Un accueil téléphonique médical partout en France

Accueil téléphonique médical

Quand on est un médecin ou un travailleur libéral du milieu médical, la priorité, c’est d’être disponible pour ses patients. Mais comment faire pour concilier l’organisation de ses RDV et la prise en charge de ses patients ? De même, face aux nombreuses demandes, comment ne pas être sans cesse dérangé par la sonnerie du téléphone ? La solution se trouve dans un accueil téléphonique médical.

Qu’est-ce que l’externalisation téléphonique peut apporter à chaque domaine d’activité médicale ? Dans cet article, nous nous penchons sur l’accueil téléphonique externalisé des cabinets médicaux, des médecins libéraux et des professionnels de santé. Quelle est la permanence téléphonique médicale recherchée ? Quelle secrétaire médicale choisir ? Et pourquoi l’externaliser ?
Suivi numérique patient - télésecrétariat
accueil téléphonique médical associé à un callbot gérant la prise de RDV
Télésecrétaire médicale
accueil téléphonique en cabinet médical
Logiciel de télésecrétariat médical

Médecin et emploi du temps : savoir s’organiser et se ménager du temps libre

Médecins généralistes, kinésithérapeutes, dentistes, gynécologues, chirurgiens, ophtalmologistes, radiologues… tous confrontent le même problème. L’organisation de leur emploi du temps entre cabinet, téléconsultation et visites devient un vrai casse-tête, d’autant plus que leurs RDV s’enchaînent à vitesse grand V. Autrement dit, les pros n’ont que rarement le temps de traiter les appels téléphoniques professionnels qu’ils reçoivent. Le résultat final est décevant : en réalité, tous ont du mal à concilier disponibilité et nécessité de répondre aux appels, et souvent, leur standard téléphonique se retrouve saturé.

Si les praticiens décrochent pendant leurs consultations, la qualité d’écoute se détériore. S’ils rappellent entre deux visites ou le soir, les patients risquent d’avoir pris rendez-vous ailleurs.

Pour remédier à ce problème, peu de spécialistes s’offrent les services d’une secrétaire physique. Mais il existe la solution de l’externalisation, avec un accueil téléphonique personnalisé. Elle est, en effet, considérée par beaucoup comme salutaire car elle présente de multiples avantages. Notamment car les secrétaires IPContact, en France, suivent un script d’appel entrant mais aussi car la gestion de l’agenda et la réponse aux questions de la patientèle sont des points sensibles. De plus, la relation client au téléphone est respectée.
Avec un standard vocal virtuel médecin la médecine de ville est plus accessible
IA en amont des call center et plateaux téléphoniques

Une plus grande disponibilité pour une meilleur engagement patient

Augmentation soudaine du nombre d’appels en cas d’épidémie, développement progressif de la patientèle, volonté de partager une secrétaire à plusieurs spécialistes… Quelle que soit la situation, le choix de solliciter une télésecrétaire médicale pour assurer le décroché peut avoir de multiples origines. Dans tous les cas, il s’avère judicieux car la disponibilité acquise améliore nettement le rapport avec la patientèle.

De fait, les patients reçoivent un accueil au téléphone de qualité, grâce à une charte d’accueil établie entre le centre d’appels et le médecin. Ils ne sont plus confrontés au manque de temps de leur interlocuteur. De plus, ils ont affaire à des pros du milieu médical qui savent leur parler et prendre en compte leur demande. Et lorsqu’ils sont en consultation, ils sont tout aussi satisfaits de constater que leur docteur ne les interrompt pas pour répondre aux appels.

L’engouement pour l’accueil téléphonique médical n’est donc pas seulement un effet de mode. Outre cela, elle présente des atouts réels. Ce type de solution assiste efficacement le professionnel qui exerce en libéral !

Comment un accueil téléphonique médical mutualisé optimise-t-il l’organisation des thérapeutes libéraux ?

La gestion de l’agenda et la réponse aux questions de la patientèle, en particulier, sont délicats à traiter. De ce fait, la solution est évidemment de faire appel à une assistante. Cependant, les docteurs et professionnels de santé n’ont pas tous les moyens de salarier quelqu’un pour prendre les appels et assurer leur gestion. C’est pourquoi on a vu émerger l’accueil téléphonique médical externalisé.

Externaliser le standard de l’accueil téléphonique de son cabinet est toujours un choix stratégique. Et il mérite réflexion.

Accueil téléphonique en cabinet médical : pourquoi faire ce choix ?

Par quel prestataire passer ? Quand commencer ? Parmi les professionnels de santé, nombreux sont ceux qui ont fait le pas et ont décidé d’externaliser leur accueil.

Leurs profils sont très divers. Jeunes médecins débutants, docteurs regroupés, médecins partant en congé… Ils souhaitent tous assurer la continuité de l’accueil téléphonique de leur cabinet médical. Et la satisfaction est alors généralement au rendez-vous.
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Se concentrer sur son métier pour mieux recevoir ses patients

Lorsque le secrétariat est externalisé, il règne, dans le cabinet médical, un calme bénéfique. En effet, concentration du praticien et confort du patient grandissent. Le médecin est alors pleinement disponible. Il peut répondre aux questions et se focaliser sur sa consultation.
Dans la prise en charge d’un patient, la façon de le recevoir est évidemment essentielle.

C’est pourquoi il est nécessaire d’être à son écoute. Et c’est ce que permet l’accueil téléphonique en cabinet médical à distance. En ce sens, elle participe à la bonne réputation du docteur.
  • Tout d’abord, le praticien se concentre sur sa patientèle et sur ses consultations.
  • Par ailleurs, les rendez-vous se déroulent sans interruption intempestive due aux sonneries du téléphone.
  • De plus, les secrétaires médicales à distance contribuent à l’image positive et professionnelle du cabinet médical.
  • Finalement, toutes les consignes données sont strictement respectées.

Le professionnel de santé apprécie la mutualisation d'un accueil téléphonique en cabinet médical

Accueil téléphonique augmenté : synergie entre télésecrétariat et callbot doté d'une IA conversationnelle en amont ou en aval du plateau
Secrétariat à distance en pleine conversation avec un correspondant
  • D’abord, tous les appels sont traités en temps réel.
  • Les coups de fil publicitaires sont éconduits.
  • Ensuite, le planning s’organise tout seul et les rendez-vous se positionnent en fonction des consignes données.
  •  Par ailleurs, chaque appel téléphonique reçoit une réponse immédiate ; seuls les appels urgents sont transférés.
  • Sans oublier aussi que la mutualisation d’un service externalisé diminue ses coûts.
  • Puis, les temps d’attente sont considérablement réduits.
  • Chaque appel est traité avec courtoisie et disponibilité (aucun raccroché).
  • De plus, les télésecrétaires ont le pouvoir de gérer toutes les demandes, urgence incluse.
  • Les opératrices, formées, connaissent le vocabulaire médical pour pouvoir orienter ou déterminer les besoins de leurs interlocuteurs.
  • Enfin, la réception des appels est sur mesure grâce à des fichiers informatiques et outils CRM. La télésecrétaire peut ainsi accéder au dossier du patient et à l’historique de ses visites.
accueil téléphonique médical associé à un callbot gérant la prise de RDV
standard téléphonique anglais avec gestion d'agenda - picto

Une prise de rendez-vous en ligne associée pour décharger son accueil téléphonique en cabinet médical

Certains praticiens choisissent de compléter leur télésecrétariat par la possibilité offerte à leurs patients de prendre RDV en ligne. L’ensemble de ces solutions leur permet de se recentrer sur leur cœur de métier et d’être pleinement disponibles. En effet,  l’agenda en ligne de 1001 rendez-vous constitue un véritable atout en termes d’organisation. Les rendez-vous s’organisent alors 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 !

Le télésecrétariat médical d'IPContact

Notre service de télésecrétariat médical en France s’engage à offrir un accueil téléphonique de qualité pour un professionnel de la santé. Notre équipe de secrétaires médicaux est formée pour gérer avec professionnalisme les appels entrants de vos patients, en fournissant des informations essentielles, en prenant des messages importants, et en établissant une marque de confiance. Faites confiance à notre expertise pour un accueil téléphonique médical performant et sécurisez les communications avec votre clientèle médicale.
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