Le secrétariat téléphonique externalisé : la solution pour votre accueil téléphonique
Évidemment, il n’y a pas de recettes miracle pour réussir la gestion de la relation client. Mais l’externalisation de sa permanence téléphonique 24h/24 – 7j/7 est peut-être l’une d’entre elles… Quelques clés sont à connaître, quelques conseils à suivre, quelques orientations aussi qui sont une question de bon sens. Il n’y a donc pas à être pour ou contre l’externalisation téléphonique.
Il s’agit surtout d’analyser la situation de votre entreprise, ses besoins ainsi que ses moyens. Puis de concilier cet ensemble en une orientation stratégique judicieuse. À cet effet, les experts du centre d’appels d’IPContact vous aident à y voir plus clair.
Il s’agit surtout d’analyser la situation de votre entreprise, ses besoins ainsi que ses moyens. Puis de concilier cet ensemble en une orientation stratégique judicieuse. À cet effet, les experts du centre d’appels d’IPContact vous aident à y voir plus clair.
Secrétariat téléphonique externalisé : constatations et tendances
Tout d’abord, une constatation : il faudra désormais faire avec le secrétariat téléphonique externalisé. Dans un contexte de crise qui perdure, les chefs d’entreprise se tournent de plus en plus vers des solutions efficaces, souples et novatrices.
À noter que la France est devenue, en quelques années, le second marché de l’externalisation en Europe. Et si l’accueil physique et téléphonique a longtemps été considéré comme une fonction impossible à externaliser, il fait aujourd’hui partie des postes que l’on externalise volontiers, notamment grâce à l’amélioration de la qualité des prestations.
À noter que la France est devenue, en quelques années, le second marché de l’externalisation en Europe. Et si l’accueil physique et téléphonique a longtemps été considéré comme une fonction impossible à externaliser, il fait aujourd’hui partie des postes que l’on externalise volontiers, notamment grâce à l’amélioration de la qualité des prestations.
- 76,7% des industries ont recours à l’externalisation.
- 30% des entreprises qui ont testé l’externalisation comptent le faire à nouveau au cours des 3 prochaines années.
- 90% des grands groupes de services et 77% des PME, toujours dans le domaine des services, font appel à l’externalisation.
- 80 % des entreprises françaises sous-traitent leur accueil (soit 2 fois plus qu’en 2007).
Le marché de l’externalisation du standard téléphonique, apparu à la fin des années 90, connaît une croissance de plus de 10 % depuis 3 ans*.
*Enquête réalisée par l’observatoire Cegos.
*Enquête réalisée par l’observatoire Cegos.
Le secrétariat téléphonique externalisé en 4 avantages à prendre en considération
Dans une situation économique en pleine mutation, avec une recherche constante d’efficacité, la délégation de certaines tâches est devenue un levier incontournable de transformation et de compétitivité. L’engouement pour l’externalisation téléphonique s’explique par de nombreux avantages.
1. Se centrer sur son cœur de métier
Tout d’abord, chaque entrepreneur et chef d’entreprise peut se recentrer sur son cœur de métier et gagner un temps considérable. Désormais, il a la possibilité de se consacrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, sans se préoccuper de la gestion de ses appels.2. Des horaires d’ouverture étendus
Externaliser son secrétariat permet de proposer des heures d’ouverture selon les besoins de l’entreprise. Cela peut aller jusqu’à 24h/24 et 7j/7.Ce système représente un véritable atout pour les entreprises qui ont un accueil téléphonique 24H/24, de jour comme de nuit ou encore celles qui ont une activité à l’international. D’ailleurs, toutes les télésecrétaires d’IPContact sont bilingues et sont donc à même de répondre à cette problématique.
3. Des solutions personnalisables
Le secrétariat téléphonique externalisé permet une grande flexibilité. En effet, chaque entreprise bénéficie de solutions adaptées à ses besoins et à son budget.À votre disposition : des options intéressantes, une grande réactivité, de l’efficacité ainsi qu’un véritable professionnalisme notamment pour gérer son accueil téléphonique les jours fériés !
4. S’offrir des savoir-faire pointus
L’externalisation permet aussi de s’offrir une expertise sans avoir à affronter les lourdeurs du recrutement, notamment pour les astreintes téléphoniques 24/7. Et c’est ainsi qu’elle devient un véritable calcul stratégique de dépenses de la part des chefs d’entreprise qui l’assument de plus en plus.En outre, elle peut s’accompagner d’efforts en interne pour fédérer les ressources propres de l’entreprise et capitaliser les savoir-faire des salariés.
Vers une convergence d’intérêts
Cependant, le standard téléphonique externalisé exige que l’on accepte de déléguer. Être exigeant dans ses choix permet de trouver un partenaire digne de confiance, travaillant de manière professionnelle. C’est un point à ne pas oublier car c’est l’image de l’entreprise qui est en jeu. Elle doit donc être déléguée à un prestataire expert capable de générer une démarche partenariale.
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Standard téléphonique externalisé : un véritable choix stratégique
Aujourd’hui, qu’elle que soit la taille de l’entreprise, le secrétariat téléphonique externalisé devient un véritable choix stratégique. C’est une orientation assumée avec, à la clé, une meilleure image de marque ou une plus grande qualité de l’entreprise qui vitalise son développement. De fait, tous les dirigeants qui ont décidé d’externaliser font la même constatation : leurs résultats s’améliorent.
Premièrement, les équipes sont plus disponibles. Deuxièmement, les clients sont satisfaits de l’accueil qui leur est réservé. Et, troisièmement, la prise de messages et le suivi des demandes sont mieux maîtrisés. Ainsi, toutes les chaînes de production sont conservées pendant que l’accueil téléphonique, le support technique ou le SAV sont confiés à un partenaire spécialisé. Par ailleurs, les hausses et les baisses d’activité sont plus facilement gérables.
L’entreprise est donc plus souple. L’externalisation s’adapte mieux au marché et à ses fluctuations. En d’autres termes, c’est indéniablement un atout essentiel dans le monde de l’entreprise actuel.
Premièrement, les équipes sont plus disponibles. Deuxièmement, les clients sont satisfaits de l’accueil qui leur est réservé. Et, troisièmement, la prise de messages et le suivi des demandes sont mieux maîtrisés. Ainsi, toutes les chaînes de production sont conservées pendant que l’accueil téléphonique, le support technique ou le SAV sont confiés à un partenaire spécialisé. Par ailleurs, les hausses et les baisses d’activité sont plus facilement gérables.
L’entreprise est donc plus souple. L’externalisation s’adapte mieux au marché et à ses fluctuations. En d’autres termes, c’est indéniablement un atout essentiel dans le monde de l’entreprise actuel.