Télésecrétariat professionnel : saisissez chaque appel, maximisez vos opportunités !
“ Un appel décroché ouvre de nouvelles opportunités : de nouveaux contacts, de nouvelles chances de répondre positivement à des demandes clients…”
Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet
Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet
Offrez-vous la tranquillité grâce à notre secrétariat à distance où nos secrétaires sont disponibles sur une large plage horaire. Profitez de cette opportunité pour vous concentrer pleinement sur votre travail tout en bénéficiant d’une plus grande flexibilité. Vos appels sont redirigés automatiquement vers notre télésecrétariat , agissant comme le prolongement de votre entreprise. Nos solutions de télésecrétariat sont conçues pour s’adapter à tous les secteurs d’activité et répondre à toutes les missions professionnelles, vous offrant ainsi un avantage absolut : aucun appel perd !
Découvrez les 4 avantages majeurs du télésecrétariat
1 • Votre organisation facilitée en interne
2 • Votre assistance administrative qui vous seconde
3 • Votre image de marque positive valorise votre activité
En établissant le premier contact avec vos clients, notre télésecrétariat professionnel représente votre entreprise. Son sens de l’accueil, son empathie, son organisation, sa discrétion et sa formation sont ses atouts essentiels. Nos télésecrétaires sont formés en ce sens et vous assurent un bon accueil téléphonique.
4 • Votre solution de secrétariat à distance forfaitaire et sur mesure
La satisfaction client : la préoccupation principale de notre télésecrétariat
Nos télésecrétaires et standardistes adaptent leurs heures et leurs procédures de travail en fonction de vos besoins et des priorités de votre entreprise. En effet, nous mettons notre accessibilité au service de votre activité pour que vous soyez toujours joignable.
- Prise en charge par un secrétaire dédié des appels en totalité, partiellement ou en débordement
- Un accueil personnalisé, par un professionnel, du lundi au vendredi de 7h30 à 19h et le samedi matin de 9h à 12h
- Une plage horaire étendue jusqu’à 24h/24 – 7j/7, selon les entreprises (nuit, week-ends et jours fériés)
- Transfert avec mise en relation téléphonique suivant consignes et missions
- Gestion des demandes urgentes avec nos ACD (automatic call distributor)
- Gestion de crise par un secrétaire professionnel
- Prise de messages par vos télésecrétaires avec transmission en temps réel
- Offre de standard téléphonique bilingue anglais disponible en permanence
- Suivi qualité assistant (nombre d’appels reçus, traités, éjectés… nombre de RDV pris, nombre de relances transformées)
- Prise de rendez-vous en ligne et de RDV téléphonique depuis une URL personnalisée
- Agendas et plannings synchronisés à votre entreprise
- Mise à jour de l’emploi du temps (horaires d’ouverture, de fermeture, ajout de plages, rendez-vous en surbooking)
- Transfert de documents, d’administratif, etc.
- Soutient administratif (transcription audio, facturation, archivage, courriers, documents, etc.)
- Diffusion multicanal : e-mail, téléphone ou SMS
- Enquête satisfaction avec saisie des données par un secrétaire
- Détection de projet entreprises
- Campagne d’appels sortants et/ou relance téléphonique auprès des clients, réalisées par une équipe de téléassistantes selon un script défini
- Argumentaire de vente
Vous souhaitez optimiser votre relation client ? Contactez-nous !
Découvrez notre secrétariat à distance
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.
Déléguez vos tâches téléphoniques à notre télésecrétariat
En adéquation avec vos besoins et sur des plages horaires étendues, nos secrétaires sont formés pour connaître votre entreprise. Toujours ponctuels, ils répondent alors en votre nom. Etant bilingues, ils peuvent aussi assurer l’accueil de votre télésecrétariat pour l’international.
Vos actions de télésecrétariat
- Assurer votre permanence téléphonique
- Intervenir sur des plages horaires définies avec vous, en permanence ou en débordement
- Diminuer votre surcharge de travail
- Gérer vos demandes : urgences, prises de message, mises en relation
- Compléter votre fichier avec les coordonnées complètes de vos clients
- Organiser votre planning
- Gérer votre assistance téléphonique ou votre hotline
Vos outils de secrétariat à distance
- Des outils CRM et télécom sur mesure
- Un agenda personnalisable et synchronisé avec Outlook ou celui de votre smartphone
- Un répondeur intelligent selon les plages horaires que vous aurez prédéfinies
- Un serveur vocal interactif pour orienter, qualifier et redistribuer selon les motifs pour 100% des appels pris en charge
- Un bouton callback pour les formulaires de vos sites Web
- Un callbot en amont de votre télésecrétariat
Téléchargez notre livre blanc !
Pour tout savoir sur nos télésecrétariats
Notre livre blanc vous apporte un éclairage permettant de saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir le meilleur prestataire répondant à vos besoins.
Choisissez un secrétariat à distance connecté
Le télésecrétariat est devenu une solution de plus en plus prisée dans le domaine médical. Médecin et cabinet médical ont de plus en plus recours à une assistante médicale à distance pour gérer leurs tâches administratives. Cette offre d’emploi répond à un besoin crucial, car les médecins peuvent ainsi se concentrer pleinement sur leurs patients.
De plus, les avantages de cette approche incluent la flexibilité des horaires et la possibilité d’engager des secrétaires spécialisées grâce à une formation médicale appropriée. Les secrétaires médicales à distance sont de véritables atouts pour le cabinet, car elles assurent une gestion administrative efficace tout en maintenant le respect des normes médicales.
Questions-Réponses
Concernant la sécurité de vos informations, IPContact a adopte le RGPD, qui demande aux collecteurs de données de mettre en œuvre les mesures qui garantissent une sécurité maximale ainsi que l’entière disponibilité des données aux personnes à qui elles appartiennent. Les libertés d’accès sont ainsi en conformité avec la réglementation européenne.