que la prise en charge peut s’effectuer en débordement ou en totalité, selon vos besoins et votre structure actuelle. Et ce, jusqu’à 24h/24, 7j/7.

Enfin, il convient de souligner que nos services ont déjà été testés et approuvés par de nombreuses entreprises françaises et internationales. Qu’elles soient organismes de tourisme, restaurateurs, hôteliers ou encore e-commerces et grands comptes. En résumé, quoi qu’il en soit, avec IPContact, votre développement sera international !